档案信息资源公益性协同开发机制研究

摘 要 針对档案部门独立进行档案信息资源开发体现出的开发力度不够、深度不足、落后于社会需要等不足之处，引用协同理论。在详细阐述协同开发机制的含义后，分析档案信息资源协同开发的必要性和可行性，探索档案信息资源公益性开发工作中档案部门、非营利性组织和用户三个主体在协同开发机制中的角色定位和作用，汲取优势，弥补缺陷，最后针对制约协同开发机制实施的因素提出意见和建议。

关键词 档案信息资源开发 公益性开发 协同理论 协同开发机制

中图分类号 G273.5 文献标识码 A 收稿日期 2020-03-11

★作者简介：康琳，苏州大学社会学院研究生，研究方向为档案信息资源开发。

Abstract In view of the shortcomings of the independent development of archival information resources reflected by archives departments， such as insufficient development strength， insufficient depth， and lagging behind the social needs， collaborative theory is adopted. After elaborating the meaning of collaborative development mechanism， the necessity and feasibility of collaborative development is analyzed. Then the paper explores the role of archives， non-profit organizations and users in the collaborative development mechanism for public welfare of archival information resources， absorbing the advantages and making up for the shortcomings. Finally， suggestions are made as to factors restricting the implementation of collaborative development mechanism.

Keyword development of archival information resources; development for public welfare; collaborative theory; collaborative development mechanism

档案部门承担档案信息资源公益性开发的责任，随着时代变迁，人们对信息的需求与日俱增，并呈现多元化的特征，档案部门与用户需求间的矛盾愈发突出，档案部门作为档案信息资源开发的唯一主体已不再适应于当今时代。为了弥补唯一主体开发的不足之处，有学者提出“协同开发”，旨在借助社会上已有的与档案信息资源开发有关的主体的优势，使档案信息资源开发更具效率，更符合社会需要。

一、档案信息资源公益性协同开发机制的含义

档案信息资源公益性开发是相对于商业性开发而言的，主要指根据社会档案需求，非营利的信息机构以公众受益和社会效益为原则，以非营利的方式向公众提供与他们生活紧密相关的档案信息服务，以及为提供这些服务所做的各种档案信息加工处理活动。协同理论亦称“协同学”或“协和学”，此理论认为，通过协同作用，集成将不会是组织要素的简单数量相加，而是通过人的主动集成行为，从而让组织系统的各要素之间能够协同地工作，最终使各个组成要素彼此耦合，赢得全新的“1+1>2”的效应[1]42。因为这一理论的普适性，它可以应用到人与人之间、人与系统之间、组织之间、人与组织之间等对象中，可理解为双方或者多方通过协调与合作共同推动目标的实现，并使参与者共同受益。因此，档案信息资源公益性协同开发机制就是在档案信息资源公益性开发工作中，正视两个或两个以上开发主体的存在，协调它们之间的关系，从而协同一致地完成信息资源的开发活动，实现开发效果最大化的具体运行方式。

二、构建档案信息资源公益性协同开发机制的必要性及可行性

传统档案信息资源公益性开发存在如下几点缺陷。（1）馆内工作人员与档案信息开发需求不匹配。档案人员受制于有限的资金和编制，在面对浩如烟海的档案资源时难免力不从心。此外，档案人员的知识储备在一定程度上与馆藏资源不匹配，必然会导致档案信息资源开发的力度不够。如因为历史渊源，青岛市档案馆中藏有大量的德文档案，但档案人员的德语水平无法有效开发这部分档案，使有价值的档案依旧尘封[2]55。（2）开发深度与社会进步不匹配。档案信息资源开发的传统活动有编制馆藏目录、编制检索工具、出版编研成果等，近年来也出现了数字化加工和处理，但这些的开发深度依旧不够。（3）开发成果与用户档案需求不匹配。档案部门开发馆藏档案资源时，主要立足于馆藏资源和国家热点，几乎没有对档案用户的需求进行调查研究，开发成果自然不能满足社会需求。另外，档案用户需求是个性化的，但档案部门作为唯一开发主体不能实现这一需求。

