我国个人数字存档实践的影响因素与对策分析

虞阿倩 周丽霞

摘 要 在审视我国个人数字存档实践现状和存在问题的基础之上，指出影响国内个人数字存档开展的几个主要因素，包括存档内容的界定、对存档工具和技术的认知和掌握、个人数字存档意识和行动力、用户隐私和安全保障四个方面，并从用户、供应商、文化机构、国家四个层面展开对策分析。

关键词 个人数字存档 个人数字档案 影响因素 对策

中图分类号 G270.7 文献标识码 A 收稿日期 2020-04-10

★作者简介：虞阿倩，黑龙江大学信息管理学院在读研究生，研究方向为信息技术与档案信息管理;周丽霞，黑龙江大学信息管理学院教授，研究方向为档案信息资源管理。

Abstract Based on a review on China's personal digital archiving practice status and existing problems， several major factors that affect the development of domestic personal digital archiving are discussed， including the definition of archiving content， knowledge and mastery of archiving tools and technologies， personal digital archiving awareness and action， and user privacy and security guarantee. The countermeasures are analyzed from four aspects： users， suppliers， cultural institutions and the country.

Keyword personal digital archiving （PDA）; personal digital archives; influencing factors; countermeasures

伴随信息技术的发展和互联网的广泛覆盖，个人在日常工作、学习和生活中产生和积累起来大量数字档案资源，包括照片、音频、视频、电子邮件、电子文档等各种形式，继而形成个人数字档案，其蕴含着对个人、家庭和社会具有潜在价值的重要内容，而在数字时代背景下，信息的更新速度如此之快，计算机、移动设备等也频繁遭弃置，开展个人数字存档工作因此显得愈发重要和迫切。

一、个人数字存档的概念及意义

1.个人数字存档的概念探析。目前，关于个人数字存档尚未形成统一定义，学者们从不同视角出发尝试给出不同的见解。个人数字存档即对个人数字档案进行保存和管理，作为个人存档的属概念，其特殊性主要在于存档对象和存档手段的不同。首先，在存档对象上，个人数字存档的对象强调数字形式，包括电子邮件、网站、博客、视频、照片、录音、财务、医疗文档等各类个人数字文件，并且不同于个人档案，个人数字档案归属于个人或家庭，而非任何组织或单位[1]62。在保存手段上，个人数字存档强调的是利用信息技术手段处理数字文件。因此，笔者认为，个人数字存档是指依靠信息技术采取一定措施，对个人在社会实践活动中产生的、归属于个人且具有保存价值的各类个人数字文件实施保存和管理。

2.开展个人数字存档的意义。个人数字档案是信息社会中重要的文化资源，可提供对于事件的独特视角，记录个人丰富的个性化活动，见证历史变迁和重大事件的發生。因此，开展个人数字存档具有重大而长远的意义，主要体现在以下几个方面。

第一，对于个人而言，通过个人数字存档保存自己的工作或学习记录，有助于更好、更有效地开展工作和学习，为今后的行动和计划制定提供参考;通过保存关于自己的照片、视频、网络日志、聊天记录、朋友圈等，实现记忆留存、情感寄托;此外，在此过程中形成个人身份识别特征，建立个人文化遗产。

第二，对于家庭而言，个人数字存档记录和保存下各位家庭成员的生活痕迹和记忆，形成家庭档案和族谱资料，实现家庭记忆的延续，有助于增强家族凝聚力，维系家庭团结，在亲人逝世后可体现缅怀追忆价值，亦可在解决数字遗产纠纷等方面发挥凭证作用。

第三，对于国家和社会，个人数字档案来自民间，视角更加丰富，内容更加鲜活生动、全面具体，能更真实细微地反映信息社会的方方面面和变迁过程。个人数字存档被认为是弥补数字时代记忆缺失的重要一环，将国家档案事业和个人、家庭记忆之间的缝隙填平[2]66，为我国的社会记忆构建和文化资源建设添上不可或缺的一笔。

二、个人数字存档在我国的发展

1.个人数字存档在我国的研究进展。国外个人数字存档实践最早可以追溯到20世纪80年代，经过几十年的探索和发展，开发了“人生流”（Livestreams）、“甘草堆”（Haystack）、无固定位置的文档（Placeless Documents）等多款特色个人存档系统，开展有“数字生活研究项目”（大英图书馆）、“个人数字存档活动”（美国国会图书馆）、“我的比特人生”（微软研究院）等多个规模性的个人数字存档活动项目，并成立有专门针对该领域研究的学术组织和专业学术会议，成果颇为丰富。

