高校数字档案馆建设探究——以J市高校为例

文·毕牧 冯恩杰

近年来，我国高校规模不断扩大，信息技术在学校业务中得到广泛应用，传统的档案手工管理方式与单纯的面对面查询利用途径制约了档案馆工作效率的提升，与校内外各方面对高校档案馆不断提高的利用要求不相适应。为应对日益增长的档案数量，满足与学校各方面工作对接要求，并进一步提高档案管理水平与利用效率，数字档案馆的建设成为高校档案馆的必然选择。

一、调研背景

信息化建设的快速发展推动着数字档案馆建设进程，我国目前已有多家档案馆建设成为“全国示范性数字档案馆”，J市数字档案馆于2018年底通过国家档案局组织的测试，位列其中。随着国内各综合档案馆建设数字档案馆的工作不断取得新成就，高校数字档案馆建设也在不断推进，如中山大学、浙江大学、南京大学等高校数字档案馆建设取得一定成绩。但是从全国范围来看，各高校数字档案馆建设步伐不一致，存在较大差异。J市拥有多所高校，高校档案馆拥有丰富的档案资源，这些档案见证了J市高等教育发展的路程，是J市档案资源重要的组成部分，但J市高校数字档案馆建设步伐不一，建设工作中存在着一些问题。

二、研究设计

国家档案局颁布的《数字档案馆建设指南》中提出数字档案馆建设应当遵照“统筹规划、循序渐进，项目带动、重点突破，需求导向、保证安全，合理适用、稳步实施”[1]的原则，包括建设基础设施、开发或应用档案管理系统、推进基础数据库建设、保证数字档案信息资源的可靠可信和长期可用、满足利用需求和确保数字档案信息安全6方面内容。

本次调研以《数字档案馆建设指南》为主要参考依据，采用网络调查法与实地调查法，首先通过访问J市具有代表性的3所高校档案馆网站，了解档案馆基本情况与网站提供利用情况，然后对3所高校数字档案馆建设进行实地调查，包括对档案馆馆长或数字档案馆项目负责人进行访谈并体验建设成果。对J市高校档案馆的数字档案馆建设的实地调查分6个部分：第一，档案馆概况与数字档案馆建设项目启动时间，对档案馆概况的了解包括档案馆馆藏数量、工作人员数量与学历等；第二，数字档案馆的建设重点，主要是了解把握高校档案馆建设数字档案馆的初衷与目前主要的工作内容；第三，高校在数字档案馆建设中参照的标准规范，各高校是否有为本校数字档案馆建设项目量身定做一套标准规范；第四，资源体系构建，即数字档案馆资源的构成，是否能够做到“存量数字化，增量电子化”；第五，服务利用体系构建，高校数字档案馆提供利用主要有三个途径：信息网站、局域网内的检索利用以及外网的远程利用，通过调研，了解这3所高校的服务利用体系是否完备；最后，了解安全体系构建，包括库房安全、网络安全和信息安全，区别于传统档案馆的“九防”措施。高校数字档案馆建设的主要任务是构建资源体系、服务利用体系和安全体系，以及贯穿其中的档案管理系统的开发与应用，所以资源体系、服务利用体系与安全体系的构建和档案管理系统的使用情况为调研的重点问题。

三、调研结果分析

（一）档案馆概况

档案馆馆藏数量直接关系到档案数字化进程，馆藏基数小的档案馆档案数字化率相对于基数大的档案馆而言，在建设进度上面临难度较小。工作人员的数量与质量对数字化工作有重要影响，档案工作内容包括整理、利用两大板块，在人员数量足够的基础上，由专人负责数字档案馆项目，将更有利于对数字化全程进行监督。本次调查结果显示，建校时间最长，馆藏档案数量基数最大的A校工作人员较多，综合管理、业务指导、保管利用等工作分工明确；B校档案馆馆藏数量相对较少，除有正式编制的工作人员以外，聘用的合同制工作人员较多，且学历较高；C校馆藏数量相较于A校偏少，工作人员总数目不少，但具体负责业务工作的人员偏少，往往一名工作人员要同时负责档案的接收、整理与利用等工作全流程，工作难度较大。3所高校档案工作人员存在的一个普遍特征是年龄在45岁以上者偏多。3所高校档案馆的数字档案馆建设是近几年开展的，其中，A校开始于2016年，B校开始于2017年初，C校开始于2018年。

