教育档案管理问题与优化方式探究

刘君

（无棣县教育装备服务中心，山东 滨州 251900）

近年来，随着我国教育事业的快速发展，教育档案管理工作受到了业内人士的高度关注，为保证教育档案管理的有效性，需要不断优化管理模式，提高管理人员的综合素质，促进教育档案管理工作的顺利开展。然而就实际情况来看，我国教育档案管理依旧存在较多问题，比如教育档案管理的重视程度不高、缺乏专业的档案管理人才、档案管理的方式较为落后等等，这些都影响到教育档案管理工作的效率及质量，需要结合实际情况对其进行优化，为教育档案管理的发展提供有利支持。

一、教育档案管理中存在的问题分析

（一）对教育档案管理缺乏重视性

在进行教育档案管理工作的时候，组织领导者对教育档案管理的重视性起到了至关重要的影响作用，若是领导者对教育档案管理的重视性不足，对教育档案管理的投入较少，势必会影响到教育档案管理工作的开展，也制约着教育档案管理的持续发展。由于领导者对教育档案管理的重视性较低，未能配备专业的档案管理人员，这些档案管理人员的工作经验较少，且未能受到管理制度的约束，使得教育档案管理过程中存在工作散漫、敷衍心理较重等情况，严重影响到教育档案管理工作的质量[1]。

（二）缺乏专业的档案管理人才

作为教育档案管理的主体，若是档案管理人员的能力及素质无法达到要求，既无法保证教育档案管理工作的质量，也容易出现操作不当、管理混乱等不良情况，不利于教育档案管理的持续发展。虽然档案管理人员具备一定的专业知识和工作技能，但是对新知识、新技术的学习存在一定的抵触心理，未能充分发挥现代高新技术在教育档案管理中的作用，难以满足教育档案管理的实际需求。同时，部分档案管理人员的职业道德素养有待提升，很容易出现因人为因素造成的管理问题，给教育档案管理工作的开展带来更大挑战。

（三）档案管理方法较为落后

在传统的教育档案管理过程中，普遍都是对档案资料进行收集和整理，之后将其保存到档案室内的柜子中，没有做好档案的分类和保密工作，导致档案丢失、档案不完整等情况频繁出现[2]。同时，在互联网时代背景下，网络技术已经深入到我国人民的日常生活中，想要保证教育档案管理的有效性，就必须要坚持与时俱进的原则，将计算机网络与教育档案管理相结合，以此提高教育档案管理的便利性及有效性。但是就实际情况来看，档案管理人员对计算机网络的应用能力比较有限，难以实现计算机网络与教育档案管理的有效结合，给教育档案管理工作的开展带来一定挑战。

二、教育档案管理的优化方式分析

（一）不断完善档案管理制度

通过对档案管理制度进行持续地优化和完善，能够促使管理人员按照相关要求进行操作，保证档案管理工作的有效进行，使教育档案管理的整体效率及质量得到保障。对于档案管理制度的完善，需要合理优化教育档案的查阅制度，要求相关人员经过审核之后才能够进行档案翻阅，防止出现学生档案泄漏等不良状况。同时，在针对教育档案进行翻阅时，要保证档案的安全性，不能对其造成破坏，比如留下手印及其他污印等等，也不能对其进行复制或将其带出档案室。在针对教育档案进行转移的时候，需要将相关注意事项传递给每一个人员，做好档案保护工作，避免出现档案丢失等不良情况。此外，需要对档案传递制度进行优化，做好档案传递之前的密封工作，直到学生毕业之后，可以让学生带走个人档案，为学生往后的就业和学习提供便利[3]。

（二）加强档案管理队伍建设

在进行教育档案管理工作时，档案管理队伍的素质水平对整个工作的开展起到了决定性的影响作用，这就需要积极加强档案管理队伍的建设，不断提高档案管理队伍的整体素质，为教育档案管理工作的开展提供有力的支持。在教育档案管理队伍的建设过程中，需要合理设定教育档案管理的准入门槛，确保档案管理人员具备扎实的理论知识和专业的工作技能，促进教育档案管理的有效进行。其次，需要明确各个档案管理人员的工作职责，使其能够充分认识到教育档案管理的重要性，进而以严谨、细致的心态做好各项工作，使教育档案管理更具有规范性及有效性。最后，需要加强对档案管理人员的培训工作，将新知识、新技术传授给档案管理人员，使其能够熟练运用这些知识和技能，正确处理教育档案管理中存在的问题，使教育档案管理的服务水平得以有效提升。

（三）科学创新档案管理模式

在信息化时代的发展背景下，我国教育档案管理逐渐发展向信息化和现代化，开始将信息化技术应用到教育档案管理领域中。充分发挥现代信息技术在教育档案管理活动中的功能效用，能够有效提高教育档案管理的效率及质量，使教育档案管理的各项需求得到充分满足[4]。随着我国教育档案管理的持续发展，其工作内容越来越复杂，仅仅依靠传统的管理模式很难完成预期目标，这就需要将电子信息技术与教育档案管理相结合，以此促进档案管理工作效率的提升，使教育档案管理能够适应时代发展的要求。在进行教育档案管理工作时，档案管理人员要重视对新知识、新技术的学习和运用，并结合教育档案管理的实际情况进行合理改进，不断提高教育档案管理的信息化水平，使教育档案的利用价值得以充分发挥。

三、结语

综上所述，随着我国进入信息化时代，教育档案管理逐渐暴露出一定不足之处，这就需要采取有效方式对其进行改进，促进教育档案管理朝着更好地方向不断发展。因此，为促进教育档案管理的顺利开展，需要充分了解教育档案管理的现状，不断完善档案管理制度、加强档案管理队伍建设、科学创新档案管理模式，使教育档案管理的工作水平得以有效提升，为我国教育事业的发展提供有利支持。