新形势下基层疾病预防控制中心档案管理与建设路径探究

陈练

（玉林市疾病预防控制中心，广西 玉林 537000）

引言：疾病预防控制体系是保护人民健康、保障公共卫生安全、维护经济社会稳定的重要保障。因此，做好基层疾病预防控制工作极为关键，而优化其档案管理，为疾病控制提供全面、完整且可靠、参考价值高的档案依据，对于做好后续疾控工作不可或缺。面对当前新疾病预防控制形势，基层疾病预防控制中心档案管理薄弱，严重影响了疾病预防控制事业的发展，倒逼基层疾病预防控制中心须加强和优化疾控档案管理工作，以确保基层疾病预防控制实效性提升。

一、疾病预防控制档案管理存在问题

（一）管理制度不完善

档案管理是基层疾病预防控制中心一项重要工作，不过由于和其相关的疾控档案数目多，管理任务繁重，而且难度大、工作人员不足，就需要不断改进档案管理方法，确保管理效率提升。但在实际开展档案管理工作中，却并未做到这些，虽然有档案管理制度，既不够完善，也有脱节的问题，导致可执行性差；档案管理又缺乏有效监督，整个过程必然出现混乱，导致一些疾控档案归档不及时、或借阅不归还等情况，存在档案丢失的问题，严重影响了疾控档案完整、安全和管理质量。此外，档案管理方式偏滞后，信息化建设程度低，未能在档案整理、归类、管理中全面落实信息化和数字化管理，不能有效地运用检索功能，不但难以实现高效管理，而且使后期调取和利用档案变得困难。

（二）硬件建设跟不上

一些疾病预防控制中心没有意识到档案管理重要性，对认真做好疾控档案工作缺乏正确认识，甚至认为该项工作可有可无，自然就会不重视甚至忽视这项工作。加上对档案管理方面的资金投入少，造成的结果就是硬件设施建设缓慢，长期跟不上管理需求，设备老化，导致档案管理工作效果不理想；存在漏洞的管理软件也未能及时升级或更新，增加了档案管理安全风险，容易出现档案遗失或者不完整问题。

（三）档案管理人员素质有待提升

因档案管理得不到重视，基层疾病预防控制中心档案管理工作人员配备有限，有限的人员大部分是兼职，或者是一些年龄较大、即将退休人员，他们缺乏疾病预防档案管理专业知识，学习意识也不够强，数字化和信息化管理水平低下，最终造成结果就是档案管理效率差、质量低。

二、疾病预防控制中心档案管理与建设优化路径

（一）建立完善档案管理制度

习近平总书记强调，人类社会发展的事实证明，依法治理是最可靠、最稳定的治理[4]。同样，任何管理工作的顺利推进和持续健康发展，都依赖于制度的保障和支持，基层疾病预防控制中档案管理也不例外。优化档案管理工作，确保管理质量，就要从现在执行的档案管理制度出发，分析其中存在问题或不完善之处，然后加以修正与改进，确保制度的科学性与适应性。这样既能确保完善后档案管理制度有良好的执行力，又能以制度促进高效管理，推动基层疾病预防控制中心档案管理规范化、标准化、程序化，比如涉及档案整理、档案记录、档案保存、档案归类、档案数字化建设等整个过程。

基层疾病预防控制档案管理责任要清晰，具体操作中还要分解，最终将档案管理责任到人，提高直接管理人员的责任心，使其更加主动积极做好档案管理工作。另外，疾病预防控制档案管理还要完善监督机制，不是说有监督制度就可以，而是要让其真正在档案管理中发挥监督作用。比如制定监督考核标准，在监督中对档案管理工作进行评分，然后依据奖惩制度推动管理。

（二）加强硬件和软件建设

信息化技术在管理工作中有效运用，能最大程度提高各项管理工作效率，并且减少了人的工作量，管理效果更为突出。基层疾病预防档案管理工作要与时俱进，实际管理中要改变档案管理模式，在整理和保存纸质档案的同时，还要加快信息化和数字化档案管理的步伐。档案数字化管理是大势所趋，其自动化程度高，而且保存时间更长，能够有效避免人为失误导致档案信息不全，在需要调用档案时利用搜索引擎检索，快速找到档案，提高其使用价值、参考价值和利用价值。这里需要注意的，是疾控档案数字化管理需要借助于硬件设备和软件支持才能实现，故基层疾病预防控制中心应加大这部分的投入。首先，积极推进硬件设施建设，购置数字化档案管理所需的设备；其次，开发适合疾控档案管理需求的软件，并坚持统一的标准；最后，硬件和软件安全管理必不可少，因为如果一旦管理系统被黑客攻击，或者是在使用中有病毒侵入，可能导致档案（信息）丢失，或遭到破坏而无法查看，所以应安装防火墙和杀毒软件，定期修补系统安全漏洞，确保数字化档案管理安全性。

（三）提高档案管理人员素质

疾病预防控制档案管理归根到底是由工作人员负责的，直接管理者的档案管理业务能力与素养，决定了档案管理工作成效。故而，提高档案管理人员素养从来都是永恒的主题，一方面要招聘专业档案管理人员；二方面要加强现有档案管理人员的培训；三方面要求档案管理员平时要认真、系统学习专业知识，做如何管理档案的“明白人”，并将档案管理制度扎根于之中，扎根于实际工作中执行；四方面要做好信息技术培训，提高档案管理人员运用信息系统进行档案管理的能力；五方面要求在录入档案中要仔细认真，按照要求录入，并做好分类，使检索起来更为容易；六方面是在录入档案中要经常性做好备份，防止系统故障亦或人为误操作导致档案丢失或者损坏，确保疾病预防档案的完整性。

三、结束语

综上所述，新形势下基层疾病预防控制中心需要不断强化档案管理，保护好疾控档案应用价值、参考价值；需要优化档案管理，促进和提升疾病预防控制档案管理质量，推动档案事业整体发展。