（二）建设重点与标准规范

建设重点的确定对数字档案馆建设工作有导向性的意义，有的机构将开展数字档案馆的建设重点放在高效率的检索与提供利用服务方面，比如美国的西北数字档案馆，目的是为各类研究人员提供信息检索与信息服务[2]。调研的3所高校现阶段数字档案馆的建设重点有两个，首先是馆藏档案的数字化，考虑到档案利用的频率，目前进行数字化的档案种类以学生录取名单、成绩单、学籍卡为主；其次，在数字化过程中不断探索现有档案管理软件的不足，在原有功能基础上增设相应功能模块，使档案管理系统更加贴合实际工作需要。就标准规范而言，3所高校在数字档案馆建设过程中均参考通行的行业规范，如《数字档案馆建设指南》等，并未根据自身工作特点制定相应标准规范指导工作。

（三）档案管理系统的开发与应用

A校目前使用的档案管理系统为全新研发，研发团队包括本校相关学院和校外软件公司，档案馆工作人员参与其中，提出自身需求，研发团队根据要求为A校量身定制。B校、C校现阶段使用的档案管理软件从同一家公司购进，且B校现阶段有更换的考虑。A校档案管理软件进行过更换，更换原因是软件的维护不及时与功能不完善，所以选择重新研发。研发对参与档案管理软件设计与开发的档案工作人员要求较高，档案工作人员必须考虑周全，提出工作需要的相应功能与操作要求，与开发人员进行沟通。高校的档案管理软件更换除了维护等原因，更多是因为系统之间的不衔接，目前的档案管理软件需考虑与学校OA、教务等系统对接，这样才有助于实现电子文件的全程管理、前端控制与单轨制。此外，承担档案数字化工作的外包公司在与档案管理软件对接的过程中也可能存在问题。系统的后续维护工作由公司负责，公司承诺提供连续服务，但对于诸如增设与OA对接等功能模块则需另外付费，公司也可以根据用户的立卷习惯提供个性化定制服务。软件更新得不及时、无法拓展相应功能模块等问题使得高校档案馆不得不进行重复投入，带来资源的浪费。

（四）数字档案馆资源构成

“存量数字化、增量电子化”是数字档案馆馆藏的要求，3所高校档案馆目前工作集中于“存量数字化”方面。调查结果显示，A校馆藏档案数量基数大，但工作进程较快，这与其最先开展数字化工作有一定关系，且A校数字化的档案已基本与档案管理系统挂接。B校数字化档案数量次于A校，B校数字化档案与系统进行挂接的数量目前约为数字化档案总量的50%，但存在的问题是著录不完全，不利于后续数字化档案的检索利用。C校数字化档案数量最少，挂接数量所占比例也偏少，该校现阶段工作是针对已经扫描完成的档案进行信息著录，且著录工作进程缓慢。据了解，档案的数字化扫描工作比较简单，但著录过程较为繁琐，由于目前高校的数字化档案以录取名单、学籍卡、成绩单为主，人名等著录要求相较于其他内容要求更高，著录过程面临两方面的问题：一是由于之前文书与档案工作的纰漏或不严谨，存在档案内容与目录不相符、成绩单与学籍卡姓名不统一等问题，这给数字化档案的挂接与著录工作带来较大困难；二是以前的老档案多为手写，计算机全文检索功能难以发挥，且由于手写字的连笔或简写等使得著录工作人员难以确认字迹，需要借助其他有关信息进行比对，加大了工作量。档案馆工作人员为保证准确率，也只能放慢速度，与著录工作人员一起仔细比对、查考，以追求数字化档案信息著录无误。至于“增量电子化”，现阶段3所高校基本无法实现只接收电子文件，但部分档案是进行“双套”归档。这一现状主要是档案管理系统与教务、教学系统之间无法实现全面对接，电子印章政策落实不完善，以及档案馆工作人员无法全面实现对文件的前端控制等导致的。

