浅谈机关事业单位文书档案管理强化途径

（天津市河西区住房和建设委员会，天津 300204）

文书档案管理工作不仅记录着事业单位工作内容，同时还能够为事业单位实现良好发展提供科学的信息。因此，在新形势背景下，各大事业单位要不断提升自身文书档案管理工作效率，对于文书档案管理工作中存在的不足之处要及时进行改善，并制定合理的解决对策。

一、事业单位档案管理现代化的重要意义

当前，在我国的事业单位中，利用现代信息技术，实现档案管理的现代化已经成为必然的趋势。事业单位档案管理的现代化建设不仅有利于促进现代信息技术的进一步发展，对于国家基础信息资源的传播也起到了良好的作用。事业单位档案管理现代化是社会经济发展的必然要求，也是提升内部管理水平的重要举措。传统的纸质化档案管理模式已经严重滞后于社会经济发展的要求，影响了事业单位的管理水平。因此进行档案管理的现代化是确保事业单位稳健发展的关键因素，各级事业单位必须意识到档案管理现代化的重要性，将现代化的管理理念融入档案管理之中。

二、机关事业单位文书档案管理强化途径

（一）强化文书档案管理意识

要加强事业单位文书档案管理首先需要单位领导能够转变过去的错误观念,对文书档案管理产生新的认识,并逐渐重视文书档案管理工作。单位领导必须要认识到,随着社会经济的不断发展,文书档案管理已经不仅仅是简单的抄写工作,其更关系到事业单位的长远发展,做好文书档案管理工作可以帮助促进本事业单位的更好发展。只有这样,领导才会加强对文书档案管理的重视,并采取有效的措施来加强本事业单位的文书档案管理,提高事业单位的文书档案管理水平。

（二）完善文书档案管理规范化制度

事业单位想要对员工进行合理化统一管理，必须制定严格的规章制度，在单位的文书档案规范化工作中也是如此，相关部门必须制定完善的文书档案规范化工作管理制度，制度的制定要注重细节，在对于文书档案管理设备的使用、文书档案纸张的选择、文书档案归集方法等方面都要有特定的要求，以保证面面俱到，制定出一个足够权威的指导性规章条例。

制定管理制度条例时务必要注重该工作的管理重点，强调其管理工作中的安全性。因为文书档案材料具备可复制的属性，因此管理人员务必要做好相关保密工作，保证单位的文书档案材料不会遭到外泄。此外，工作人员要注意文书档案的存放问题，对于存放文书档案的湿度温度环境控制、文书档案存放位置、文书档案的借阅和归还等方面都要有严格的制度规定。

（三）做好文书档案归档工作

文书档案的整理归档是一项繁琐的、长期性的工作，要求档案人员注意分析机关每一个部门的职能职责、业务流程以及历年归档情况，和部门负责人、资料员反复交流，制订归档单，并在年初将清单送到各个部门，由资料员确认上一年度需要归档的公务文书和清单是否保持一致，修改有出入的项目之后签字确认年度归档范围清单，再由部门领导签字确认，之后交给档案室存档，以备今后查考。这样做不仅能实施文书档案归档范围确认制，明确机关各部门要归档的文书内容，还能通过文字契约强化对各部门归档人员的约束。

（四）加强对相关工作人员的教育培训

事业单位要通过多样化的途径加强对文书档案管理相关工作人员的教育培训。要强化对相关工作人员的定期考核，并构建系统完善的继续教育培训体系，督促相关工作人员积极参与各项教育培训，增强文书档案管理各项工作技能和综合素质，胜任新形势下的文书档案管理各项工作。要邀请档案管理领域的专家开展讲座和培训班等，引导相关工作人员掌握先进的档案管理技能。

（五）提升文书档案信息化建设力度

由于事业单位文书档案管理工作较为繁琐，且与之相关的工作内容较为广泛，采用传统文书档案管理方式不仅要提供大量的人力资源，同时还要保证文书档案管理工作质量，防止档案资料出现不完善的问题。随着“互联网+”时代的来临，事业单位在开展文书档案管理工作时应全面应用信息化技术，高度实现文书档案信息化建设工作。具体实施方式为：首先，强化文书档案数据库建设力度，对于分散性档案文本、照片以及录音等内容要实现科学的转化归档处理工作，推动自动化档案资料整理以及检索工作的实现；其次，构建满足事业单位实际需求的信息档案管理库，全面结合事业单位自身发展状况来设置档案资料库的大小，进而为之构建一套行之有效的管理制度，科学确定文书档案管理人员的数量以及入职要求，全面落实岗位责任制，将具体责任落实到每位员工的头上。

结束语：

综上所述，随着我国经济市场的不断完善，为促使事业单位文书档案管理工作满足时代发展需求，应对其进行一定程度上的改革。通过完善文书档案管理制度体系、培养专业化文书档案管理队伍以及提升工作人员规范意识等方式来不断提升事业单位文书档案管理工作质量，从而为事业单位持续稳定发展提供积极的推动力量。