对新冠肺炎疫情防控档案工作的几点思考

■ 黄 庆 仝 莉 尹庆红

对新冠肺炎疫情防控档案工作的几点思考

■ 黄 庆 仝 莉 尹庆红

摘 要：本文结合贯彻落实国家档案局、云南省档案局关于新冠肺炎疫情文件材料归档有关要求，以确保文件材料应收尽收，应归尽归为目标，在归属范围、职能职责、保障措施等方面提出作者的看法，并就做好疫情防控档案工作提出几点不成熟的建议，以供参考。

关键词：新冠肺炎疫情 文件材料归档 档案管理

2020年春，一场新冠肺炎疫情席卷祖国大地，面对疫情，党中央、国务院高度重视，习近平总书记亲自指挥、亲自部署，多次作出重要指示，各级党委政府迅速做出相关工作部署，全国上下全面贯彻落实疫情防控工作要求，抓实抓细各项防控措施，在抗击疫情的阻击战中，大家众志成城，万众一心，人人都是参与者，共同为打赢这场没有硝烟的战役贡献着各自的力量。在这场战役中，有许多好的做法和经验，也有很多的教训，这些都将成为今后处理类似突发事件的重要参考。将这些做法、经验和教训以文字、图标、声像、电子等形式按照规范固化下来，就是新冠肺炎疫情防控（以下称疫情防控）档案。它是国家机构、社会组织以及个人在新冠肺炎疫情防控工作中直接形成的对国家和社会有保存价值的真实记录，是各级党委和政府领导人民群众抗击疫情的客观反映，是处理和应对公共卫生突发事件，完善重大疫情防控体制机制，健全国家公共卫生应急管理体系的重要参考和依据，对科学精准打赢重大突发疫情防控战役，确保人民群众生命安全和身体健康有重要的参考价值和借鉴作用。

做好疫情防控档案工作，各级档案部门和档案工作者责无旁贷。2月7日，国家档案局官网发布了《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》指出：疫情防控档案是党和政府领导人民抗击疫情的真实记录，对工作查考研究、经验借鉴具有十分重要的价值，各级档案部门要加强对疫情防控材料收集归档工作的业务指导，积极争取将档案工作纳入防控工作的总体部署，做到疫情防控档案应收尽收、应归尽归。云南省档案局也及时作出反应，于2月11日下发了《云南省档案局关于做好新型冠状病毒肺炎疫情防控文件材料收集归档工作的通知》，要求各级档案部门提高政治站位，高度重视疫情防控文件材料归档工作，明确收集范围，切实保障疫情防控文件材料齐全完整，加强业务指导，做好疫情防控档案整理移交工作。

作者结合贯彻落实国家档案局、云南省档案局关于新冠肺炎疫情防控文件材料归档有关要求，以确保文件材料应收尽收，应归尽归为目标，在归属范围、职能职责、保障措施等方面提出几点看法，并就做好疫情防控档案工作提出几点不成熟的建议，以供参考。

1 归属范围

《云南省档案局关于做好新型冠状病毒肺炎疫情防控文件材料收集归档工作的通知》确定了19个方面的归档内容，基本涵盖归档范围，但未明确归属范围，这些文件材料应按照其来源、形成规律和特点，分别归属不同的全宗，既确保其系统性，又保证各个全宗档案的完整性。

1.1 应对新冠肺炎疫情领导小组指挥部

本级党委、政府领导有关疫情防控工作的批示、指示和讲话；上级和本级党委、人大、政府、政协领导检查、督查疫情防控工作和慰问疫情防控人员形成的各类文件材料；本级党委、政府及其指挥部在疫情防控工作形成的文件材料，包括重大决策、公告、通知、意见、通报、简报、防控方案，工作计划、实施方案、统计报表、动态数据、工作报告、工作总结、制度规定等；有关疫情防控期间复工复产、脱贫攻坚、农业生产、保障基本民生中形成的文件材料；召开的专门会议、新闻发布会等形成的文件材料，以及上级领导的重要批示、指示和讲话等；上级党委和政府及有关主管部门关于本地做好疫情防控工作的部署、指示、规定、通知、通报等；本地建立疫情防控工作机构、协调机制等形成的文件材料；本级关于疫情防控工作重要问题的请示与上级机关的批复、批示，下级的重要请示及本级对下级的批复、批示；有关疫情防控的各种预案、监测方案及治疗技术操作规程等文件材料；对车站、机场、码头、出入境口岸和汽车、火车、地铁、飞机、轮船等交通工具和流动人员进行卫生检疫和交通管制等形成的重要文件材料；接受社会救助、捐赠及资金、物资分配和使用形成的文件材料；新闻媒体关于本地疫情防控工作的宣传材料；与疫情防控工作有关的社会治安综合治理、打击制假、售假、哄抬物价、诈骗、造谣、传谣等各类违法犯罪活动中形成的重要文件材料；在疫情防控工作中涌现的先进典型事迹及英模人物表彰材料；本级纪检监察机关对疫情防控不力、工作严重失误等的查处材料；本级援鄂医疗队伍在援助疫情防控工作中形成的重要文件材料；疫情防控工作中产生的各类照片、录音、录像、磁盘、光盘、网站网页和实物等载体的文件材料。

