论县级综合档案馆重复档案的精简工作

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近几年随着办公自动化的广泛应用，全国县级综合档案馆已普遍完成馆藏档案机读目录数字化工作。在利用微机检索目录时，出现大量重复档案。这些重复档案中，县委、县政府制发的需长期贯切执行的文件材料是乡镇党委政府全宗里重复档案的主体部分，占乡镇全部档案的20%左右，约占全部馆藏档案的5%左右；上级机关制发的关于机构设置、领导任免、人员编制等文件材料在乡镇党委政府及县直属部门全宗里交叉重复，约占全部馆藏档案的3%左右；机构联合发文或机构联合召开会议的文件材料重复数量不多，仅二个以上协办部门才产生重复文件。上述重复文件材料集中在一起，约占县级综合档案馆全部馆藏档案8%以上。一个县级综合档案馆馆藏档案若10万卷，重复档案就可达到8000卷左右。重复档案的不断累积，不仅加剧馆藏档案结构失衡，也使档案库房面临不足的挑战，而且档案管理成本也会额外加大。因此，精简重复档案，提高档案库房利用效率，减少档案管理成本已势在必行。

一、县级综合档案馆重复档案成因分析

由于县级综合档案馆馆藏档案既包括县级党委、政府及其直属单位的档案，还包括乡镇党委政府的档案，这一特殊体系是导致县级综合档案馆馆藏档案重复过多的主要成因，这些重复档案主要分布在各乡镇党委政府全宗中。根据《机关文书档案归档范围保管期限的规定》（国家档案局8号令），县级党委、政府制发的要求下级机关贯彻执行的重要文件材料，大部分属于乡镇党委政府主管业务，各乡镇一般列为永久保存，这就必然造成同一份档案在各县委、县政府以及各乡镇的全宗里重复出现，数量很大。县级党委、政府制发的关于机构设置、领导任免、人员编制等文件材料，所涉及的单位具有不确定性。一份文件有时涉及有限的几个部门，而有时涉及多达几十个部门。按照国家档案局8号令规定，所涉及部门都应永久保存，因此，这部分档案重复数量也较多。机关联合发文或机关联合召开会议的文件材料重复较少。因为联合发文的机关，分主办机关和协办机关，主办机关和协办机关分别按不同的保管期限存档。一般情况下，联合发的重要文件，主办机关按永久保存，协办机关按定期30年保存；联合发的一般文件，主办机关按定期30年保存，协办机关按定期10年保存。而联合召开会议的文件材料，虽然主办机关和协办机关都需要存档，但其保管期限也各有不同。主承办机关按永久保存的文件材料，协办机关按定期30年保存，主承办机关按定期30年保存的，协办机关按10年保存。因此，联合发文或联合召开会议形成的文件材料，协办机关只有一个，不存在档案交叉重复问题；协办有N个，重复档案就有N-1个。

二、精简重复档案需把握的原则

（一）要用系统论观点指导档案工作

系统论是以系统为对象，从整体出发来研究系统整体和组成系统整体各要素的相互关系，从本质上说明其结构、功能、行为和动态以把握系统整体，达到最优的目的。根据系统论的观点，县级综合档案馆全宗整体可作为一个母系统，部门全宗是母系统中的子系统。从县级综合档案馆馆藏档案的全宗架构来看，各子系统全宗之间应当具有排它性，即每个全宗里的档案与其它全宗里的档案理论上互不交叉，但又不能孤立存在，而是既相互区别，又相互联系，共同构成一个有序的母系统。当然，各个子系统之间档案内容绝对排它是不可能的，也是不必要的，应当允许有适当的交叉，以维持子系统全宗之间的某种紧密的、内在的联系。

用系统论的观点指导档案整理工作，就是要求县级档案行政管理部门把所有进馆全宗作为一个相互联系的整体看待，统筹指导全县各部门的档案整理工作。进馆各部门要有大局意识、整体意识，服从于县档案行政管理部门的统一协调，把部门全宗纳入县综合档案馆母系统的所有全宗中统筹考虑，跳出部门全宗的自我小圈子，以更好地彰显部门档案特点，保证县级综合档案馆馆藏档案结构合理有序。

（二）要正确把握精简重复档案的思路

重复档案过多，会影响到档案馆馆藏档案整体结构的合理性，从优化档案结构视角，精简重复档案势在必行。但是否需要从现有馆藏档案入手精简，从根本上彻底解决重复档案问题值得商榷。笔者认为，无论从经济效益还是社会效益上权衡，精简现有馆藏重复档案是不必要的。原因在于，精减馆藏重复档案，需要拆散相关档案，重新编排顺序打印目录，而且有的县市档案馆已经完成了馆藏档案全文数字化，精简要耗费大量的人力、物力和财力，得不偿失。但如何防止重复档案日趋增多。笔者认为，最优方案是不纠结既往的重复问题，而把着眼光放在未来进馆的档案上，制定科学合理的归档标准，以减少后续档案重复进馆问题。

（三）要从实际出发用活国家档案局8号令

国家档案局8号令，是全国各级党政机关和人民团体文件材料归档范围和文书档案保管期限的主要依据，是指导档案整理的纲领性文件，具有高度的权威性，这是毋庸置疑的。但由于国家档案局8号令执行范围涉及各级部门，不同层级执行起来应因地制宜、有所差别，以适应不同层级的特殊情况。就县级基层部门而言，个别条款适应度相对较弱。原因在于，县级综合档案馆馆藏档案包括县及乡镇二级党委政府，这与省级、地市级综合档案馆有所不同。基于县级综合档案馆这一特殊性，县级基层部门在整理档案时应当灵活运用国家档案局8号令，才能减少重复档案。譬如，国家档案局8号令第七条第七款规定，上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料应当永久保存。按照这一规定，县级党委、政府制发的重要文件材料涉及到乡镇党委政府主管业务的，各乡镇党委政府应当永久保存，这就导致乡镇中产生大量重复档案。为避免这种情况，除县委、县政府外，乡镇可不列入永久保存，而改按10年定期保存，这样就可避免重复档案的形成。譬如，国家档案局8号令附件中《文书档案保管期限表》中的第11.3规定，上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料应按永久保存。对于这一规定，笔者认为，也可以视不同情况灵活掌握。涉及2个机关的，相关机关都按永久保存；对于涉及3个以上机关的，除行文机关按永久保存外，其它相关机关按10年定期保存，以避免重复。