基于信息化平台的高校学籍档案信息整合利用模式与方法研究

文·李凤莲 孙华

（作者单位：山东大学档案馆）

高校学籍档案是记录和反映学校招生录取、学生在校期间学习、生活情况的材料，是对学生奖励、处分、休学、转学等情况的原始记录，是学校档案的重要组成部分。它不仅对高校教学、科研等活动产生重要影响，而且对学生日后生活、工作等都具有重要作用。随着信息化的快速发展，对高校学籍档案的利用也提出了新的要求，为适应时代发展需要，构建基于信息化平台的学籍档案信息整合利用模式，深入开发利用学籍档案信息资源势在必行。

一、高校学籍档案信息化平台建设的重要性

（一）有效保护原始学籍档案的必要手段

高校学籍档案是学生在校学习期间逐步形成的各类原始资料，真实地反映了学生在校期间学习和生活全貌。由于学籍档案具有原始性、凭据性、权威性，其利用率也在不断提高。例如，用人单位甄别学历真伪、就业履历、学业深造、出国留学、资格认证以及学生补办毕业证等，都需要查阅利用学籍档案。根据山东大学利用信息统计，学籍档案利用约占全馆档案利用的85%左右，尤其自2015年以来，全国开展干部人事档案审核工作，严格审查“三龄两历一身份”，重点审核干部的学历、学位、出生时间、工作经历等重要信息，学籍档案的利用率更加大幅提升，年均利用达上万人次。由于原始学籍档案都是纸质载体，有的生成时间还比较久远，经常取出归还、翻阅复印，会加速纸张的磨损、老化等，对档案的损害极为严重。另外，纸质载体的档案，需要人工查询和调阅，存在一定的误查率和漏检率。所以，对纸质学籍档案进行数字化管理，构建学籍档案整合利用信息化平台，对保护纸质档案意义重大，刻不容缓。

（二）有效进行学籍档案信息整合利用的必然要求

随着各大高校的扩招以及高校间联合办学、合并等，使得许多高校拥有了众多校区，给利用者利用档案带来了不便。以山东大学为例，山东大学是一所历史悠久、学科齐全的教育部直属重点综合性大学。从诞生起，学校先后经历了山东大学堂、国立青岛大学、国立山东大学、山东大学，以及由原山东大学、山东医科大学、山东工业大学三校合并组建的新山东大学等几个历史发展时期。学校规模宏大，形成了一校三地（济南、威海、青岛）的格局，并且在济南本地又有多个校区。多次的校校合并，机构重组、专业调整，导致学生学籍档案多次移交归档，档案资料的完整性受到影响。另外，由于学籍档案由各个校区保存，同一个学生的学籍档案可能分存于不同地点，查阅档案要奔波于不同校区，给利用者查档造成困难。为此，山东大学自2017年开始投入大量经费用于学籍档案信息化建设，目前山东大学档案馆数字化一期项目已经完成，二期正在进行中。

（三）提高学籍档案服务水平的有效途径

通过高校学籍档案信息化平台建设，实施档案的网络化管理，学校各部门可以将学生的学籍信息录入数据库，实现信息共享。同时，档案信息化平台的建立，使档案检索更加方便快捷，且不受地点、空间的制约，大幅提高了档案资源的利用率。学籍档案利用方式的改变，让档案工作者从繁琐的手工劳作中解脱出来，也让学籍档案的检索利用实现了质的飞跃。此外，学籍档案信息化平台的建立，还可以实现学籍档案信息的远程服务，极大地方便了利用者，让“数据多跑路，群众少跑腿”的梦想成为现实。

二、构建基于信息化平台的高校学籍档案信息整合利用模式

（一）建立健全档案信息化平台的管理制度

首先，建立管理架构顶层设计，确保信息化平台建设切实可行。学校成立档案信息化工作小组是信息化平台建设的领导机构，由分管信息化工作的校长和相关职能部门负责人组成，确定人员范围、分工和责任；档案馆成立信息化建设顾问与咨询专家团队，提出需求与标准，把关立项与验收。这种组织机构的确定和多部门联动，可以解决跨部门间无法协调解决的许多问题，更加高效地开展工作，确保信息化平台建设的顺利进行。