相比之下，国内关于个人数字存档的实践近年来才开始起步，对于个人数字存档的研究也还甚少。在中国知网上以“个人数字存档”或“个人数字档案”为关键词进行检索（检索时间为2020年3月18日），查检得文献16篇，最早发文时间为2014年，每年的发文量寥寥数篇，早期主要是对国外个人数字存档实践和理论的成果介绍、启示获取，近两年才逐渐转向国内个人数字档案管理方面的研究。在国家社科基金项目数据库检索到的相关项目也只有一项，即《科研人员个人数字存档行为及其引导机制研究》，于2019年7月通过立项。

2.个人数字存档在我国的实践进展。

（1）个人存档系统。近些年来，我国加快档案信息化工作步伐，积极开展数字档案馆（室）建设，催生出不少档案管理系统，如东软智能档案管理系统、紫光档案管理系统、量子伟业专家等，但是这些档案管理系统主要面向机关、企事业单位，并不太适用于个人数字存档，因此目前国内尚无专业的个人数字存档系统。然而随着用户个人数字存档潜意识的初步觉醒以及云存储技术的发展，人们不再单纯将个人数字文件存储在手机、平板、电脑或U盘上，也不局限于邮箱、微博、QQ等社交软件和平台上，大部分会选择将照片、视频等文件上传至软件的云端服务进行保存或备份。目前，在国内，百度、360、华为等公司都相继推出了个人云存储产品，受到用户的广泛使用。

（2）个人数字存档实践项目。目前，我国个人数字存档实践活动主要体现在家庭档案实践领域。如沈阳市档案馆在2010年建立国内首个家庭档案网，该网站设置有网上展览、建档指南、家档资讯、家档常识等栏目，为公众介绍数字存档知识和操作，并开设博客、论坛等媒体平台，为用户提供交流和分享的渠道。近几年，我国也对家庭档案的数字化建设展开了探索。如2018年11月，武汉首座数字家庭档案馆“洪山家庭档案馆”启动运营。在民间，个人数字存档主要还是取决于个人是否具备信息管理意识以及意识的强弱，个人在日常工作、学习和生活中对自己产生的数字文件会有意识或无意识地进行保存和管理，而由国家、社会或档案馆、图书馆等机构组织开展的关于个人数字存档的实践项目还少之又少。

（3）个人数字存档的宣传推广与培训指导。除沈阳市档案馆网站外，笔者随机点进陕西、四川、贵州等十余个省档案信息网站，未找到关于个人数字存档的推广内容;在诸如黄浦发布、金山记忆、江苏档案等较热门的档案类微信公众号上也未有相关的内容介绍，相关的推送文章也很少。可见，个人数字存档在国内还并未引起档案机构的普遍重视，受关注度较低，除了家庭档案，国内针对个人数字存档的宣传和指导还过于缺少。

3.存在问题。根据笔者的前期调查和上述介绍可以得出，目前个人数字存档在我国的发展还是处于刚起步的阶段，存在较多不足，主要有以下几点：（1）没有专门的个人数字存档系统或平台，以传统的数码设备和云存储产品为主;（2）在领域内的关注度较低，缺乏相关的研究项目;（3）实践项目较单一，除家庭档案实践项目外，暂无其他关于个人数字存档的实践项目;（4）档案馆、图书馆等文化机构对个人数字存档工作的引领和指导作用还未发挥出来。

三、影响个人数字存档开展的几个因素

1.存档内容难以界定。用户在对个人数字文件作存档筛选、决定文件去留时，受限于个人的文化知识水平，且大多是基于当前的自我价值判断，而不能保证文件对于自我的价值在未来是否会发生变化。这种现象很可能会产生两种后果：一种是用户基于自己的判断仔细筛选了，但是可能遗漏掉某些具有潜在价值的重要信息;另一种情况是用户出于谨慎或是逃避、拖延心理，对于日常产生的数字文件并不加以仔细筛选，而是笼统地盲目保存。后者长期发展下去的结果，一是占用存储空间，造成资源浪费，二是大量信息的积累导致用户难以快速获取自己想要的文件。此外，由于数字信息在用户使用互联网、计算机设备等过程中产生，最后它们可能以不同的形式分散于不同的设备、软件或服务器上，对用户开展个人信息数字存档、统一的整合造成一定困扰和不便。

