数字化在房地产档案管理中的应用

安永强

（河北省保定市涞源县自然资源和规划局，河北 保定 074300）

一、房地产档案全面实施数字化技术的必要性

在房地产档案管理工作中全面应用数字化技术，能有效提升各项管理工作效率，节约较多管理实践。档案管理人员逐步被后台管理员所取代，能减轻各项工作压力，提升工作效率，在后台中通过数据维护以及网站信息更新便能做好各项管理工作。在档案搜寻以及资料调取中，在系统中输入关键词便能有效查询，不需要对各类复杂多样的纸质文件进行处理。其次，通过数字化技术应用还能有效降低档案管理错误率提升，在传统档案管理系统日常应用中，大多都是通过多个工作人员对需要管理的资料进行人工录入，工作任务繁重，劳动强度较大，会由于人们主观因素影响导致各项错误问题发生。目前合理应用数字化技术能对此类错误进行控制。通过上传资料方式收集档案，保存之后进行提交，系统会提示各项操作中存在的问题，然后选择直接提交或是进行修改，各项提交的资料转到系统后台中，依照不用项目、时间差异等进行树状保存，能有效提升管理效率。

二、房地产档案管理中数字化技术应用的基本原则

在房地产档案信息管理过程中应用数字化技术首先要全面实现安全性原则。安全原则就是避免硬件与软件受到人为方面以及自然方面的危害，就是避免房地产档案损失，或是发生遗漏。所以当前房地产档案管理人员需要完善各项管理制度，应用不同管理技术，全面提升档案管理安全性，合理设置用户基本权限，对各项数据进行备份，定期对应用软件及时进行更新，使得档案能安全长久保存。其次，在各类档案管理中，真实性是基本原则，对于不同虚假信息需要及时进行完善，避免对后续档案应用产生较大限制作用。真实性不仅是管理观念，也是基本管理要求，需要通过不同技术与制度来控制。传统手工档案管理到现阶段计算机系统数字化档案管理，此类管理转变的主要原因就是因为数字化档案管理具有便捷性特征，便于信息查询管理。房地产档案处理工作全面完成之后，不会受到时间以及地点限制作用，用户可以快速浏览多项信息，并且相同档案能通过多人进行查询，查询过程中不存在较大干扰性。最后房地产档案管理中还具有可读性特点，就是档案通过存储、传递、压缩、加密、媒体转化、信息迁移之后依然能通过可理解方式进行传输，各项内容完整度与真实性较高。可读性是房地产档案有效保存与应用的基础，发挥档案本身的可利用价值。

三、强化房地产档案管理的对策

（一）档案索引与查找时数字化技术精确应用

比如在档案信息查找过程中，有部分业主在办理各项业务过程中需要应用到房地产买卖合同以及多项资料复印件，如果没有应用到数字化技术，档案管理人员需要进入到库房进行档案查找与提取。在档案查找过程中有时难以找到档案，导致此类问题发生的主要原因如下：业主未能对房屋进行权属登记，其中主要有房屋移交、变更、质押、注销以及补登等。在档案分类放置过程中未能放对具体存放位置。最后，有部分档案管理人员由于个人主观原因将多项档案混合放置，这样会产生档案“伪丢失”现状。当前通过合理应用数字化技术，能建立电子档案，在档案管理中有明确的数字化索引，在相应栏目中输入关键字进行搜索，便能快速找到满足要求的文件档案。通过高效化、精确性检索，能降低人为操作产生的失误问题。数字化方式查询档案，能节约档案查找时间，节约工作量，简化查找程序。

（二）档案统计工作数字化技术应用

将数字化技术应用到房地产档案管理工作中，通过发挥数据统计应用价值能全面提升档案管理工作实效性。随着社会多领域与多项技术全面发展，在房地产档案管理过程中不能单方面将各项业务作为自身财产管理的重要依据，也需要为社会发展以及多个部门决策活动提供基本参照依据。房地产档案数字化技术就是通过互联网技术与各类信息共同组成的档案统计模块，在此模块中，档案能进行不同类别划分。但是有效存储原始档案凭证也至关重要，要对原始依据进行保存。但是房地产档案管理工作中涉及较多数据汇总以及数据统计，通过数字化技术合理应用，能提升数据整合统计效率。

（三）系统权限设置安全性中数字化技术应用

数字化技术在较多应用软件中具有较大应用权限，此类权限也能应用到数字化档案管理软件中。档案登记人员主要工作职责是做好各项登记记录工作，审核阶段做好资料审核工作。不同部门管理人员不仅是独立个体也是统一的整体。在房地产档案管理中涉及较多个人隐私以及多项业务管理，所以对业主信息完整性以及保密性进行控制至关重要。通过数字化技术在管理系统中能将房地产档案管理区域进行有效分隔，比如户籍管理系统等，各个程序在连接过程中需要强化权限设置。在完整的房地产档案管理系统中，相关管理人员要在档案管理中要合理应用数字化技术，在提升档案管理安全性基础上，对档案管理进行层次性划分。

总之，数字化技术应用能实现房地产档案科学化管理，便于各项信息有效传递，还能降低人为管理多项失误问题。近些年随着房地产信息文件管理量不断增多，要全面优化传统管理模式，汇集更多管理技术，从实践中发挥出数字化管理技术应用价值。