重大建设项目档案管理工作中的实践与思考

李阳

（新疆众和股份有限公司 乌鲁木齐 830013）

近年来，随着国家经济的发展、推进，并结合地方财力情况及基本建设的总体布局，合理确定进行了很多重点建设的行业和骨干项目，在我国现代化建设中具有重要地位。重大建设项目档案既是重大建设项目的真实记录，又是项目投产运行、维修、改扩建等工作的重要依据，是项目建设的重要组成部分，是整个项目管理不可缺少的重要环节。然而由于重大建设项目的建设周期较长，参建单位众多，工程资料比较复杂，因而造成重大建设项目的档案管理工作存在一定的难度。如何采取有效措施，保证国家重大建设项目档案的齐全完整和有效利用，为企业生产经营和各项管理工作服好务是我们档案工作者面临的一项艰巨任务。这就要求我们必须深入了解和掌握重大建设项目档案的特点，积极探索项目档案形成的规律，切实的做好重大建设项目档案的管理工作。本文结合新疆众和股份有限公司近年以来重大建设项目档案管理的实际，对重大建设项目档案管理工作的实践加以探讨和思考。

1 公司档案管理基本情况

新疆众和股份有限公司是中国铝基电子新材料产业的研制出口基地，于1958 年建厂，1996 年在上海证券交易所上市，是新疆第一家上市的工业企业,历经六十余年的发展，已成为中国战略性新材料产业的核心骨干企业，中国电子元件百强企业。近年来众和公司一贯重视档案工作，认真落实自治区档案工作要求，坚持把档案管理作为企业发展的一项重要工作来抓。把档案工作作为重要的专业技术管理，与众和公司的生产经营、设计科研、技术管理等工作同步发展，设立了众和公司综合档案室（内含四大园区档案资料），归口管理公司的各类档案。目前公司综合档案室存有自1967 年--2020 年各门类档案90593 卷/件。主要有人事档案4263 卷，文书40732卷/件、会计档案33360卷、科技工程档案12123卷、声像档案2744 组/册、实物档案834 件，另外全宗卷488卷。档案室建筑面积200平方米，设有档案专用库房5个，各类档案装具设施基本满足国家档案管理的需要，其中工程档案由公司工程管理部统一管理归档，我公司先后荣获“国家二级档案管理企业”、“自治区档案系统先进集体”等荣誉和称号。

众和公司至今已完成了12个重大建设项目档案的归档与验收工作。在实践中我们遵照《档案法》建立档案法规标准体系的要求，逐渐学习和完善，做好重大项目档案的归档与管理工作。

2 开展重大建设项目档案管理工作的实践与探讨

（1）公司领导非常重视档案工作，宏观上把档案工作纳入公司方针目标和年度计划，微观上公司领导经常深入档案管理部门研究指导工作，针对重大建设项目，在项目建设前期公司成立了以主管项目工程的副总经理为组长，包括审计部、工程部、安环部、生产部、财务部、信息化中心、综合档案室专项监督小组，其中综合档案组下设建设方、监理方、施工单位、设计等各参建方，划分明确项目档案管理中责任权力，严格落实“谁主办、谁形成、谁负责”以及“统一领导、统一标准和分级管理”的原则，将档案保管、整理等每个细节落实到具体人员身上。同时，结合重大建设项目档案管理的实际需要，采取“前期做好技术交底、标准要求，全过程控制，同步归档、分阶段移交”的管理方式，全过程检查、落实档案管理的规范标准和要求。

为了保证建设项目文件材料归档工作的顺利开展，工程管理部每季度不定期组织项目部专、兼职档案员、施工单位资料员、监理资料员等各参加单位档案负责人，以及各专业监督小组具体档案负责人进行业务培训、对标学习，讲解建设项目档案收集归档范围、归档标准、重要部分的档案资料如何更好收集、以及后期竣工验收方法、收集过程中存在的问题、疑惑等，进一步提高相关人员的档案意识、业务知识的学习，明确建设项目档案收集、积累与归档的操作程序。

