事业单位文书档案信息化管理的优化途径

（齐齐哈尔市梅里斯达斡尔族区人力资源和社会保障局，黑龙江 齐齐哈尔 161021）

随着事业单位的不断发展增大，在日常工作中涉及到文件也不断增加，传统的文书档案管理模式已无法满足文书档案发展的需要。将信息技术引入到文书档案管理工作中，进一步提高文书档案信息管理水平，可以实现文书档案信息的有效利用。

一、事业单位文书档案信息化管理的重要性

文书档案管理工作是事业单位日常管理工作中较为重要的一项内容，在传统文书档案管理工作中，工作十分繁琐，档案管理人员每天都需要面临大量的工作量，档案工作效率提升难度较大，易出现疏漏和错误。在当前信息化时代环境下，将信息技术与文书档案工作相结合，促进档案信息化管理水平的提升，能够更好地发挥出文书档案的价值。针对于文书档案信息化建设，宜重视各种先进技术的合理运用，建立文书档案管理系统，能够实现档案信息的快速收集和整理，提高档案信息集中化管理水平，可以为档案信息的开发利用创新良好的条件，促进事业单位文书档案管理效能的提高。特别是文书档案信息化建设水平的提升，实现了文书档案信息的便捷和快速收集和查找，而且借助于网络优势，档案信息传输速度较快，这对于文书档案在单位内部共享的实现提供了重要的保障，有利于更好地发挥出文书档案信息的重要作用和价值。

二、事业单位文书档案信息化管理的优化途径

（一）转变文书档案管理观念

在文书档案信息化建设工作开展过程中，需要根据时代发展特点来积极转变档案管理理念。由于一直以来各单位对于档案管理工作缺乏足够的重视，这就导致文书档案信息化建设相对滞后。事业单位领导需要转变观念，对文书档案对单位发展的重要性有一个深入的认识，加大对文书档案信息化建设工作的支持力度。不仅要积极配置完善的软硬件设计，为文书档案信息化建设提供良好的物质保障。同时还要结合单位自身的实际情况，构建完善的管理体系，规范文书信息化管理流程，提高文书档案管理工作的规范化和标准化水平，更好地促进文书档案实际效用。

（二）建立健全文书档案管理制度

事业单位文书档案信息化管理工作的开展离不开完善的制度支持。事业单位领导者需要加强对文书档案信息化管理的重视，并积极转变思想观念，重视文书档案管理制度的建设，使文书档案信息化管理工作能够的章可循。由于文书档案信息化建设过程中需要借助于计算机技术和网络，因此还需要构建完善的数据管理制度，积极推进档案信息数字化转化，并制定具体的安全管理和保密管理措施，确保档案信息的真实性、完整性。另外，在档案信息化建设过程中各部门还需要积极加以配合，不断促进制度的完善，规范档案信息化管理的标准和流程。

（三）建立科学的档案管理信息化平台

借助于信息技术来打造文书档案管理信息化平台，并对平台的功能进行不断完善，实现文书档案的收集、加工、保存和查询，并针对平台进行不断完善，使文书档案的管理和利用更具便捷性和高效性。在实际工作中，还需要建立文书档案信息管理系统，进一步简化文书档案管理工作流程，提高文书档案管理工作的水平。而且还能够进一步保证档案信息的真实性和完整性。文书档案信息化建设为档案管理和利用工作带来了诸多的便利，但同时也带来了相应的安全问题，这也对文书档案安全管理工作提出了更高的要求。在文书档案管理工作中，需要将单位内网与外网分开，通过设置隔离层来保护档案信息的安全，进一步确保文书档案信息系统安全、稳定的运行。

（四）建立档案信息共享机制

在当前文书档案信息化建设过程中，由于档案信息呈现出逐年增加的态势，为了能够进一步提高文书档案工作的水平，在实际工作中需要建立档案信息共享机制。具体需要将文书档案管理工作与云计算技术相结合，实现文书档案的云端存储，并通过打造档案云平台，可以设定具体的访问权限，档案利用者根据自己的权限还实现对平台的访问，进行信息阅览和查询。对于单位上传至档案云平台的信息，需要对文书档案信息进行分类和筛选，将开放的且具有业务协同性的文书档案信息进行上传，这样通过云端档案信息的共享能够更好地发挥出文书档案的价值。另外，事业单位上下级部门之间也需要实现文书档案信息的共建共享，为各类政策和文件的传递带来诸多便利。

三、结束语

在当前信息时代背景下，事业单位文书档案管理工作面临着严峻的挑战。特别是大数据技术的发展，更迫切要求事业单位文书档案要加快信息化建设的进程。在实际工作中要针对文书档案信息化建设体系进行不断完善，充分地发挥出先进技术的优势，促进文书档案管理信息化水平的提升。