加强学校档案收集与整理工作的策略分析

张艳洁

承德市第二中学 河北承德 067000

1 学校档案收集与整理工作概述

学校档案收集与管理工作主要是指对学校日常运营中各类信息、文件如教学档案、研究成果资料、学生档案、人事档案、会计档案等的总体管理，其能够对学校发展过程中各项活动的资料进行保管，从而将学校发展全过程的信息全面留存下来，以便日后其他工作需要时可以随时查阅。可以说，学校档案收集与整理工作对学校的发展具有重要作用，是学校发展过程中的关键工作之一。

从学校档案管理的内容加以分析，档案收集与整理工作的特点十分鲜明。

首先，学校档案分类众多，学校日常工作中的各个环节都会产生大量的文件资料，而这些资料又反映了不同学校工作的具体情况，所以都属于不同的档案类型。且随着现代信息技术发展，档案的呈现形式又进一步分化，形成纸质档案、电子档案等分类，因此现代学校档案的分类更为繁琐[1]。

其次，涉及范围广，即学校档案收集与整理工作并非单纯档案管理人员的事务，校内所有部门、科室都需要参与其中，同时所有教职员工和学生也都有参与档案收集和整理的责任，所以此项工作的牵涉范围甚广。

再次，档案收集与整理连续性较强，即学校日常运营发展过程中的各类档案资料都是在不断产生的，每年都会出现许多新的档案资料，尤其在当前教育改革不断深入的过程中，每个学校每年都会进行一系列的改革探索，发生一些重要事件，其中一些改革工作甚至是需要多年时间方能完成，所以档案收集与整理就需要保持持续性，并确保档案资料中间不会出现断档，能够将学校运营发展过程中的所有档案资料都保存下来，这就加大了档案工作的工作量。

最后，档案收集与整理还容易受到各种因素影响。档案管理工作的对象是大量静态的文件资料，且内容十分庞杂，学校管理机制的不健全、档案工作人员意识和工作的不到位以及各种以外事件如火灾、断电等都有可能造成档案管理中发生管理混乱，档案遗失等问题。因此该工作也十分容易受到各种因素的影响。

2 学校档案收集与整理工作的现实意义

如果单纯从档案工作的对象看，许多人会对其产生忽视，认为此项工作只是一些重复性工作。但实际上该工作与学校发展牵连甚广。一方面，档案收集与整理管理到学校发展成果的保存，其背后反映的是整个学校的发展历程，这对于一个学校人文的彰显和构建都是十分重要的。另一方面，学校的未来发展也是建立在对以往做法、经验的不断学习、反省和调整优化基础之上的，而学校过去的做法经验都存在于各种档案之中，因此学校档案也是学校发展过程中教学创新、科研创新、教育改革、机构调整、设施建设等一系列工作的重要信息依据，所以档案收集与整理对学校未来发展发挥着重要的智库作用。由此可见，档案收集与整理对一个学校文化的涵养和未来发展都有着积极意义[2]。

3 加强学校档案收集与整理工作的策略

3.1 强化学校内部档案收集与整理工作意识

鉴于档案工作的重要性以及档案工作的复杂性和牵涉范围的广泛性，要做好学校档案收集与管理，就需要首先使校内各方面工作人员都能具备较强的档案工作意识，认清档案工作的重要性，如此方能发动更多力量去构建校内完善的档案管理数据库，确保档案管理工作的高质量开展。在这一方面，学校首先需要做好档案工作在校内的宣传，通过定期组织各部门工作会议并在会议上强调档案收集与整理工作，以此来不断提升校内教职员工以及档案管理人员对档案工作的重视程度。其次，学校应将档案管理作为学校以及各部门的重点任务来抓，形成常态化的宣传引导，从而使此项工作成为学校各部门、各科室的一项常规工作。

3.2 构建完善管理制度和校内协调机制

档案收集与管理工作的有效落实离不开相应管理制度的支撑，尤其面对档案管理复杂的内容和多部门的参与其中，如果缺少一套制度的规范，必然会使档案管理工作陷入混乱局面。因此，学校应针对档案管理的职责加以划分，将档案管理人员、各部门教职员工、学生等各主体在档案收集与整理中的职责加以明确，以确保各方面人员都能够严格根据自身职责进行相应的档案工作。同时 学校必须明确学校档案的归档范围，使所有参与人员都能够明白哪些文件资料与信息数据是需要进行归档的，哪些则无需进行归档，如此就能够提升档案管理工作的规范性和效率，避免档案内容分类混乱而对后期整理带来难度。此外，由于档案管理牵涉范围较广，因此学校还必须针对校内所有参与人员建立起一套完善的协调机制，加强各部门和各参与人员间的交流沟通，从而为档案信息的交互共享提供一套规范性的途径，最大程度上确保档案收集与整理的全面性、高效性。

3.3 加快推进档案管理工作的信息化建设

档案管理作为一项与文件资料、数据信息等打交道的工作，其本质上属于信息管理，因此在当前信息技术高度发达的情况下，学校档案工作进行信息化建设是十分必要的。同时，随着现代信息技术与数字技术的发展，各种电子档案开始大量出现，这单纯依靠以往的管理手段已经难以完成有效的收集与整理，亟待进行信息化档案管理的建设。因此，学校必须加大对档案管理信息化建设的投入力度，根据档案工作实际需求和未来发展要求配齐基础软硬件设施，并加快信息化管理系统建设[3]。同时还应该加大对信息化档案管理人才队伍的教育培养力度，转变工作思路，加强新技术应用，以使学校档案收集与整理可以尽快实现信息化。

4 结语

综上所述，学校档案收集与整理并非单纯意义上的文件资料管理工作，其更关系到学校的长期发展建设，因此，学校必须通过强化内部档案工作意识、完善管理制度与协调机制、加快信息化档案管理建设等一系列策略来进一步提升档案收集与整理水平。