信息化背景下档案管理方案探究

（黑龙江省佳木斯市建三江第一高级中学，黑龙江 佳木斯 156300）

引言

当前我们已经进入数字化时代，关于企业的档案管理工作也需要进行创新改革。如果企业的档案管理人员还是以传统的档案管理方式进行该项工作，则无法满足当前信息化时代的要求，从而对企业的发展产生不利的影响。因此，就企业中从事档案管理的工作人员应当积极学习先进技术，将信息化时代的高新设备引入到自身的工作当中，只有这样，才能真正的提高档案管理的工作效率和水平，才能让自身企业顺应时代而逐步发展。

一、我国档案管理工作在信息化的背景下所存在的问题

（一）档案管理理念落后

在一个企业中，档案管理工作是企业运行发展的基本组成部分。其包含着员工档案资料管理、设备档案管理以及经营合同管理等相关工作。这些资料为企业的日常工作提供者重要依据。但现如今，就我国大部分企业的档案管理工作来看，许多档案管理人员思想陈旧，没有认识到档案管理工作的重要性，缺乏创新管理意识，不重视信息化设备的应用，在实际的工作过程当中依然沿用传统的档案管理方式。

这样的工作方式不仅不能够提升档案管理的效率，还会抑制企业的稳定发展。

（二）档案管理流程繁琐

目前就我国各个企业的档案管理工作的实际情况而言，从事该项工作的管理人员职业素养参差不齐，并且这部分员工大部分没有经过系统化的培训，从而缺乏足够的专业技能，没有先进的工作理念。在信息化背景下，企业当中档案管理人员没有对自身企业的档案管理工作过程进行缩减优化，从而使档案管理工作流程依然繁琐。这样繁琐的工作流程无疑会大大降低档案管理工作的效率，在工作过程中浪费大量的时间，这些问题都不利于企业的发展。

（三）档案管理存在较大风险

在如今数字化时代当中，大部分企业已经将档案管理由传统的纸质档案管理方式转变为电子档案与纸质档案的双重管理方式。网络技术、计算机技术的普及和电子文本的出现，为企业的档案管理人员提供了极大的便利。但这样的管理方式也存在着较大的风险，而且部分企业的档案管理人员依旧采用传统的档案管理方式，从而提高了风险系数。如果电子档案被犯罪分子通过网络盗取或修改，轻则会出现信息泄露，重则会出现安全事故，这样会严重的损害企业的利益，甚至是社会的安定。

二、信息化背景下档案管理工作的创新方案

（一）树立工作人员档案管理创新理念

想要提高企业的档案管理工作效率，首先需要培养员工具有想要的职业素养，提高其档案管理理念。思想对人体行为的具有导向作用，是工作人员充分认识到档案管理工作对于企业在信息化背景的重要作用，才能有效调动档案管理人员的工作积极性，从而使其以积极的态度认真负责的进行档案管理工作。

档案管理工作是企业发展的重要基石，企业的领导人员需要首先认识到档案管理工作的重要作用，树立档案管理创新理念，为档案管理工作效率的提高采取相应的措施，以自身作为榜样积极带动档案管理人员的工作积极性，使每一个从事该工作的员工都树立起档案管理工作的先进理念。除此之外，企业还需要重视培养管理人员的信息化能力，使其能够利用先进技术来提高档案管理的工作效率。同时企业也应当制定合理的奖惩制度，定期对档案管理工作进行公证考评，以此来提高工作人员对于档案管理工作重要性的认知。

（二）需要创新档案管理方式

档案信息化管理的各个阶段对于管理方式的要求无疑是不一样的。从档案当前阶段的信息化管理发展水平来说，需要着重在几个方面把好关：其一，进一步增强基础业务管理水平。即便档案管理实现了较高的信息化水平，但是这不代表基础业务会因此而过时或者是完全被废弃。现阶段来说，完全可以借助信息技术完成数字化档案，然后将这些数字化后的档案精心保存下来，再通过档案编研使得纸质档案变成“记忆工程”。其二，要做好对标及学习。信息时代行业之间进行跨界合作的情况越来越多，而且这些合作往往取得了令人意想不到的让双方共赢的效果。因此在信息化背景下，从事档案管理的工作人员应当学习先进的技术，脱离传统的档案管理范围，多与其他行业的档案管理工作比对学习，去看看其他行业在档案信息化管理中的创意点子是否可以运用到自己单位的档案信息化管理实践中去，不断创新档案管理方式，有效提高档案管理效率及质量。

三、结语

如今世界已经步入数字化时代，我国的各个企业也在信息化背景下发生着巨大的变革，在档案管理工作方面尤为明显。传统的档案管理工作方式已经很难满足当前时代的发展，各企业需要不断的创新档案管理方式，树立新的管理理念，这样不断创新式管理方案才能够顺应时代的脚步推动着企业的前进，从而使社会全发展。