学生档案管理在学校建设中的重要性分析

向珂

（恩施州卫生学校，湖北 恩施 445000）

一、前言

随着人们对档案管理的日益重视，中国档案工作的水平特别是档案管理和信息技术的有机结合得到了极大的改善，从而大大改善了档案管理的合理性和完整性，提高了管理工作的质量和效率。在组织档案中的信息的过程中，数字档案起着非常重要的作用。因此，相关人员应充分认识到数字归档在档案信息化配置中的重要作用，更深入地研究在档案中配置数字档案时出现的问题，并采取有效的策略来有效地解决这些问题，使数字档案馆可以充分实现其在学校建设过程中的价值[1]。

二、学生档案在学校建设的重要性

（一）学生档案数字化在创建文件信息中的重要角色

传统的文件管理方法相对封闭，不可避免地存在某些限制。档案信息化打破了这些传统的管理模式，并向开放方向发展了文件管理操作，这改变了传统文件管理的信息存储和利用能力，并将其转化为信息收集和服务能力。这有助于合理化档案信息资源的分配，对于学校而言，学生的数量大，学生档案的数量更是巨大，很难通过人工的方式进行储存，特别是对于一些需要多方沟通的档案，如果只能通过邮寄的方式进行传递，则很有可能在邮寄的路途中发生丢失等情况。因此，实现档案信息组织不仅可以保证档案的长期作用，而且可以实现高校之间档案信息的资源共享，具有重要的价值。

（二）学生档案信息化可以提高文件管理任务的效率

传统的文件管理方法（包括文件收集，排序和分发）由文件管理器手动执行。但是，随着信息量的不断增加，文件管理的复杂性和难度正在逐步提高，传统的管理方法已不能完全满足任务的要求。将高校的学生档案数字化应用于存档信息组织可进一步提高网络和存档管理的自动化程度，大大降低文件管理难度，并更改以前传统的管理模式，可以实现通过单个输入执行的繁琐管理任务。同时，对于校史馆而言，对学生的档案信息化可以使文件管理以及文件查询和检索变得更加容易，从而大大提高了文件管理效率。学校经常需要查询一些校友，如果只有纸质的文档则需要耗费大量的时间和精力，信息化学生档案可以让学校更快捷的找到需要的信息[2]。

三、学生档案信息化在建筑学校信息化中的主要问题

（一）数字档案馆并没有完全意识到档案馆信息化配置中的资源共享

一般而言，在数字档案馆建设的实际工作中，高校与高校系统之间的有效通信较少，在文件信息交换过程中造成一定困难，阻碍了文件的水平链接。文件管理操作不能完全实现文件信息资源共享的情况，严重影响文件管理的质量和效率。针对这一问题，我们将尽可能加强档案馆之间的横向沟通，积极征集大量意见，完善与建立档案信息馆藏数字档案馆有关的标准和规范，并逐步健全数字档案馆。要想构建一个信息系统，就必须实现档案信息资源的全面共享。对于学校而言，经常出现学生转学或者升学的情况，如果不能够很好的实现信息共享，那数字化的信息就是封闭的，没有办法发挥出其重要作用。

（二）文件管理代理未重视数字文件

在大数据时代的背景下，各种信息化组织在各自的领域中都有自己的职能，但是人们并未全面考虑数字档案管理的未来发展趋势和数字档案的重要性。在学生档案信息建设中，数字档案的发展没有正确的方向，始终是盲目的。但是在当前环境下，数字档案应该成为档案管理发展的主流趋势。由于现在的高校进行文件管理时没有重视数字文件，因此数字文件不仅没有发挥真正的作用，而且在某种程度上降低了文件管理任务的效率[3]。

（三）数字文件在组织档案信息方面标准化程度较低

不完全标准化也是建立数字信息档案馆的主要挑战之一。在实际的文件信息组织中，数字档案没有形成统一的规范标准，这导致文件管理人员面临问题，并采用发现和解决问题的方法，并且缺乏组织数字文件信息的长期计划。另外，由于数字文件管理过程中使用的格式和数据不同，缺乏规范对文件信息传输的质量和效率也有重大影响。

四、解决问题的有效方法

（一）资源共享模式的改进

如果学校之间的数字档案馆没有在档案信息的组织中实现全面的资源共享，那将不可避免地影响数字档案馆的使用。因此，学校需要在档案信息的构成中改善数字档案的资源共享模式，促进数字档案管理的网络发展，使档案信息真正共享资源。同时，在此过程中，有必要加强对数字文件管理的安全监管，以确保文件信息的安全性。如果所有的学校都能够实现资源的共享，就能够更好的实现学生档案之间的传递，同时保证传递的及时性和准确性[4]。

（二）改善数字文件的可管理性

学校的档案管理者要充分认识数字档案在组织档案信息中的重要作用，根据实际需要调整和优化档案管理结构，制定科学合理的数字档案管理方法，在组织档案信息时有效提高数字档案的可管理性。同时，学校的相关文件管理部门应加强对相关软件操作和专业知识的培训和教育，最大限度地提高文件管理人员的整体素质，提高数字文件的可管理性。

（三）建立完整的标准规范

学生档案的数字化是为了使档案在组织档案信息时能充分发挥其功能，档案管理部门必须在创建档案信息时根据相关的法规和数字档案的实际情况通知数字档案，标准管理规范。因此，标准规范成为数字档案管理的一种限制机制，有效地提高了档案信息组织的标准化程度和标准化程度，提高了档案信息组织水平，有利于学校的建设。

五、结束语

综上所述，在学生档案管理的发展过程中信息管理是必然的发展趋势，数字文件在档案信息组织中的应用起到了积极的作用，对学校建设有着重要意义。但是，在档案信息的建设中，数字档案必然存在一定的问题，这将对档案信息组织的质量和效率产生负面影响。因此，学校的相关的文件管理人员应真正意识到数字档案馆的重要作用，并寻找合理有效的措施来有效解决它们，以改善档案馆的管理的效率和质量。