（五）数字化档案的利用服务

数字化的档案与档案管理系统对接后，数据库中已有的基本可实现全文检索，老档案在著录后也可检索电子文件，这给档案工作人员和档案用户的利用带来了方便。3所高校档案馆目前的数字化工作成果基本仅限于内部使用，通过设置功能模块权限，方便档案的管理利用服务，可以多角度、多侧面查找所需档案信息，极大地提高了档案馆内部利用服务人员的工作效率。此外，部分数字化成果在校园网内可通过数字化工作负责人的功能授权使用。档案网站的建设与提供利用情况主要表现为：A、C校档案馆网站设置了档案馆概况、政策法规、服务指南等，方便利用者了解馆藏可查询内容和提供利用工作的基本情况，但要查阅档案，利用者必须亲自到档案馆。B校档案馆隶属于校办，未建立专门的档案馆网站。从现状看，档案馆网站提供远程利用服务，仍有很长的路要走。突破空间的远程利用，技术层面已经可以实现，诸如身份识别、文件传递、安全下载、定期删除等内容，但高校档案涉及太多个人隐私的特殊性以及档案传送后的不可控性，使得档案工作人员对于数字化档案的远程利用持谨慎态度。

（六）数字档案馆的安全体系构建

高校数字化档案中除牵涉个人隐私外，有的档案记录着高校的重大事件以及重要活动，或牵涉高校部分涉密的教学科研成果或是其他暂时不宜开放的信息，一旦泄露会产生不良影响。因而安全体系的构建是高校数字档案馆工作的重要内容。调查中的3所高校档案馆的库房安全体系基本一致，都是通过监控等措施进行，其中，A校正在建设智能物联保护库房。在档案数字化工作外包过程中，3所高校档案馆的档案信息安全均通过签订保密协议等方式来保证，B校为防止档案被数字化工作人员拷贝，还采取了将数字化电脑的USB等接口物理去除的措施。三校数字化档案的安全主要通过多份储存的备份方式，以服务器、移动硬盘、光盘作为载体，分别备份。涉密档案只进行了目录数据库建设，并对网络环境进行物理隔离。

四、结论与展望

J市3所高校的调查结果显示，高校数字档案馆建设工作进程仍需进一步推进。高校数字档案馆建设任重而道远，但此工作的紧迫性刻不容缓，各高校档案馆应结合自身情况，采取积极措施，加快数字档案馆建设与服务进程。

（一）加强数字档案馆标准规范的建设

在标准化指导下建设的数字档案馆可以减少低水平重复建设的损失，能够促进后续数字化档案信息资源的共享与利用，对于档案管理系统的开发和维护也有重要意义。由于每个单位实际情况的差异，除了参照国家制定的方针政策和相应的行业规范外，还需要一套从自身情况出发制定的标准规范指引数字档案馆建设工作，标准规范的制定可以是在高校之间交流沟通后协作完成的工作，彰显共性，为J市高校档案馆工作的一致性做好铺垫，并注意要综合考虑建设要求，保持一个时期的相对稳定，且具有一定的动态特性和可扩充性。数字档案馆标准规范的建设主要在管理、业务和技术三个层面。前期管理标准的制定为后续电子文件接收工作的进行打好基础，业务标准的制定可为数字化工作省事省时省力。技术标准的制定是与档案管理系统公司与数字化公司沟通提出自身要求的主要依据，比如，我们所需要的功能，与其他系统对接的要求，数字化的质量、著录要求等。标准规范制定的过程将期待实现的效果与质量要求一一摆明，可以防止沟通过程的差池与遗漏，这是做好数字档案馆建设的重要基础。

