论档案库房环境及安全管理

崔刚

摘 要：档案库房是档案保管的基本条件，在管理档案库房、档案进出制度、档案的检查、提高相关领导及管理人员的综合素质方面建立安全高效的管理体系，进而保障档案库房管理工作能够顺利进行。档案保管工作是维护档案的完整和安全的具体性工作，是档案基础业务工作的一个重要环节。其中心任务在于采取有效措施延长档案寿命，保证档案的安全。

关键词：库房内温度 湿度光照 空气质量 档案检查

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2020）10-00-01

一、档案的库房管理

库房内档案科学管理的日常工作，是档案日常保管工作的主要内容，包括：库房的类型;档案存档位置与排列顺序管理;库房温湿度的调节与卫生保洁;档案进出库房的控制。

1.档案库房的类型

目前，我国档案库房的类型主要有综合档案库、专门档案库、档案资料库。

1.1综合档案库

综合档案库是档案库房的主体部分。它保管着我国各个历史时期，各机关单位及著名人物的档案。

1.2专门档案库

主要是为了专门档案的特点及管理的特殊要求设立的，如以制成材料或形式等特点而设立的档案库。专门档案库与综合档案库在内容和形式上都有比较明显的界限，不能与一般档案库混同。

1.3档案资料库

档案库房是专门集中和保存与档案有关的图书、资料。

2.档案库房地址的选择

档案库房的地址不应选在靠近江河湖泊或地势低洼的地方，以防水患：也不应选在地下水位高的地方，以防潮湿：档案库房地址不应选在工矿企业处及其下风处，以免有害气体和灰尘的侵害：为了确保档案安全和防火要求，档案库房地址不要远离城市，并应交通方便：为长远计，档案库址周围要预留以后扩建的空间。

3.档案存放位置與排列顺序管理

库房内的档案资料，要按门类载体进行科学的分类、排列、编号，柜架排列有序。档案存放方式，可以采用竖放与平放两种。全宗的排列，一般采用两种方法。一种是按全宗号流水排列，一种是按全宗分类（分全宗群）排列，前者简便易行，后者能把属于同一类型的全宗排在一起，能较好地保存全宗之间的群体联系。

4.库房温湿度的调节与卫生保洁

定时测量记录库内温度，《中国国家标准汇编》要求库内温度控制在15～20℃之间，相对湿度控制在45%～60%范围内，并注意做好空调机和去湿机的定时开关工作，定时进行通风换气，不断改善保管条件，努力达到标准的温湿度。保持库房内清洁卫生和整齐美观，并认真做好记录。

5.光照的控制

紫外线对档案的损坏最为严重，对于纸张而言，光线中的紫外线对档案有强烈的破坏作用，易使纸张发黄、变脆、机械强度变低，字迹褪色，尤其对蓝图、底图的破坏作用更为严重。而且，光对照片、磁带、光盘都有不同程度的破坏作用。因此档案库房应设在日光不能直射的房间，库房窗子要少，东西向不宜有窗，南北向的窗子应小而窄，封闭不必要的窗户，安装暗窗帘，做好遮阳措施。

6.空气质量的控制

在档案馆空调系统的通风管道安装空气净化系统。可有效使用库房空气得到净化。因为有害气体和灰尘都会对档案制成材料产生破坏作用，如增加纸张的酸度，降低纸张强度，污损档案、传播霉菌，同时还引起档案页面摩擦，使耐酸性较差的字迹发成不同程度的褪色。

7.档案进出库房的控制

档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员不得进入库房。库内严禁吸烟。进出库房随时关门，离开时关灯关窗、锁门。

二、档案的检查

加强档案安全检查的方法是应做到防治结合，消除库房潜在的安全隐患。在档案安全检查上，检查方式通常被分为定期与不定期两种检查方式，为了保证检查的顺利进行，需要制定一套完善的安全检查制度，作出一些比较详细的规定：第一，档案库房管理人员应在每月定期组织开展一次常规检查工作，对档案的保管情况进行分析：第二，应在每个季度，组织各管理领导开展库房联合检查工作，主要检查库房的硬件设施与软件设施，硬件检查主要参展《档案法》中的相关规定，对库房中的空调、温湿度控制器等电气设备运作情况进行检查，检查库房消防设备是否完善，并且做好检查结果的统计，以保证档案达到“九防”要求，而软件检查主要对库房主要对库房中保管的档案进行翻查，检查档案是否存在字迹蜕变、发霉、受潮粘接的情况，并且对检查过程中发现的问题应及时进行处理。此外还应对库房档案的排序情况进行检查，对于发现的档案错乱顺序以及因外借出现档案丢失的情况，应及时分析问题发生的原因，并且做及时的纠正及追寻工作。

三、提高相关领导及管理人员的综合素质

在社会经济快速发展的背景下，档案库房管理也应不断进行改革，因此作为档案库房管理的领导，应根据档案管理的实际需求，不断更新方案库房管理理念，加强对档案库房安全管理的重视，并且要求领导人员掌握最新的库房管理理念，以便在工作中始终强调创新管理与新型管理手段的应用。此外，档案库房相关领导人员还应根据库房管理实际情况，结合相应的法律发挥，对各个主管及分管领导培训新时期的政策、档案知识以及内部控制及管理知识，以提高档案库房的安全管理水平。

此外，还要不断提高档案库房管理工作人员的综合素质，明确档案库房相关管理人员应具备较高的理论及实践水平，通过不断引进先进人才来达到综合素质能力提升的目的。并且还应做好档案管理人员的培训教育工作，通过定期组织档案管理技术及理论培训，不断提高档案库房管理人员的专业水平，使管理人员在档案库房管理中不断进行探索与创新，不断总结经验与教训，以优化档案库房管理技术。同时，档案管理人员还应积极性其他先进单位学习经验，取精华去糟粕，以不断完善现有的档案库房管理体系，提高档案库房安全管理水平。

结语

总之，档案库房管理作为保存档案资料的场所，做好库房安全管理工作，对我国各项事业的发展有重要意义。具目前我国档案库房现状来看，档案库房安全管理是一项系统、复杂的工作，需要通过不断优化档案库房环境、指定科学合理的档案库房管理制度、提高相关管理人员的综合水平，已建立安全高效的管理体系，进而保障档案库房管理工作能够顺利进行。

参考文献

[1]邓绍兴，陈智为.新编档案管理学[M].北京：中国档案出版社，1986.

[2]张云平.把档案工作提高到一个新的水平[N].忻州日报，2007.