提高学校办公室管理工作效率的对策

（广西河池市凤山县民族中学，广西 河池 547600）

引言：办公室作为综合管理部门，承担着上传下达、协调沟通的重要角色，当前学校办公室管理仍然存在一些问题，通过对这些问题的有效分析，有效提高学校办公室管理工作效能，从而更好的为学校发展保驾护航。

一、当前学校办公室管理工作存在的问题

当前我县相当一部分中小学校办公室专职工作人员严重匮乏，非专业人员居多，有些甚至是兼职的，这就使得办公室工作人员的整体素质有待提高，另外，小部分学校办公室工作人员存在工作态度散漫现象，服务意识有待加强。当前学校办公室并没有十分完善的管理机制，办公室工作人员对于工作内容并没有明确的界定，同时奖惩制度不完善使得办公室工作人员在工作过程会存在一定的惰性心理，在面对紧急事件时无法给出相应的应对措施，使得办公室管理效率低下。学校办公室是为学校领导、教师、学生提供服务的职能部门，但每个办公室提供的服务是不同的，因此明确办公室职责和目标是提高办公室管理工作效能的重要措施，但当前大多数学校办公室的职责和目标并不明晰，随着学校学生数量和办公室工作人员的不断增多，办公室工作涉及的范围也越来越大，在提供服务的过程中互相推诿的情况时有发生，在一定程度上增加了办公室管理工作的复杂性，不利于办公室管理工作效能的提升。

二、提高学校办公室管理工作效能的建议

（一）完善办公室管理机制。

学校管理部门要加强制度建设，完善办公室日常管理制度，定期对办公室人员进行考核和评估，明确各个岗位的工作内容和责任，使得各部门人员能够各司其职，在共同目标的推动下分工明确，互相配合，为办公室管理考核评价提供依据，从而提高工作效率，加强规范化、科学化管理。随着信息技术和计算机技术的不断推进，以及人们环保意识的不断提高，无纸化办公已经成为办公室管理工作的发展目标之一，OA 办公是办公自动化的重要方式，学校应该加强办公室的软硬件设施建设，加强信息化管理，从而减少中间流程，有效提高办公室工作效率和服务质量。

（二）加强监督管理

要定期或不定期检査办公室部门和人员工作情况，如档案文件、涉密文件是否严格按照规定进行存放、传递、销毁等，检査相关办公设备、通知传达是否符合要求等，同时学校要完善监管机制，并制定配套的奖惩机制，将工作责任具体到每一个人，明确办公室工作人员的管理权限，并将工作完成情况纳入到绩效考核中，进一步提高办公室工作人员的工作主动性。

（三）加强人员培训，强化队伍建设

学校要加强对办公室工作人员的技能培训，培养工作人员的技术知识和基本操作能力如通过讲座、案例分析等多种方式帮助员工了解不法分子的窃密手段和窃密渠道，给办公室工作人员进行办公设备、系统软件操作培训等，拓宽工作人员的知识体系，提高办公室工作人员的计算机应用水平，使得办公室工作人员能够更好地满足新形势下的管理工作需要，办公室人员要在不断的实践中真正的掌握办公室管理技能，提高自身业务素质。服务也是办公室的重要职责，与办公室管理相辅相成、相互促进，办公室工作人员要树立正确的服务意识，提高服务质量，首先，办公室工作人员要学会换位思考学会站在服务对象的角度上思考问题，用最短的时间快速高效地解决问题，其次，办公室工作人员要提高对小事的重视程度，办公室的工作很多都是基础的事务性工作，但一些看似不起眼的小事却有可能会引起一些不良的连锁反应，因此办公室工作人员要树立高度负责的责任意识，认真做好每一件事，依靠良好的服务促进管理工作效能的提升。

（四）提高信息的及时性和敏锐性

信息是领导进行管理和决策的重要基础，办公室工作人员要加强对信息的搜集，并对信息进行汇总归纳，及时提供给领导进行部署决策，同时要增强信息的敏锐性和针对性，抓住师生需求的“痛点”，帮助领导了解师生的真正需求和客观困难，进而带动全校工作的顺利开展。建立AB 角岗位制，増强补位意识AB 角是组织管理制度中常见的一种组织模式，指某项业务有至少2 位人员能够独立完成，在平常工作中，每个人主要承担几项核心业务，同时保持对另一个工作人员的业务有所熟悉，形成A 不仅能够完成自己的本质工作，也能了解B 目前正在做的工作，同样B 也是一样的状态。当A 临时有事而不能正常完成工作时，则B 可以立即挑起A 的担子，确保学校的各项工作始终有人能够执行。

（五）强化8S 管理，提升工作质效

所谓8S 是指整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全、节约、学习等八个方面，应用8S 管理方法的目的是优化办公布局、净化环境、节约成本、消除隐患、提升效率等，使工作人员更快进入工作状态，提升办事效率。办公室内往往书山文海，布局混乱，办公桌椅摆放混乱，文件资料往往做不到第一时间归类放置，甚至办公室都不会定期打扫，这些严重影响了工作效率，也会影响工作人员的心情和心态，工作人员不能静下心来认真工作。因此，办公室要制定目标责任制度，各司其责。各人按各项规章制度，做到定期整理文件资料，及时把确定无用的资料处理掉，定期更換办公布局，打扫卫生、净化环境，办公人员分工合作，形成行之有效的部门管理制度，并做到严格按照制度执行。

结论：总而言之，办公室管理是学校管理体系的重要组成部分，高校办公室要紧跟时代潮流，加强信息化管理，加强信息安全管理，加强制度建设，提高办公室管理水平，从而促使办公室能够更好地服务于学校发展。