（二）完善档案人才队伍

数字档案馆建设经费由各学校负责，随着社会整体对档案重要性认识的提升，高校对档案馆工作的重视与支持增加，档案馆数字化项目经费申请相对以前更容易。目前最大的难题在于工作人员的信息技术水平普遍不高与对网络安全隐患的担忧。调查结果显示，高校档案馆的工作人员年龄偏高，数量偏少。年龄偏大的工作人员工作经验丰富，熟悉工作业务，但新兴技术在档案工作中的运用，对他们来说是一个巨大的挑战。人员数量的限制，使得档案工作人员只能忙于现有传统档案管理工作，鲜有精力关注数字档案馆的建设。为此，高校档案馆应完善档案人才队伍建设，适当引进档案专业、计算机专业新生力量。他们的信息技术水平较高，且更容易接受新生事物，高校档案馆年轻力量的注入将更有利于数字档案馆建设的推进。此外，高校档案馆应为本馆工作人员提供更多接受培训、沟通交流的机会，高校档案馆工作人员自身也应不断学习，更新知识体系，适应数字档案馆建设的要求。

（三）开展远程利用服务工作

建立数字档案馆，除了出于对珍贵档案保护的考虑，最重要的意义是为档案用户提供便捷的利用服务，最理想的目标是让档案的使用可以突破时空界限，使档案用户准确迅速地查找到所需要的档案。3所高校档案馆目前提供利用的情况显示，高校档案馆的远程利用服务能力有待于进一步提升。目前有多家高校档案馆开展档案远程利用工作，现有的远程利用的形式多为用户验证身份后在线申请，档案工作人员后台办理，然后通过快递提供给用户。如2017年底，燕山大学启用“档案远程利用服务系统”[3]；2018年底，山东农业大学档案预约查询系统上线[4]等。这种远程利用方式是为用户提供预约查询入口，而数字档案馆应有的远程利用是为用户提供自助查阅档案的平台，显然，目前的远程利用方式并未完全实现数字档案馆的远程利用效果，但这已经是迈出了远程利用服务的一步。数字档案馆要实现档案的远程利用存在的最大风险是利用的安全性问题，如身份验证的准确性，一旦开启网络利用，可能出现的身份验证错误导致个人档案外泄，用户自助下载后档案的保存路径与时间等是高校档案工作人员的担心之处。高校档案馆应借鉴现有的其他信息系统远程利用的建设经验，逐步开展并实现档案的远程利用，进一步推动数字档案馆建设。

（四）加强校际之间的沟通交流

系统的不规范、未来的不确定性等是高校数字档案馆推进缓慢的重要原因。档案管理系统与教务、教学系统无法无缝衔接，与数字化档案难以挂接以及系统的维护更新不及时等是各高校面临的现实问题。一家高水平的档案管理系统公司提供的档案管理系统可以根据用户需求量身定制，并同时考虑到后续升级、开发的模块与系统是否可以相容等问题。另外，数字化公司数量很多，各公司的工作效率等情况不一，3所高校在档案管理系统的使用过程中体验不相同。高校档案馆在数字档案馆建设过程中，可合作对档案管理系统进行测评，就数字化档案工作质量进行沟通交流，及时就自身使用的档案管理系统公司服务体验进行交流。或者工作进程较快的分享经验，使后续进行数字档案馆建设的高校少走弯路，进程较慢的高校档案馆在借鉴经验的基础上，根据自身对功能的需求向公司提出改进意见，如果该公司无法使自己的需求得到基本满足，就要适时更换新的公司，降低工作难度，减少低水平重复建设。

对J市的3所高校档案馆的调研显示，高校数字档案馆建设需要进行调整和规范。信息化建设是时代的大潮流，在这个技术型时代，逆潮流而行不是一个明智的选择。高校数字档案馆建设势在必行，尚未开始数字档案馆建设的高校档案馆应认清现阶段档案工作整体形势，迎头赶上。高校档案工作者需直面信息化这一时代潮流，结合本馆实际，在借鉴经验、总结教训的基础上，加快数字档案馆建设进程。