大数据时代档案馆路在何方

文·黄晓霞 周桂燕

（作者单位：临沂市档案馆／临沂市高级财经学校）

近年来“大数据”成为热词。大数据在各行各业展露头脚，并发挥出巨大优势，尤其此次抗击新型冠状病毒斗争中，大数据更是发挥了至关重要的作用。大数据为我们的工作、生活带来了便利，同时也对每一个行业的业务职能领域带来了剧烈的冲击。作为数据家族“大户”的档案馆，正面临着前所未有的严峻挑战，大数据时代档案馆工作应如何开展、如何创新、前方的路该怎么走？是档案人当前亟待思考的问题。

一、大数据时代档案馆面临的挑战

（一）对档案馆社会角色的挑战

在大数据时代背景下，社会究竟需要什么样的档案馆？我们是仍着重于传统的纸质档案，继续沿袭多年来的到期移交、你来我查的单一的、被动的服务模式，还是更好地契合时代的脉搏，积极投身于大数据的收集管理中，这需要档案馆重新审视自己的目标定位。“大数据”是个大命题，不能单靠哪一个部门独立承担，而需要相关部门通力合作。在这其中，档案馆可以扮演什么角色，这就要看我们如何作为。档案馆若仍局限于以往的传统模式，不能尽快实现从“管档案”到“管数据”的转变，未来就极有可能被边缘化，我们应该有这种危机感，并以此振奋精神、担当作为。档案馆作为社会记忆的建构者与保存者，在大数据时代，保存数字记忆理应是档案馆的社会自觉与文化担当。档案馆有责任也有条件做好大数据的收、管、用，满足大众的需求，并引领大众的价值取向，成为社会主义核心价值观和爱国主义教育的重要阵地。

（二）对档案馆资源建设的挑战

大数据时代，海量的数据使得档案馆数据资源建设的难度大增。一方面，数据来源渠道愈发多元。机关团体、企事业单位、社会组织和个人都是数据的生产者，每个个体日常工作生活中产生的信息记录都可以组成一个个特殊的小型档案库。同时，每个个体也都有机会将拥有的档案信息通过网络轻松转递、发布和推广，成为数据的开发者。分散在网络环境中的数据可以自由生产、自由管理、自由流通，使得数据的收集归档变得极为复杂。另一方面，数据资源价值鉴定难度增大。由于大数据是对活动的“全程记录”而非“有用才被记录”，就使得大数据的价值密度较低，而且网络环境中各种数据泥沙俱下、真伪难辨，如何在沙里淘金，做好数据资源价值鉴定，考验着档案工作者的智慧和技能。

（三）对档案管理利用工作的挑战

档案管理方面，主要是档案数据安全面临挑战。由于档案数据信息量大、价值密度高，很容易成为网络黑客攻击的目标。同时，由于大数据时代档案服务趋向于个性化，服务的个性化就需要披露个性、攫取个人信息，这又对个人隐私安全构成了威胁。

档案利用方面，主要是融合、分析、挖掘数据和创新服务方式面临挑战。大数据时代，因为信息数量剧增，档案的价值往往散布在不同的地方，同一个事件，在众多数据库中可以找到许多分散的信息，那么如何将大量分散的信息进行融合、分析，并从中挖掘出大众需要的价值，这是档案馆提升自身业务水平的关键。另外，大数据势必带来服务的大变革。百度、淘宝、美团等网络平台都已实现了投每个人所好的个性化服务，并因此得以迅速地发展普及，为大众所青睐。相比之下，档案馆的服务方式仍局限于简单的、应付利用者需求的被动查档服务，服务产品也大多处于品种单一、内容陈旧的单调状态，如何顺应个性化服务的大趋势，找到档案服务工作的突破点，应是档案馆在大数据时代的立身之本。