2.对存档工具和技术的认识和掌握不足。个人数字存档主要依赖于信息技术手段，因此对于存档工具和信息技术的认识和掌握，直接关系到个人数字存档能否顺利、安全地实施。一方面，用户需掌握对存档工具和技术的熟练使用，才能更好地对个人数字档案进行归档管理;另一方面，用户应当认识到市场上的一些存档工具和技术发展得还不是很完善，可能存在漏洞，导致信息泄露和损失。段先娥通过对我国大学生个人数字存档现状的调查得出大学生对此持有盲目乐观的态度，并指出这种认识不足的巨大危害——对工具和技术的过分依赖，存档工具选择不合理，不利于个人数字档案的长期保存[3]38。而对存档工具和技术的正确认识和掌握会增强用户的安全意识，如Williams等人通过对用户的采访得出熟悉信息技术的用户对于档案备份更为积极，且对档案损失风险更为关注[4]。

3.个人数字存档意识薄弱，缺乏主动性。很多用户往往在遇到紧急情况时才开始对自己的个人数字文件进行分类、整理、归档，如邮箱存满、设备内存或云存储空间不足、更换新设备等这类情况的发生会促使用户展开行动，体现出用户对于个人数字存档缺乏主动性、行动力不足等特点，同时这也是个人数字存档意识不强的表现。信息技术的快速发展使得信息设备性能越来越完善，存储容量越来越大，更是加剧了这种情况的发生。很多时候人们通过拍照、扫描等方式将实体档案转化成数字化文件，只是觉得这种存储形式负担更小、更方便，这加快了数字文件的积累，但后续人们很少会主动、积极地去处理这些文件。相反，如果用户有足够强的个人数字存档意识，就会有意识、有目的地去整理、归档、备份。

4.用户隐私和安全保障待提高。当前市场上的一部分存档工具和技术及应用平台还并不是很成熟，存在漏洞或变故发生的可能性。在互联网时代、大数据背景下，网络隐私泄露、平台关闭等事件也是屡见不鮮，如2013年雅虎邮箱关闭在中国地区的服务，国内盛大网盘Everbox宣布暂停服务，2018年Facebook两次被曝泄露用户数据等等。这些事件的发生严重危害了用户的利益和隐私。周耀林等人通过半结构访谈法调查发现，平台的安全性、规范性以及存储容量的大小会影响到用户的个人数字存档对象选择行为，他们会基于平台这三方面的性能选择保存何种类型的个人数字档案[5]111。因此，对于用户来说，隐私获得可靠保障及文件存储安全至关重要。各平台、存档工具只有做好这两点，用户才能更放心地开展个人数字存档。

四、我国开展个人数字存档的对策分析

个人数字存档在我国的推广和实践需要各方面力量的共同努力。例如，对于个人数字存档系统的开发，首先需要广大用户具备个人数字存档意识，产生较强的存档需求，然后商业团队看到这种市场需求才会集中力量去开发，而这个开发过程也需要有档案专业人员或档案机构的参与，国家则主要起到宏观指导的作用。可見，用户、文化机构（档案馆、图书馆等）、供应商（商业团队）、国家在这个过程中各自担当着不同的角色（如图1），以下将基于这几个角度展开对策分析。

1.基于用户层面的对策分析。用户作为个人数字存档的主体，应当充分发挥其主观能动性。首先，应当提高个人数字存档意识，转变固有观念，用户只有了解了个人数字存档的重要价值和意义，才会有意识、有目的地去学习和开展存档。其次，通过查阅资料、用户评价、亲身试用等途径全面认识和掌握存档工具和技术，选择合理并且适合自己的存档工具和技术。最后，制订存档计划，提高行动力，养成良好的存档习惯，按计划开展存档工作，并坚持下去。

2.基于文化机构层面的对策分析。档案机构承担着为国家和社会保存和管理档案的职能，但是个人数字档案由于其归属于个人或家庭，类型多样，数量巨大，且个体差异性大，档案机构难以全盘接收并直接介入进行统一管理。档案机构在个人开展数字存档的过程中应当扮演好倡导者、引导者的角色，帮助公众解决“为什么存”“存什么”“怎么存”这几个问题[6]168。为此，档案馆、图书馆等文化机构应当积极开展关于个人数字存档的宣传推广活动，举办针对个人数字存档的培训活动。例如，美国国会图书馆每年都会举行为期一周的大型现场讲座，教授大家个人数字存档的工具和技巧，并采取一对一指导、网络课程、出版图书、发布工具包等多种形式向用户宣传和普及个人数字存档。我国的档案馆、图书馆等文化机构可以发起类似美国国会图书馆“个人数字存档计划”、大英图书馆“数字生活研究项目”这种全国性、规模较大、长期性的个人数字存档实践项目，扩大影响力的同时激发群众的参与度，促进个人数字存档在我国的发展。

