新时期事业单位档案管理创新策略

张新杰

（新疆和田地区人民医院,新疆 和田 848000）

一、事业单位档案管理存在的问题分析

（一）档案管理设备比较落后

近几年来,事业单位对于资金的投入有着一定的限制和要求,这对于档案事业的开展无疑会造成一定的困扰与阻碍,由于资金的限制与设定,从而导致了档案设备的落后与缺失,有关部门缺乏资金,所以很难引进先进的计算机电子产品与一些高科技的办公产品,工作人员在平时的工作非常繁琐,这样的结果只会导致档案管理工作的效率无法得到提升与增加,而内部的管理程序也会出现混乱的现象。近几年来,计算机技术已经遍布人们的生活与工作中,被广泛认知与使用,事业单位更是需要计算机提升工作质量与工作效率,事业单位应该明确认识到这一点并重视,档案管理设备是工作的基础与保障,如果不能得到有力的保证,那么势必会在工作过程中出现疏漏与流失的现象,严重影响到档案管理工作的开展与进步,这对于事业单位的长远发展有百害而无一利。

（二）事业单位档案管理人员专业水平较低

随着我国市场经济的不断发展,人们面临更多的职业选择,专业水平较高的人往往会选择更加充满活力、更具挑战性的工作,但事业单位的工作相对乏味,就导致很多人不愿意进入,因此缺乏专业性强、经验丰富的员工。在这种情况下,事业单位的档案管理工作的质量和效率都很低,严重影响事业单位的工作进度。另外,由于档案管理人员的流动性较强,在记录档案时往往方法不一样,极易造成信息混乱,使得档案丢失。

（三）档案管理制度体系不够健全

只有构建了完善的制度体系,方可有效顺利开展各项档案管理工作。但就目前来讲,部分事业单位所构建的档案管理制度体系并不完善,档案管理体系相对滞后。同时,单位没有针对档案管理创新制定相应的激励制度,导致职工难以积极主动地改革与完善工作方法。部分事业单位在档案管理中,没有明确限定工作人员的职责范围,导致难以彻底有效执行档案管理工作。

二、事业单位档案管理提升策略

（一）采用科学化的档案管理系统

新形势下,加快档案管理的信息化转型是新时代赋予我们的新使命。对此,我们应将信息化档案管理与传统档案管理有机结合:一是对纸质档案进行扫描后再加工,形成“原件数字档案”。二是直接以数字模式形成数字信息档案,通过灵活的方式对事业单位的档案资料进行存储管理。三是要增加对档案管理的资金投入,更新硬件设备与软件设备,为档案管理的信息化转型奠定可靠的物质基础。四是档案管理人员要更新自身观念,提升自己的计算机使用水平,从根本上提升事业单位档案管理的水平。

（二）强化档案管理人才的引进和培养

事业单位在进行档案管理工作时,应该注重对于档案管理人员的培养问题,采用分级管理培训的形式,对员工进行指导和监督,并将工作安排细分,责任到人,高层员工要端正工作态度,提高专业技能水平,帮助工作任务顺利完成。档案管理工作是服务性质的工作,与此相关的工作人员都应该具备较高的道德水平,更好的为档案管理工作。

（三）创新档案管理机制

首先,设立档案资源收集中心。档案数据收集是档案管理的基础内容,不仅对后续档案资源的开发利用有着关键作用,还会影响到档案管理部门的发展。因此,就需要对档案资源收集中心进行设立,促使档案信息利用需求得到充分满足。特别是近些年来,信息技术的广泛应用,档案管理工作覆盖了更多的内容,显著提升了信息量。如果依然采取传统的收集方式,很多资料将会遭到遗漏,事业单位发展需求也得不到满足。因此,就需要通过档案资源收集中心的设立,有效收集、整合相关的信息资源。其次,对单位档案管理制度体系大力完善。要结合事业单位的实际状况,制定匹配的管理制度体系。同时,对档案考核机制、工作目标等合理设置,这样可以有效调动档案管理人员的积极性,还能够更加有序的开展各项工作。事业单位要结合时代发展要求,对档案管理考核内容积极更新,以此来促进档案管理人员水平的提升。

（四）保证档案安全性

事业单位档案管理应当保证档案的安全性,强调在集成管理理念降低档案运转收集中的风险因素。首先,形成一体化的档案管理标准,明确档案集中运转的基本操作程序,在优化流程的基础上提高档案管理工作的质量。其次,还要丰富档案管理工作方法,加强档案安全设施设备的配置,能够根据档案运转的点、线、面进行安全工作控制,有效降低档案汇总管理的风险因素。第三,明确档案管理责任分工,档案管理人员应当提高责任意识,保证基础操作的安全性,防止档案数据信息损毁情况的出现。第四,加强安全教育培训,促进档案人员掌握正确的信息传递与获取方法,在良好的档案使用秩序下提高档案资源的利用率和应用有效性。

（五）提高档案信息利用率

对传统档案管理模式进行创新,最终的目的是档案管理机制更加完善,进而提高档案信息的利用率,确保其有序健康发展。开展档案管理制度完善工作,要充分结合自身的发展现状和目前的发展特性,充分调动档案人员的工作积极性,确保档案管理工作的顺利开展。

结语

综上所述,为更好的发挥档案管理工作职能,需要结合时代发展的要求,逐步创新与完善事业单位档案管理理念与方法。事业单位要结合自身情况,制定出针对性、特色化的档案管理制度体系,逐步拓展与延伸档案管理的内容与职能,加快档案管理信息化建设步伐,全面创新档案管理工作,充分挖掘信息档案价值，提高事业单位档案资源的利用水平。