信息技术在档案管理中的应用

闫志伟

（四平市房屋征收中心，吉林 四平 136000）

随着社会经济的发展，进行档案管理的时候，信息量也在不断的增加，档案管理的相关内容也更加的复杂，这也给档案管理更好的进行带来了一定的挑战。将信息技术运用到档案管理中去，不但能够提高档案管理工作的效率和质量，还能够节约大量的成本，推动档案管理工作更好的进行。

一、档案管理中信息技术运用的重要性

（一）信息技术能够让档案管理更加的便捷和高效

以往进行档案管理的时候，往往需要人工的方式来对档案进行整理和分类，工作量比较大，也经常会出现档案不全或者遗漏的情况，这也会直接影响档案管理工作开展的质量[1]。将信息技术运用进去，能够很好的改变这种情况，通过信息技术能够快速的整理和分类相关的档案，若是出现信息不全面或者遗漏的情况也能够及时的进行补全，不但能够减少工作人员的难度和工作量，也能够提高档案管理的效率。

（二）能够实现档案管理的共享化和专业化

将信息技术运用到档案管理中去，非常重要的一个作用便是能够让档案管理工作更加的专业，能够转变以往较为杂乱的档案管理模式，更加合理的做好档案的整理和分类工作，从而提高档案管理的水平。并且，信息技术的运用也能够帮助人们更好的共享和使用档案资源，能够限制档案查询的限制，并且，还能够减少很多不必要的环节，切实提高档案使用的实际效率。

（三）信息技术能够让档案管理更加的系统

以往的档案管理模式，档案的形态往往是纸质档案，对于那些影像资料，很难及时和完整的进行整理和存储，这也会给档案资料完整性造成极大的影响[2]。利用信息技术来进行档案管理，能够很好的解决这个问题，让档案更加的完整和系统，切实提高档案管理的质量。

二、档案管理中将信息技术应用进去的方法

（一）做好档案管理信息系统的开发

将信息技术运用到档案管理中去对于档案管理意义重大，以往的信息系统往往仅能够存储相关的信息，无法满足档案信息整理、分类、开发和运用等方面的需要，这便要求必须重视信息系统的完善。为了将信息技术更好的运用到档案管理中去，普及信息化处理手段，切实提高档案管理的效率，必须进行档案管理信息系统的开发和完善，从而满足档案管理信息化的实际需要。首先，进行硬件建设的时候，必须做好档案管理信息化所需要的设备和网络的建设，全面的对其进行升级，从而给信息技术作用的发挥奠定基础。其次，进行软件系统建设的时候，必须做好软件调试、购买以及维护方面的工作，配备专门的人员来做好软件的管理和操作工作[3]。最后，进行专业系统建设的时候，必须重视信息的安全性，通过有效的手段保证档案的完整，完善系统故障处理的预案，避免出现档案丢失的情况。

（二）重视档案信息管理制度的完善

以往进行档案管理的时候，使用的模式比较老旧，无论是流程、制度还是标准都仅仅能够满足以往档案管理的需要。想要在档案管理中将信息技术运用进去，推动档案管理信息化建设更好的进行，我们便必须根据当前的实际情况和需要来变革档案管理的制度，确保制度能够满足档案管理信息化的需要，让档案管理工作开展能够有依据。在进行档案管理制度制定和完善的时候，首先，便必须制定档案管理信息化的流程，明确规定工作人员整理档案时候的程序，避免出现问题和错误。其次，在档案室或者档案调阅室都需要进行监控设备的安装，这样能够督促档案管理人员严格的根据档案的相关规范和制度来开展档案管理工作，将档案管理制度的作用真正的发挥出来。最后，需要做好档案调阅制度的完善，对于调阅时候存在的漏洞和问题必须及时的修复，对于安全问题也必须及时的处理，进行严格调阅制度的制定，这样能够在确保信息调取安全的同时保证档案信息的安全。

（三）提高档案管理人员本身的素养

随着信息技术的发展将信息技术运用到档案管理中去，符合档案管理工作开展的趋势，也符合现代档案管理的需要，能够很好的解放人力资源，切实提高档案管理的质量和效率。但是我们也必须认识到无论是怎样的管理方式，管理的主体都是人[4]。档案管理人员的综合素质，特别是信息素养的高低，能不能较为熟练的操作和使用计算机技术会直接给档案管理信息化建设的进行造成极大的影响。这便要求我们必须认识到档案管理人员本身信息素养和综合素养提高的重要性，做好信息技术和专业技术方面的培训。在培训的时候，必须考虑到档案管理人员的实际情况，采取措施提高档案管理人员的信息素养和专业素养，特别是需要做好职业道德培训和专业技术方面的培训，完善培训制度，帮助档案管理人员进行终审学习意识的树立。此外，单位还应该邀请那些信息技术操作比较出色的人员进入单位给档案管理人员进行培训或者指导，确保档案管理人员能够把档案管理工作和信息技术更好的结合在一起，只有这样档案管理人员的档案管理水平才能够真正的提高，才能够将信息技术更好的运用到档案管理中去。

结语

随着社会科技发展，档案管理工作开展的时候，将信息技术应用进去，符合社会时代发展的要求，也符合档案管理工作持续发展的需要。将信息技术运用到档案管理中去，不但能够节约档案管理所需要的时间，切实提高档案管理的效率，实现数据的共享，还能够保证信息本身的完整性，更好的保存档案。这便要求我们必须认识到信息技术在档案管理中的作用，将信息技术更好的运用到档案管理中去。