（2）建立健全管理制度，做到有法可依是搞好重大建设项目档案管理工作的基础。建设项目周期较长，从立项、审批到竣工一般需要1—2 年时间，有的甚至3-5年，给项目文件材料的收集与积累工作带来难度。我公司文件、图纸的收集与归档全部实行了制度化管理，依据《重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《企业档案工作规范》、《建设项目档案验收办法》等法律法规和规章制度，结合本企业实际情况制订了2 个管理标准，即《重大建设项目档案管理办法》、《重大建设项目验收管理办法》，进一步完善了公司管理体系。在实施过程中，为进一步加强管理力度，编制了众和公司《众和公司重大建设项目档案技术交底》，向重大建设项目部资料员印发了《众和公司重大建设项目档案归档清单》，对施工方、监理等各参建方进行业务指导，从文件材料的收集、整理、积累到归档提出了具体要求。每年修订、完善重大建设项目涉及的各相关单位需归档文件材料清单，以文件的形式下发到各相关单位，明确归档单位、归档范围、归档时间及责任人，实行绩效考核，有力地保证了归档工作的有效开展。

（3）从前端控制入手，抓过程管理是搞好文件材料收集工作的重要环节。针对重大建设项目工程周期长、管理部门多、施工单位多而杂的现状，众和公司加强了工程的前端控制，从工程立项开始进行先期介入。工程管理部派出业务能力强、协调能力强的管理人员负责项目文件材料收集工作的跟踪指导，第一时间组织所有参建单位进行一定的档案技术交底，确定项目收集、归档范围，整理、装订标准，以及各类文件施工现场的保管方式做好各项文件的电子备份，确保项目档案的完整、有效、安全。

(a)从建设项目工程的立项审批开始，介入前端控制这个时期文件材料多而杂，主要包括工程立项来往行文和设计基础材料，容易造成流失。我们在培训指导的基础上，定期检查文件材料的收集、积累和管理情况，发现问题及时改进和纠正。

(b)抓住项目建设的三个过程实行过程管理

一是工程前期工作阶段。这个阶段的主要工作是拟定项目建议书进行可行性研究，编制计划任务书进行设计和概算，这个阶段形成的文件材料是项目工程的基础资料。

二是施工阶段。此阶段将进行设备订货，编制设计施工图、施工图概算，组织施工等，将产生大量设计文件、图纸，工程管理文件，施工文件及工艺设计、设备文件，财务、器材管理文件。

三是竣工阶段。此阶段将产生竣工文件、监理文件、决算资料及环保、卫生、消防、质量评审文件等，工程管理部将组织全部文件材料的接收归档工作。

抓过程控制就是要按工程进度的时间节点，把握工程进程各个环节，不失时机地做好文件材料的收集工作，避免文件材料的流失。为了保证文件、图纸齐全完整，将档案资料的收集管理工作纳入到工程质量管理、进度管理环节，制定归档计划，监督小组按照计划每月进行检查、推进，专、兼职档案员要每周参加项目例会，第一时间掌握项目进度、档案工作进度，变“事后收集”为“事前知晓”和“事中管控”，进一步明确责任，将文件材料的收集与归档纳入施工方合同管理中，设专人负责收集管理，并且由项目监理负责督促和检查，为文件材料归档的完整、齐全提供了组织保证，做到档案工作与建设项目同步，即与工程建设同步、与项目检查同步、与竣工验收同步。

（4）抓好组织协调，使档案工作融入重大建设项目网络化管理体系中。

一个重大建设项目是由工程管理部牵头，若干部门、参加单位配合共同实施的系统工程。我公司工程管理部在项目启动之初就建立了与各相关部门之间及各参建单位之间的档案管理人员网络，跟踪项目建设进度，定期进行检查指导，使项目档案工作始终处于档案部门的掌控之中，确保项目档案的完整与安全。

