信息时代高校档案管理现代化的实施途径探究

徐正辉

天津机电职业技术学院，天津 300350

一、信息时代我国档案管理现代化的前进方向

（一）档案信息化建设事业的进步。档案现代化的核心就是档案信息化。我国高校档案管理信息化已经经过了三个核心时期，也就是初始萌芽时期、迅速发展时期、综合发展时期。改革开放初，我国成立了国家档案局科学技术研究所，表示我国档案信息化管理事业开始。从此我国档案管理不断地发展，一直到了现在，在信息时代下档案信息化建设和规范化建设已经在我国档案管理工作中得到了关注，国家也发布了相关的文件和指导意见，促进了我国档案信息化事业的迅速发展。从1996年，我国就在不断地推进高校档案信息化建设，高校档案信息化管理一直被国家给予充分的重视，直到如今，信息化网络技术获得了普遍应用。国家明确提出了建设高校信息化档案管理要求，并发布了相关文件促进这项工作进行。由此可知，党和政府对于档案管理现代化建设给予充分地关注，需要我们在新时代下必须要落实强化和完善档案管理工作。即使在国家的统一领导下，高校档案管理有确切的目标，但是仍然面对着巨大的挑战，要落实党和政府对档案现代化管理的伟大目标，就必须要注重加强档案管理的现代化能力。

（二）“十三五”档案管理现代化发展战略任务。“十三五”时期我国档案事业的发展的综合任务为：至2020年，大致完成以信息化为中心的档案管理现代化，构建和全方位建成小康社会奋斗目标一致的、有效服务和支持国家管理的档案事业发展体系。”之后，国家档案局也颁发了相应的纲要，里面的发展目标和“十三五”时期的奋斗目标大致一样。所以能够得知，“十三五”国家档案现代化事业的进步综合目标为：“大致完成以信息化为中心的档案管理现代化”，构建“服务国家管理和‘五位一体’建设的档案室发展体系”其中着重表明信息化建设在我国档案现代化建设中获得了长期进步，然而也着重表明档案信息化建设规模只是初具雏形。由此可知，高校档案管理现代化事业发展还有很长的路要走、很久的战要打，要让高校档案现代化事业获得巨大的成就，必须要高校档案人的共同努力，付出所有的智慧。

二、我国高校档案管理工作里出现的问题存在的不足

（一）档案管理人员的专业素养能力较差较弱。在高校档案管理工作里面，档案管理的整体素养能力决定了档案管理工作的水平和档案服务质量水平的高低。然而目前大多数的高校还是没有注重档案管理人员的专业能力，在聘选档案管理人员过程中，聘任标准较低，然而伴随社会的日渐进步，对档案管理的需求不断增加，专业素质不强足的管理人员无法担任目前的档案管理工作，并且也难以满足信息时代高校档案管理工作的要求。

（二）欠缺档案管理标准体系不健全。即使某些高校已经落实档案的信息化管理，然而还没有构建健全的档案管理标准体系，没有依照信息化时代的特征完善相应的管理体系，档案管理整体程序欠缺标准的要求，以及人员分工不科学，高校管理部门也没有组织有关的管理培训，使得目前高校档案管理能力广泛较低，还是有许多要求完善的内容，比如暂时还缺乏标准的部门立卷体系，也缺乏健全的管理设施。

（三）档案管理工作效率不强不足。因为高校档案管理程序非常麻烦，在信息时代应用以往的管理方法效率不高，要求管理人员对纸质文档开展分类整理，每一学期都会有丰富的档案内容，所以要求损耗大量的人力物力财力和实践时间。大部分高校想要节约成本，通常会忽略基本设备的重要作用，使得最后的档案管理效率无法获得加强。