将“协同理论”引入到档案信息资源公益性开发活动中，可以使各个开发主体优势互补，弥补档案部门自身力量的不足，从而实现档案对社会的价值。构建档案信息资源公益性协同开发机制的可行性体现在理论研究、技术支持和实践案例三个方面：（1）理论研究方面。档案是全社会的共同产物，理应由全社会共享。社会大众所从事的领域不同、社会背景不同，认识体验也不同，甚至可能是事件的亲历者，鼓励这部分大众参与档案资源的开发，能够获得更多的背景化知识和原始叙述[3]87。后现代科学也认为，一个健全的社会应该是多元的、有机的、整体的、过程的、灵性的、非决定论和绝对自由的，不应是一元的、纯理性的、独断的和原子分立式的[4]27。这些理论均支持协同开发。（2）技术支持方面。互联网社会为协同开发机制的建设提供了基础。同时，网站、社交媒体和平台的进步同样为协同机制提供了技术平台，各个机构和用户更有条件参与到档案信息资源公益性开发中。（3）实践案例方面。英美等欧美国家在很早之前就开始对机构和用户参与档案信息资源公益性开发进行了实践。如英国着重建设社区式档案馆（Community archive），依赖志愿者建立、强化与其所在社区的联系，向社区传递档案服务[5]81。国内也成功开展了一些项目，如江苏省常州市档案馆成立档案志愿者分会，抢救破产关闭企业的档案，承担部分档案展览的陈列设计、讲解以及档案史料的研究和开发工作[6]81。

三、档案信息资源公益性协同开发机制的构建

完整的协同开发机制可依据流程拆分为三个阶段：需求表达阶段、协同开发阶段以及最后的开发成果反馈阶段。以下阐述档案部门、用户、公益性机构三方在协同开发机制中的具体角色与作用。

1.档案部门在协同开发机制中的角色与作用。（1）协同开发活动的组织者。《档案法》规定，只有由国家授权的档案馆或者有关机关才能公布属于国家所有的档案。《档案法实施办法》规定，档案馆有责任通过各种方式开发档案资源，为社会提供档案资源服务。法律意义上，档案部门应是开发工作的主要负责人。另外，需要开发的档案资源大多在档案部门手中。档案部门的组织者角色贯穿协同开发全程。（2）协同开发阶段的用户和公益性机构的培训者。档案部门具有组织有序性和开发活动的专业性，协同开发机制中的用户和公益性组织一般不会具有如此经验和知识储备，所以档案部门需要对参与协同开发机制的对象进行培训。（3）协同开发阶段的档案信息资源共享者和分配者。档案信息资源开发讲究资源为王[7]108，只有依托丰富的档案资源，才能切实提高档案信息资源开发的整体水平。档案部门拥有丰富的资源，其必须要与用户和公益性机构共享馆藏资源。另外，协同开发机制中两个主体因能力不同必然承担不同的开发责任，档案部门有责任进行资源分配，使档案价值最大化。

2.用户在协同开发机制中的角色与作用。（1）需求表达阶段的需求体现者。档案信息资源属于全社会，档案成果应当为全社会共享。要想开发活动的意义得以实现，开发出的成果必然要满足用户的需求。因此，在需求表达阶段，用户主要是需求体现者。（2）协同开发阶段的开发参与者。首先，部分档案散存于小部分用户手中。其次，用户也是档案的直接形成者，用户有必要直接参与档案信息资源公益性开发，提供档案形成时的相关知识，维护档案真实可靠性。最后，档案用户群体中不乏专业技能较强之人，可以运用专业知识对相应领域内的档案资源进行开发。（3）成果反馈阶段的开发成果反馈者。用户是档案开发成果的直接受益人，开发出的档案成果是否符合用户自身需求，需要用户向档案部门予以反馈。因此，反馈者这一角色由用户担任，反馈活动的开展有助于后续开发活动的进步。