1.2 重点医疗机构

医疗机构在疫情防控救治具体工作中形成的文件材料，包括筛查、接收、诊治新冠肺炎病人及疑似病人的总体方案、防治措施、防治方案、防治方法、疫情报告、治疗方案、处方、诊断标准、病案、救治相关数据、防护指南、心理疏导守则、各类技术预案、培训活动材料等；贯彻上级决策、部署、科技攻关、流行病学调查、新闻宣传（含省市新闻媒体有关本单位防控救治工作新闻宣传报道材料）工作中形成的各类材料；本单位发布的公告、通知、意见、通报、简报、大事记、会议记录、工作报告、工作总结、防治经验、研究成果等文件材料；组织医药用品和相关物资保障和生活保障等工作形成的文件材料；本单位先进典型事迹及英模人物表彰材料，本单位网站、微信公众号等涉及疫情防控救治的页面材料；本单位参与一线救治工作及其援鄂的专家、医生、护理人员个人档案（内容见后）。

1.3 其他单位和部门

本单位在疫情防控工作中形成通知、通报、通告、规定、简报、工作计划、实施方案、防控措施、统计报表、动态数据、工作报告、工作总结、制度规定等文件材料；疫情防控工作的宣传材料；在疫情防控工作中涌现的先进典型事迹及英模人物表彰材料；对疫情防控不力、工作严重失误等的处理材料；本单位建立疫情防控工作机构、协调机制、制度规定等形成的文件材料；上级领导和本单位主要领导检查督查形成的文件材料。

2 职责任务

各级档案部门、各级领导小组指挥部、各文件材料形成部门要将疫情防控文件材料归档工作列入议事日程，纳入工作重点，做到组织落实、责任落实、人员落实和任务落实。

2.1 档案部门

各级档案行政管理部门在做好本系统疫情防控工作，确保档案安全的同时，应将疫情防控文件材料归档和档案移交接收工作纳入年度重点工作任务，纳入岗位责任和目标考核，及早谋划，及早介入。既做好“监军”，也当好“战士”。应结合本地实际及时将省确定的归档范围进一步细化，形成更具可操作性的方案，印发各单位各部门贯彻执行；向同级指挥部派驻业务骨干，做好指导并具体参与文件材料收集归档；疫情结束后，档案行政管理部门应及时到领导小组指挥部、医疗机构等重点部门现场，进行面对面指导，具体帮助编制档案分类方案、制定归档范围和保管期限表、确定档案整理办法。各级国家档案馆要做好接收准备工作，按照各自重大活动档案管理办法规定，及时将领导小组指挥部形成的各类档案接收进馆。

2.2 领导小组指挥部

各级领导小组指挥部应将疫情防控文件材料归档纳入总体防控方案和各小组、相关人员职责范围，制定归档制度，落实所需经费，指定专人负责文件材料收集归档，在做好本级指挥部文件材料归档的同时，要监督指导各级指挥部、各单位疫情防控文件材料归档和档案移交接收；将疫情防控文件材料归档纳入评先内容、纳入年度目标考核指标体系、纳入督查范围。

2.3 各单位和部门

应将疫情防控文件材料归档列入议领导事日程，纳入单位重点工作，纳入奖惩范围，做到人员到位、工作到位、责任到位、经费到位，按照各自的文件材料归档范围和保管期限表，以及档案管理制度，及时将疫情防控文件材料进行收集归档，确保档案完整安全和有效利用。

3 建议

3.1 征集补充相关档案

3.1.1 今天，网络技术和媒体技术的发展，使得信息的记录方式发生巨大的改变，形成了全民记忆的状况，信息记录的点更多，面更广，记录的形式和形态更加多样化。各级档案部门应注意疫情防控文件材料形式的丰富性，通过提供技术支持、发布收集指南、线上线下指导、开展征集等方式和途径，将以疫情防控救治有关的各类文件材料（各单位归档范围以外的）收集起来，确保齐全完整、真实、可用，连同归档范围的档案一起，以丰富、生动、关联的形式展示战“疫”全貌。档案征集可由各地国家综合档案馆统一征集，也可由各地领导小组指挥部征集，归入指挥部全宗，保持疫情防控档案的系统性完整性。

