如何做好文件归档整理工作

（龙江县网络舆情中心，黑龙江 齐齐哈尔 161100）

一、事业单位文件归档整理原则

（一）遵循文件的形成规律

事业单位工作以及由单位工作活动形成的文件材料，总是呈现出一定的规律性。尽管单位各自的职责与业务范围不同，但它们的各项工作却是按照一定的规律进行的。文件是在单位工作活动中形成的，是单位工作活动的直接记录和机关处理各种问题的依据，因此文件材料也是按照一定的规律形成的处理的，并有其形成上的特点。

（二）保持文件之间的有机联系

在归档文件整理中，必须保持文件之间的有机联系，才能达到反映本单位主要工作活动的历史面貌和便于利用的目的。保持文件之间的有机联系，就是保持文件之间在形成过程中同一内容或相关内容的直接联系。在具体操作上，《机关档案工作业务建设规范》在实体分类时，将归档文件按照不同年度、不同机构（问题）等形成时的客观规律进行相对集中，维护不同文件之间的有机联系；并在最低一级类目内排列文件时，强调“事由原则”，将同一事由形成的文件排列在一起，使文件之间的有机联系得以充分体现。

（三）区分归档文件的不同价值

文件的价值是由它的内容及其对本单位工作的作用、对未来研究历史的作用来决定的。它的现实使用价值，通过办理基本实现以后，有的现实使用价值自然消失，有的现实使用价值仍然存在，或者转化为历史的使用于文件的内容和作用不同，其保存的价值也就不同。同时，就一个事业单位而言，也不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档。这就要求在归档和归档文件整理时做好两项工作：一是根据《机关文件材料归档与不归档范围》，区分归档与不归档文件；二是根据《文书档案保管期限表》的规定，区分文件价值，划定不同的保管期限。《机关档案工作业务建设规范》从分类开始，就将不同保管期限的文件从实体上区分开来，为有针对性地开展后续工作打下了基础。

（四）归档文件整理应保证纸质文件材料和电子文件整理协调统一

在信息化条件下，归档文件整理必须统筹考虑纸质文件材料和电子文件的整理要求，避免因两类归档文件整理的基本原则、基本方法不同而带来的诸多问题，解决这一问题的基本思路就是实现信息化条件下的文档一体化管理，即将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息和工作成果，使文书工作和归档文件的整理形成一个有序的整体，从而简化文件整理归档工作，提高工作效率。从目前的情况来看，纸质文件材料与电子文件在较长的时间内会并行存在。在这种情况下，保证二者的协调统一是进行归档文件整理必须面对的问题。要实现二者协调统一，首先要统筹规划公文处理和档案管理工作。在公文处理环节前置档案管理的部分要求，在档案管理环节继续采用文书处理阶段产生的相关信息，使二者成为一个有机整体，解决文件价值判断脱节、文件和档案管理信息不一致、电子文件元数据丢失等问题，以提高归档文件的整理效率。其次要考虑归档文件整理的基本方法。在信息化条件下，一般应将归档电子文件为第一整理对象，先在归档系统上完成电子文件的整理，再据此整理纸质归档文件，以便充分利用文书处理环节形成的管理信息，保持整理工作的一致性和稳定性。

二、如何做好文件归档整理工作

（一）完善归档文件整理方案

人们在归档文件整理实践中实现新与旧两种方法的整合，是遵循客观实际需要的实事求是精神，是为了更加突出新方法的合理性和实用性。而对于归档文件整理实践具有更大意义之处，是在归档文件整理实践中大胆尝试改革，深化改革，才能使归档文件整理实践具有自身特色，才能使得归档文件整理工作方案最终合乎于自身需要。《规则》是对传统文书立卷的重大变革，可是，它终究不会终结归档文件整理改革的步伐。从辩证唯物论观点看问题，任何既有的事物都不会是十全十美的，如果使它更加完美，必须进一步改革。在实施《规则》过程中持续改革，可以使得本系统的工作方案口臻完善。职能简易分类方法，就是综合机构、问题和职能三种分类方法，取其长而避其短，优化组合，从适应中小企事业、机关归档文件分类需要出发，经过多年实践探索出的一种新的分类方法。

（二）加强归档文件整理实践创新

人们的归档文件整理实践，首先应当重视并突出实践主体的能动性，就是说，人们的实践必须是探索性的，不断追求新目标的永不自满的实践。人们作为实践的丰体，必须在实践中把握住实践的方向，品味出实践的风格，体现出实践的价值。从人类社会进步与历史发展的角度认识问题，任何碌碌无为的无所创新的实践都是毫无价值毫无意义的。

（三）简约化归档文件整理实践

新世纪，归档文件不再线订，只是加固，除了取消拆钉、缝纫机扎边这些繁琐的反复的简单枯燥的劳动之外，还避免了拆钉、扎边给文件造成的撕裂、散乱、丢失或在不经意间发生的文件合订问题。在过去的档案整理工作中，编写文件张号也是既费时费力又恼人的劳动，现在，采用了文件尾号相加的办法，变成了省时省力的举措。人们只要将文件正本和定稿的末页总数相加，即是该份文件张数总和。收文是将文件末尾号加上办文单即可。采用此种工作方法，可将编注文件张号由过去的两周缩短到现在的一至两天。立厚卷过去被称作懒人之举，但这个方法如果达到省时省事的目的，又利于文件检索利用，就可以采用，同样可以达到缩短归档文件整理时间的最终目的。

结束语

文件档案的收集与整理是事业单位档案管理的基础性工作，做好档案收集与整理工作对企业制定经营决策、战略计划制定等都有着现实的作用价值。在档案收集与整理过程中，需要发挥出档案管理人员的作用价值来，更需要相关技术的支持，只有这样才能够确保事业单位档案收集与管理工作水平。