3.公益性机构在协同开发机制中的角色与作用。（1）用户与档案部门之间的协调者。从一定程度上说，公益性机构的组成者是一定数量的档案用户，与单纯的用户距离最近。此外，由于其组织性质具有一定的有序性，可以和当地档案部门建立长期合作关系。所以，公益性机构可充当协调者，进行用户需求调研，发现并协调用户与档案部门在开发活动中的潜在或显性矛盾。（2）协同开发阶段的开发支持者。社会公益性机构的成员一般没有数量限制，可满足协同开发活动对人员数量的需求。另外，公益性机构一般有基金会支持，可以在开发活动中有效补充所需资金，保证开发活动的正常开展。（3）协同开发阶段的开发参与者。在社会组织中，开发活动的参与者这一角色主要由各高校、研究所担任。高校和各类研究所一直是人才的集中地，其组成者拥有专业知识，有资格和能力对他们熟知的领域内的档案信息资源进行开发。

四、实施档案信息资源公益性协同开发机制之障碍

1.缺乏政策支持。我国档案部门和社会公益性组织分属不同的管理体制，各自为政，多头分散领导。档案部门与公益性组织基本只有基层合作与开发，缺乏高层上的战略指导。另外，档案部门是公共文化服务机构，工作开展依赖于国家财政拨款。虽然协同开发机制中的社会公益性组织和用户都是自愿参加协同开发的，但总要对参与其中的人员有一定的经济补贴，以激发参与热情。

2.利益协调困难。我国档案事业实行统一领导、分级管理，造成档案部门与社会民众间存在一堵无形的“墙”，档案部门缺乏市场敏锐度，对社会上的组织和用户的需求了解甚微，缺乏长期的合作机制。没有利益的协同开发会削弱合作方的协同意愿，进而降低参与者之间的信任度，最终造成协同开发的失败。

3.知识产权问题。档案部门要对所利用档案的完整性和安全性负责。档案涉及商业机密、国家机要和个人隐私的部分有保密性要求，一旦公开开发利用这部分信息，必然会引起法律纠纷。此外，在互联网时代背景下，信息传播快速、传播范围广泛、易于复制，保密性要求较高的资源面临被侵犯知识产权的危险，影响协同开发机制的长期开展。

五、实施档案信息资源公益性协同开发之对策

1.高层制定政策。法国现代思想家皮埃尔·卡蓝默指出：“如果行动者之间的关系没有清晰的游戏规则，就不存在合作关系。”[8]58《档案法》和《档案法实施办法》只是对档案活动中最主要的部分进行了规定和限制，没有涉及协同开发机制方面，档案部门与社会公益性组织的合作缺乏高层战略指导。应当重视相关制度建设，并强化其保障作用，增进三个主体间的交流。

2.制定利益机制。在具体实施合作开发机制前，需要针对不同主体角色的利益需求，通过三方协商，共同制定主体间的利益平衡机制。不同机构和用户的利益需求不同，要以不同合作主体的利益需求为基本出发点，制定有针对性的协同开发方案。另外，在一次协同开发后，参与合作的三方要对合作开展情况予以反馈。反馈内容包括对其他合作主体的满意度，对自身在合作中既得利益的满意度，对协同开发机制内信息共享程度的满意度等。反馈体系的建立，一方面可及时了解各方的合作需求，及时对协同合作方案进行调整;另一方面可从反馈体系体现问题、汲取经验，保障下一轮合作，为长久合作奠定基础。

3.尊重知识产权。我国《档案法》中规定，寄存在档案馆内的档案不得在未经寄存者同意的情况下提供利用，这一条体现了《档案法》对档案所有者的知识产权保护，但没有对合作主体之间的知识产权进行保护。利用法律保护协同开发机制中的合作主体，有助于增强合作者之间的信任度，明确合作目标，通过合法合规的途径获取档案信息资源。此外，异地的开发主体间可能会利用网络传输档案信息资源，互联网中存在各种安全隐患，这必然会发生档案信息泄露、失真、知识产权被侵犯等问题。因此，各个参与主体间可以建立共有的安全技術平台，利用防火墙等先进技术控制档案信息资源的利用和开发，防止侵权现象的发生。

参考文献

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