其次，制定学籍档案数字化标准与规范，使学籍档案数字化数据统一规范，便于数字档案信息资源的整合、互联和共享。例如，根据《中华人民共和国纸质档案数字化技术规范》，对纸质学籍档案数字化过程中的质量标准、加工操作、扫描参数、扫描数据验收等方面制定规章制度，使学籍档案数字化有据可依、有章可循。

再次，制定电子文件管理标准体系框架。根据《电子文件归档与电子档案管理规范》的要求，制定电子文件归档元数据规范、电子文件资源分类规范、电子文件管理系统接口规范、电子文件通用元数据规范等，使电子文件满足真实性、可靠性、完整性和可用性的“四性”要求。

（二）构建学籍档案信息化平台，加快存量档案数字化速度

所谓学籍档案数字化，是指运用现代技术和设备对传统学籍纸质档案进行信息化处理，使之成为能够进行采集、整理、存储、管理的数字模式，并可以通过网络实现共享利用。学籍档案信息化平台是以馆藏纸质学籍档案为基础，搭建一个以网络技术为背景的学籍档案数字化平台、资源共享平台、管理平台、服务平台以及综合应用平台，实现数字化档案资源的网络化存取、分布式管理和一站式服务。目前，学籍档案信息化平台主要包括学籍档案数字化加工、学籍档案信息著录和学籍档案查询与展示三个模块。通过信息化平台构建，可以有效整合学籍档案信息，使学籍档案利用服务方式更加便捷，最大限度地满足了学籍档案资源共享需求。

（三）建立电子文件归档管理系统，对增量电子学籍档案进行实时归档利用

利用学校信息化建设平台建立的电子文件归档管理系统，与OA系统、研究生教育系统、本科生教务系统、继续教育系统等对接后，可以进行电子文件同步归档工作，还能够实时在线地向本科生教务系统、研究生教育系统、继续教育系统采集毕业生信息数据，并按照档案管理要求进行规范化转导，设计相应的课程对译、报表打印等功能，实现了对所采集电子学籍档案数据的有效利用。

三、构建基于信息化平台的高校学籍档案信息整合利用模式应注意的问题

（一）信息化平台定位要准确

学籍档案信息化平台建设定位准确，才能构建合理、科学、实用。因此，档案数字化信息要遵循规范化、标准化的原则，实现校内所有有效学籍信息数据的流通与共享；应用系统要统一、兼容，以实现不同系统的合理分布与架构；数字资源要集成化、系统化，以便于学校管理者和系统应用者能够顺利进行数字资源的存储和数据挖掘。

（二）要选择专业可靠的档案数字化业务外包公司

档案数字化外包是高校实现档案管理数字化、信息化的主要途径。档案部门在选择外包服务提供商时，要对外包商的技术能力、业务处理能力、财务状况、新技术的研制与开发能力等进行全面评估与审核，从中选择能力强、信誉好的服务商。主要包括，一是要对外包商的专业实力进行资格审查，审查其是否持有相关的资质证书和证明。二是要对外包商的能力进行审查，审查其拥有的技术设备和开发的软件或其它技术产品能否满足需求。三是要对外包商的经验、品牌和信誉进行审查，通过该公司完成的项目表，评定其在软件工程工具、配置管理方法、管理技术人员、控制项目成本和质量的能力及水平，并针对其他用户对该外包商的满意程度，进行外包商的选择。

（三）要注重信息化档案专业人才的培养

信息化档案专业人才的培养，是学校档案信息化可持续发展的保证。信息化档案人才是指具备一定的信息化管理水平，同时又具备档案专业知识的人。学校要重视这方面的人才引进和培养，以保证学校学籍档案信息化后续工作更好地开展。

信息化平台的构建，为学籍档案信息整合利用提供了无限的可能。各高校要顺应时代发展，大力推动学籍档案数字化建设，使学籍档案的功能得以最大限度地发挥，价值得以最高程度地实现，使其更好地为个人、企业、社会服务，促进高校更好、更快地发展。

● 参考文献●

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[2]张婷.学籍档案数字化建设的急迫性与重要性分析—以贵州大学为例[J].兰台世界，2018.6

[3]李春刚.档案数字化建设实践的探讨[J].电子测试2016.1