（四）对档案馆工作人员的挑战

随着信息技术的不断发展，档案馆工作人员愈来愈体会到自身在思想观念、知识结构和工作技能等方面的挑战。长期以来，档案馆接收进馆单位10年或20年前的档案，馆藏内容本就有滞后性，管理上强调严肃保密，服务上处于封闭或半封闭状态，这都与数据管理要求的前期控制、全程管理、个性化服务相去甚远。档案工作者急需解放思想，更新观念，跟上时代发展的步伐。在知识结构和工作技能方面，档案馆工作人员多以档案学、管理学方面的专业人才为主，熟练于传统纸质档案的管理工作，对于现代信息技术方面的知识较为欠缺，工作技能明显不足，成为当前档案馆工作创新发展的瓶颈。

二、如何迎接挑战，寻求自身发展

（一）快速积累，做大档案大数据

目前档案馆的档案信息资源建设主要由存量数字化和增量电子化两部分组成。存量数字化已经开展了很长一段时间，积累了比较成熟的经验，完成了大部分馆藏纸质档案的数字化扫描。增量电子化是当前我们需要攻克的重点。在收集范围上，由于大数据时代带来了跨界融合，除了数字化档案和公务活动中的电子文件外，网站数据、社交媒体数据、个人日志等网络数据也逐渐被纳入档案数据的范畴。档案部门应尽快从狭义档案资源观向“大档案观”转变，扩展档案的归档范围和进馆范围，深入分析如何在庞大的网络环境中主动地获取更多更全面的数据。另外，增量电子化的技术要求比存量档案复杂得多，在保证电子档案真实性、可靠性、完整性、可用性上都需要使用更多的技术手段，这需要档案行政管理部门在较高起点上进行顶层设计、统一规划和全面指导。要不断完善增量电子化的标准制定和档案信息管理系统的研发升级；要加强电子文件前端控制和全程管理；要充分利用现代技术手段实现档案资源建设的智能化，提高工作效率，做大档案大数据。

（二）加快档案信息资源共享的步伐

档案信息资源共享我们已经提了很多年，但一直进展缓慢。近年来，数字档案馆（室）建设为档案信息资源共享提供了原料基础，下一步如何搭建平台，尽快打通档案馆之间、档案馆（室）之间以及不同部门和系统间的壁垒，实现数据整合，促进数据流转；如何有效链接存量数字化档案和增量电子档案的数据信息，都是当前加快档案信息资源共享进程的重要任务。为实现最大限度的资源共享，将来我们还可以建立云档案系统，将所有开放的档案信息资源存储其中，形成一个庞大的全国联网的档案资源数据库，这样既可以缩减档案存储管理的成本，又可以打破档案利用的时空限制，完全实现信息化条件下的各类档案信息资源的社会共享。

（三）突出个性化，全面提高档案服务质量

大数据时代智能化的挖掘技术和检索技术，为档案服务提供了前所未有的便利条件。充分利用好馆藏数据这座宝库，全面提高档案服务质量是档案馆工作的目标所在。首先，要从个性化上寻求突破。可以通过收集、分析、挖掘利用者数据，针对每一位利用者的查档习惯、查档内容，为其量身定制档案服务方式，最大限度地满足每一位利用者的个性化需求。其次，要提升档案服务产品的质量和时效。大数据的实时采集相当于为我们储备了新鲜的食材，智能检索分析相当于为我们提供了高效的加工设备，接下来就看档案工作人员如何去烹饪。我们要做的就是根据利用者的口味，用最快的速度加工出最鲜美的产品，第一时间提供到利用者手里。这个过程中速度和质量是关键，要既快又好才能满足利用者的需求，赢得大众的认同。

（四）不断提高档案工作者的整体素质

面对社会和事业的激烈竞争和严峻挑战，档案工作者难免会有本领恐慌的危机感。克服本领恐慌，唯一的出路就是学习。档案工作者不仅要不断更新档案业务知识和专业技能，还应系统地学习信息处理、数据分析等方面的知识，努力掌握现代化的科技手段和管理技术，还要广泛涉猎网络文化、用户分析等各方面的相关知识。档案行政管理部门要更多地创造机会加强对档案工作者的教育培训，拓宽其眼界格局，优化其知识结构，提高其整体素质。同时，还要不拘一格广揽人才，加快信息技术、数据分析等方面人才的引进，汇聚各界精英，以时不我待的紧迫感在时代的浪潮中抓住机遇迎接挑战，努力开创档案馆发展的新局面。