一个建设项目所形成的档案文件材料内容广泛，基建工程、仪器仪表、设备、非标制造以及相关各类档案文件材料如同一个资料库，记载了建设项目从立项、建设到竣工验收的整个过程。以公司通过验收的《污水处理工程项目》为例，形成的项目档案共267卷，这样一个庞大的文件材料系统，从收集、整理到归档，工作量之大、时间之长是可想而知的。因此在建设项目的网络体系中必须抓好组织协调，争取及时得到相关部门的支持，使档案文件材料在施工流程中得以积累和保存，保证各类文件材料的齐全、完整和系统。

（5）做好重大建设项目文件材料的收集、鉴定和归档管理工作。

为了保证重大建设项目文件材料的齐全完整，工程管理部规定档案人员必须参加基建工程竣工鉴定验收会议，参加引进设备仪器开箱，对应归档的文件材料进行收集和检查。我们制定了重大建设项目文件材料归档计划，对归档的文件材料名称、时间、单位、责任人做了详细安排，并下发到项目部及相关部门，组织文件材料归档；编制了项目总目录，将所有文件材料进行分类、审核，对是否为原件，签字、盖章等手续是否齐备，图纸编制是否符合规范等进行鉴定；审核文件材料的完整性、准确性、系统性、逻辑性，并按照建档规范进行分类、排序、组卷，方便提供利用。

（6）做好重大建设项目档案自检和专项验收工作。

重大建设项目档案形成后，由工程管理部组织生产部、安环部、信息化中心，项目监理和公司综合档案室等相关人员对重大建设项目工程进行全面检查，对项目工程生产状况，设备运行情况，消防、环保、安全、卫生达标情况，工程决算，档案的分类、编目与归档情况进行全面检查。对归档文件材料不完整、不准确、不系统的方面提出整改与补充，通过采取以上控制措施，有效地提高了重大建设项目档案的归档率、完整率和准确率。在基本具备档案专项验收条件的情况下，形成档案专项检查自检报告，并向当地城乡档案馆提出档案专项验收申请。

（7）根据不同工程建设期间进行档案的整理分类和归档工作。

通常重大建设项目建设期，会表现出很明显的阶段性，根据这个特点就能对不同时期各子工程项目档案进行整理。所有档案管理人员要确保自身的工作内容是和工程建设同步进行，随时了解和查找所需各项档案资料，当该项工程完成后，能够立马进行分类立卷编号工作，其中进行分类时，可以利用四级类目分类，也就是根据不同专业进行单项目的分类立卷工作。

（8）加强项目过程中影像档案规范化管理。

在重大建设项目初期，根据施工进度计划安排，工程管理部组织施工方、监理方及其他参加单位方召开影像档案拍摄讨论会，制定拍摄大纲，工程管理部后期每月根据安排情况进行检查，及时对完成拍摄的照片、重要部分的隐蔽验收照片、视频等影像资料编辑归档，确保工程项目完工后，相应的影像资料归档完毕。

3 几点体会和思考

在重大建设项目档案管理工作的实践中我们认识到：提高认识是做好重大建设项目档案管理工作的关键；建立健全各项管理制度是基础；收集、归档制度化是重要保证；各部门、参建方的密切配合，形成项目档案管理网络体系，加强档案工作与重大建设项目的同步化管理是有效手段。

通过重大建设项目档案专项验收，提高了全员的档案意识，确立了档案工作的地位，扩大了档案的影响，重大建设项目档案从收集、管理到专项验收的全过程，始终贯穿依法治档、依法建档的理念，为工程全面验收奠定了基础。

重大建设项目档案管理工作的开展，有力地促进了我公司档案管理工作，促进了档案业务建设、档案人员基本素质的有效提升，同时重大建设项目档案的专项检查与验收也对档案工作提出了新的要求。今后还需要对重大建设项目档案利用情况的典型事例进行提炼，做好重大建设项目档案编研工作，逐步实施重大建设项目档案数字化，提高重大建设项目档案管理效率，充分发挥重大建设项目档案的作用，进一步促进公司档案管理工作整体水平的提高。