内容包括：疫情期间市民自发组织的各种公益捐款、志愿者活动等形成的有关资料；社会组织、个人捐赠物资凭证、记录；疫情防控期间居民在家庭生活和社会生活中形成的，与疫情防控有关的视频、音频、图片等；以反映、描绘、歌颂战斗在一线的工作人员敬业奉献、迎难而上为内容，创作的优秀文学、绘画、书法、摄影、音乐、视频等艺术作品；反映疫情防控期间的市情、市貌（村情村貌）等各种照片、视频等资料；反映各地人民广泛参与抗击疫情感人事迹的相关文件资料，特别是一线医务工作者的个人照片、工作影像、抗疫日记、工作日志、心得体会、“请战书”、书信、入党申请书等；在支援湖北武汉、咸宁中作出贡献的人物和事迹材料；各新闻媒体、自媒体、社交媒体及影视爱好者在直播、采访过程中形成的纪实性资料和宣传报道材料（包括能够完整体现某一主题的组图和音视频资料，对一线医务工作者、治愈者的采访音视频资料等），“入网入格入家庭”调查排查、“土味”标语、大喇叭小广播喊话等典型材料；卫生、防疫、教育、公安、交通、环保、物资供应、农村、社区等防控战线在抗击疫情中所形成的典型材料；具有保存价值、反映疫情防控的其他档案资料。

3.1.2 我知道你为了谁，我也要知道你是谁。在此次疫情防控中，很多参与过2003年非典防治的专家和医务工作者发挥了重要的作用，这也启示我们，建立新冠肺炎疫情防控专家和医务工作者档案是十分必要的。采集建立在本地医疗机构开展防控救治工作及援鄂专家、医务工作者档案，并纳入各级领导小组指挥部归档范围，以便于今后处置类似突发公共卫生事件时对医务人员的统一调配。采集内容包括姓名、性别、出生年月、简历、所在单位及科室、抽调单位、参加防控工作单位、专业技术职称（职务）、专业特长、抗击疫情业绩、表彰奖励等。

3.2 全宗划分和类别设置

3.2.1 各级防控领导小组指挥部全部档案作为一个全宗进行整理和管理。

3.2.2 重点医疗机构疫情防控救治档案作为一个大类进行整理和管理。此次防控救治工作对于一个医疗机构来说，是一个系统工程，不仅涉及急症、重症、呼吸、感染等重点科室，还涉及党务、行政、检验、后勤等保障辅助科室，所形成的档案分散在各个部门，为确保其系统性、完整性，避免重复交叉，应在单位原档案分类的基础上，单独设立一个大类进行归档整理。

3.2.3 其他各单位形成的文件材料归入2020年度，材料较多的，单独作为一类整理保管，材料较少的可以不单独设类，可列入文书档案。

3.3 激励措施

在疫情防控文件材料收集归档和档案管理工作中作出显著成绩的，档案专业职称评审机构在其申报评审高一级档案专业技术职称时，应给予优先。近日，云南省委组织部、省卫健委等六个部门为奋战在抗击新冠肺炎一线的医务工作者、新闻工作者和科研人员，在职称申报评审、人才评选、项目申报和表彰奖励等方面出台倾斜优惠九大措施，引导激励广大人才加入到打赢新冠肺炎疫情防控阻击战中来。档案工作是整个防控工作的重要组成部分，对在疫情防控档案工作中作出突出贡献的档案专业技术人员，在申报评审高一级档案专业技术职称中也应该给予优先。疫情防控和救治档案工作作为评审时的重要参考，相关档案工作总结、专题报告作为职称评审的重要业绩成果材料，适当降低论文要求，特别是评审档案专业高级职称的人员。受县级以上党委政府表彰或记功以上奖励的先进个人，同等条件下优先评审。受市级以上表彰的防控和救治先进集体，其单位档案收集齐全完整的，从事档案工作的人员评审高一级档案专业技术职称，按照受县级以上党委政府表彰或记功以上奖励的先进个人条件同等对待，同等条件下优先评审。

3.4 实事求是归档

推进疫情防控档案工作，要充分考虑各地各单位的实际情况，坚持一切从实际出发，力戒形式主义和官僚主义，在确定新冠肺炎疫情防控档案的工作标准、工作要求时，既要符合档案法规制度，又要符合各地各单位工作实际，不能脱离实际追求所谓的高水准、上档次。另外，新冠肺炎疫情防控档案作为新冠肺炎疫情防控工作的原始记录，其形成过程必须实事求是，如实反映疫情防控的进程和成果，确保疫情防控工作的整个过程可追溯、可查询，形成什么材料就归档什么材料，坚决防止过后编文件，补材料，形成事实上的档案造假。

3.5 积极实践电子文件单套制管理

一方面，此次疫情防控所形成的文件材料内容丰富，涉及范围广泛，信息量大，且绝大部分都以电子文件形式出现。另一方面，经过多年的探索，电子文件电子化单套制归档技术日臻完善，认可电子档案凭证效力的法律法规日益完善，在本次疫情防控档案管理中全面运用电子文件单套制归档完全可行。同时，电子文件电子化归档可以远程完成，不会因为疫情人员活动受限和无法面对面归档而影响疫情防控文件材料的及时归档。建议各地档案部门在此次疫情防控文件材料归档工作中，积极探索实践电子文件电子化单套制管理，并在取得经验后在其他领域积极推广利用。

作者单位：黄庆：玉溪市档案馆，仝莉：玉溪市妇幼保健院，尹庆红：玉溪市人事考试院