3.基于商业团队层面的对策分析。供应商应加快研发专业的个人数字存档系统，为用户提供安全、规范、具有较大存储空间的平台或软件，帮助用户实现个人数字档案的有效保存和利用。供应商在开发个人数字存档的平台、系统或提供相关服务时，应着重考虑以下几点。

第一，关注标注问题。归档时标注质量的高低直接关系到以后检索效率的高低。为保证标注质量，当前用户都需要花费较多的时间和精力去完成标注，而对于专业素养不高的用户，标注质量更是难以保证。因此，为给用户提供更好的服务，解决用户标注负担，供应商应当积极发展技术，实现内容识别和自动标引[7]82，或组建有专业知识和标引经验的标引团队，在保证用户隐私的前提下为用户提供有偿标引服务。

第二，与档案人员或档案机构开展合作。“全过程管理”和“前端控制”是两个重要的电子档案管理理念。供应商开发的是针对电子档案管理和服务的系统、软件或平台，涉及对电子档案的产生、收集、整理、归档和销毁的全过程，因此为保证产品质量，在启动产品研发设计时就应当吸纳具有专业知识的档案人员参与其中或与档案机构开展合作，达到档案管理理念的贯彻，如此开发出的产品对于个人数字存档才具有更好的适用性。

第三，注重用户隐私，做好安全保障。供应商提供的产品若无法保证用户所存的个人数字档案的隐私安全，又怎能让用户放心使用？做好隐私保护和安全保障是产品立足的前提，也是供应商对用户的负责。供应商应当采用先进技术，实施多重防护措施，并在日常运营过程中保持警惕，开展定期检查、维护和更新，不断完善产品安全性能，防止病毒感染、黑客入侵、隐私泄露等事件的发生。

4.基于国家层面的对策分析。对于国家来说，应当发挥好宏观指导的作用：一，通过出台关于开展个人数字存档的鼓励政策，将个人数字存档工作列入全国档案事业发展规划等引起民间重视和关注，吸引更多的科研机构和商业团队投入到个人数字存档的研究和个人数字存档系统的开发建设上;二，档案馆、图书馆等文化机构属于公益性的事业单位，在开展个人数字存档的实践项目或是宣传推广和培训指导活动时，可能存在资金不足的问题，国家应当给予一定的资金支持，保证项目或相关活动的顺利开展;三，开展关于个人数字存档的立法研究，在《档案法》《档案法实施办法》中补充和完善个人数字存档的内容，保障个人数字存档工作的开展;四，完善隐私保护相关法律法规，加强对网络平台的管制，推动构建安全的网络信息环境。

个人存档由来已久，并不陌生，但是数字时代个人数字存档该如何开展，我们还处于摸索中。推动个人数字存档在我国的实践和发展，对于完善和丰富我国的社会记忆构建和文化资源建设具有重大意义。当前，我国除家庭档案实践外，关于个人数字存档的其他实践项目和活动还非常少，社会对此的关注度和参与度较低，档案馆等文化机构的引领和指导作用还未得到发挥，公众在这方面的意识也较薄弱，公众、商业团队、文化机构、国家应当根据自己的角色展开行动，共同努力推动个人数字存档实践在我国的发展。

参考文献

[1][2]王海宁，丁家友.对国外个人数字存档实践的思考——以MyLifeBits为例[J].图书馆学研究，2014（6）：62-67.

[3]段先娥.我国大学生个人数字存档现状调查与策略研究[D].武汉大学，2018.

[4]Pete Williams，Jeremy Leighton John，Katrina Dean. Digital lives： report of interviews with the creators of personal digital collections[EB/OL].[2020-02-20]. http：//www.ariadne.ac.uk/issue/55/williams-et-al/.

[5]周耀林，黄玉婧，王赟芝.个人数字存档对象选择行为影响因素研究[J].档案学研究，2019（3）：106-112.

[6]谭彩敏.关于个人数字存档的几点思考[C].中国档案学会2019年全国青年档案学术论坛论文集，2019：169-174.

[7]施明仪.个人数字档案存档研究[J].现代商贸工业，2018（2）：80-82.