试论数字化档案管理系统在医院档案管理中的重要作用

张琛

（荥阳市人民医院，河南 荥阳 450100）

在信息时代，随着信息量的高速增长，医院过去的档案管理方式已经无法满足信息管理的需要，而信息技术的广泛应用，可以在一定程度上实现对档案的数字化管理，优化医院的档案管理。当今时代海量信息资料的高效处理需求促使数字化管理系统应运而生。信息数字化技术使医院档案的载体发生改变，使医院能够采用光盘以及硬盘对档案信息数据进行储存，极大地方便了医院档案管理。因此，若想要进一步提升医院的档案管理水平，则需要根据医院传统档案管理中存在的问题提出针对性的改进措施，从而提升医院数字化档案管理的水准。具体来说，医院需要转变档案管理观念，将传统的档案管理与数字化技术有机结合，实现数字化档案管理系统的构建和完善，从而提升医院的档案管理水平。

一、数字化档案管理系统在医院档案管理中运用的重要性

将数字化档案管理系统融入到医院档案管理中，是对传统档案管理的一种变革。相比较传统档案管理模式，医院数字化档案管理模式，能够实现档案信息运用的效率化、多元化。医院数字化档案管理模式，为专业技术人员论文写作提供文献保障，为科研研究提供信息查询保障，为研究者研究结果提供依据。为患者获取档案提供便利性，使患者及家属通过档案更好的了解患者病情，并且通过档案知晓医院经营管理模式，增强对医院的进一步了解，为患者就医提供保障。此外，数字化档案管理系统的融入，为医院档案管理人员工作节省大量时间，提升管理水平。管理人员不用在忙于查找档案，而通过互联网平台，轻松找寻医护人员、患者、研究人员、领导所需的档案。

二、数字化档案管理系统在医院档案管理中的应用研究

（一）数字化档案管理系统在人事信息管理方面的运用

现阶段，不少医院人事档案管理依靠人工操作，管理效率非常低。医院人事档案会记录工作人员的学历和擅长的技能、性格等信息，是医院充分、有效了解工作人员的关键方式。过去医院的人事档案管理一般都会运用人工的方式，医院全部工作人员的资料，都是通过手工抄写进行整理，工作效率低，容易产生误差，若出现错误，事后修改也异常困难，对人力以及时间造成极大的浪费。不仅如此，后续档案查找也极不方便，工作人员个人档案查找的效率极低。

而数字化档案管理系统在医院人事档案管理中的应用，能够有效避免上述问题，提高医院人事档案管理的准确率及效率，为医院的快速发展奠定坚实基础。不少医院对工作人员的人事档案管理不够重视，未能充分有效地利用档案资料。因此，若想将数字化档案管理系统有效应用于医院人事档案管理中，则医院应首先提升数字人事档案管理系统应用意识，加强对人事档案管理的重视，同时还要对所有工作人员进行培训，使其深刻认识人事档案管理的重要性，提升档案管理能力，从而构建完善的管理体系。其次，医院还应提倡全体工作人员主动、积极地参与人事档案管理，发挥数字化档案管理系统在医院人事档案管理中的作用，对那些不属于保密范围的档案资料应进行透明以及公开化管理。最后，还应建立人事档案管理队伍，提升档案管理人员的业务水平，从而培养具有专业素质的高水平档案管理人员，促使医院人事档案管理朝着规范化的方向发展。在人事档案管理队伍建设的过程中，应对档案管理人员进行不间断的业务培训，使其及时地了解和掌握本领域最先进的技术，提升人事档案管理效率，使其拥有良好的职业素养和道德品质。数字化档案管理系统在医院人事档案管理中的应用，可以大幅度提升工作效率，为档案查找提供极大的便利，并且可以避免过去管理方式可能存在的管理漏洞，确保人事档案信息储存的完整性。经过数字化处理，人事档案信息记录所占空间大幅度缩小，计算机储存具有很大的储存空间，能够对相关信息进行全面的储存。

（二）数字化档案管理系统在患者数据管理方面的运用

将数字化档案管理系统运用于医院患者数据管理，需要对患者数据管理工作流程进行优化，简化中间环节。通常情况下，部分医院的患者数据管理库房和病案科之间存在一定的距离，且出院量持续增加，在运用档案数字化以前，传统档案管理中患者数据的查阅都需取走原件，很容易导致档案原件损坏丢失，并且还会造成人力浪费。现如今，随着医疗行业改革的深入，患者的法律意识进一步增强，患者数据变得越发重要。而将数字化档案管理系统运用其中，可以直接通过电脑根据病患提出的要求选择相关的复印内容，简化了了查找、抽取等程序，使患者数据利用更为高效。

三、数字化档案管理在医院档案管理中的重要作用

1.实现电子信息管理及应用互联网已经成为医院档案管理的发展趋势和改革需要，信息量的开发多少决定着档案的利用价值大小，医院各专业领域人员在医院管理、申报科研课题、评职称、写论文、准备各类报告材料等工作中都需要进行信息查询，获取准确、全面的档案信息，数字化档案管理不仅能够提高医院档案的利用率及保存周期，实现快捷方便的检索利用，同时还能够促进医院医学科研事业的发展。

2.数字化档案管理将档案管理人员从传统手工管理工作中解放出来，减轻了传统档案管理中人员的工作量和压力，提高了工作质量和管理效率。

综上所述，档案管理是医院管理工作的重要内容之一，数字化管理能够提升医院档案管理水平，保护档案实体，节省查档时间，实现档案信息的准确快捷提供利用。医院要加大资金投入，应用先进的档案信息化数字化管理系统，选聘优质复合型人才参与管理，提高人员的数字化管理水平和综合素质，进一步提升数字档案资源的管理和利用效能，实现分层次多渠道的档案信息资源共享利用。