（四）缺乏健全的信息管理平台。信息时代需要依靠信息技术管理平台完成档案资源的信息管理，这也是高校档案管理信息化发展的重要方向。但是目前大多数高校都还未建立完善的档案信息管理平台，没有实现智能化档案管理系统，依然停留在人工管理的阶段，导致档案管理效率低且杂乱。信息时代对于实体档案的储备管理系统需求不断提高，在工作的时候必须要严格依照档案管理方法，应用计算机网络来完成档案信息化管理。但是目前部分高校由于缺乏完善的高校档案管理专业化平台，导致档案信息化程序无法得到落实。

三、高校档案管理现代化的实现渠道

（一）加强建设高素养、专业强的现代化档案管理团队。我们明确认识到，高校档案管理信息化建设首要目标就是人的现代化，所以，加强管理人员的业务能力，建设专业化的管理团队，是高校档案管理迈向信息化的核心。人的现代化最重要的是管理能力的现代化，但是合理的管理观念是现代管理素养的首要能力。在实践工作过程里，要注重强化学校管理人员的科学管理观念的培养，进一步加强综合档案现代化管理的标准和要求的认识，全方位把现代化观念渗透在工作生活里。对于学校档案管理干部，要建设合理管理观念，能够有效使用现代化合理的管理知识和能力解决各项工作，在员工的思想和行为上做好牵头作用，及时归纳经验，构建合理的管理体系，做好榜样作用。管理信息化不仅是人的现代化，还是技术的现代化，技术的现代化要求有足够的资金支持才可以有效完成。针对高校来看，在强化合理的管理观念的时候，一定要扩大档案现代化管理的支持，构建完善的合理的管理体系。并且还要加强学校档案管理人员的自行学习和相互的沟通，注重加强管理技能和管理水平，从而满足现代技术的发展需求，按时进行现代化管理和技术的专业培训。在管理工作实践过程中构建考核标准，构成考核激励体系，从而保障管理人员维持高昂的学习热情和带头的工作形式。不仅要加强自己的管理能力，要多走出去和引进来，加强资源共享，经验分享，加强互帮互助，加强完善合理的管理观念。

（二）完善高校档案管理体系，加强工作效率。在信息时代，高校领导人员必须要注重档案管理工作，要加强管理观念，为有效地进行档案管理工作打下稳固的基础。在开展高校整体工作的时候，会出现丰富的档案资料，这些资料包含了各方面的信息，需要妥善的储存，这就要求高校领导改变管理理念，不仅要注重档案管理工作，还要构建管理表主体系，以加强全体教师的档案管理工作观念，对于丰富的档案资料，要用乐观的心态和严谨的工作态度落实管理工作，并且还需要指导学生一起参与档案资料的收集整理工作。此外高校管理部门需要给档案管理工作配备新型的管理设施，完善目前的管理条件，加强管理措施，为档案管理工作构建良好的条件，从而提高工作效率。

（三）建立健全信息管理平台，构建智能化的档案管理系统。信息时代导致高校档案事业的管理模式逐渐发生转变，开始逐渐由卷宗型转变为数据密集型或两者的密切融合。在大数据的基础上完成合理的决策已经变为现代合理的管理的主要特点，云计算和人工智能已经变成档案管理工作的有效科技，能够为高校档案管理和服务供给强大的技术支撑。所以一定要依靠计算机网络来完成档案信息化管理，建立健全高校档案管理专业平台。实现档案信息化程序的落实，并且保证档案信息继承、审核程序标准、数据统一管理等程序的根本落实。建立高效档案信息化专业平台能够让档案资料库资源更加全面，使用计算机网络可以有效节省人工调卷的处理周期和效率，不仅可以降低对原本的档案资料的危害，还能够帮助档案原件进行妥善的储存，有助于加强信息化系统的应用率，从而促进高校档案现代化管理制度的构建，能够及时地实现数据的更新，并且信息管理平台还能够实现智能查询，减少人工成本的投入。

四、总结

根据上文可知，档案管理现代化的实施是高校管理现代化建设的重要内容，在信息时代下，高校档案管理部门和档案工作人员，一定要落实党和政府的相关要求，为高校档案管理现代化建设贡献自己的力量。