新形势下司法机要文书档案的管理工作探讨

陈阿南

摘 要：司法机要文书档案指的是司法机关内部各类重要、涉密或不宜公开的档案。文书档案特指以书面纸质材料的形式、通过规定的流程而保存下来的文件资料。司法机要文书档案记录了司法机关所从事的各类活动以及相关重要事宜。机要文书档案管理工作是司法机关档案工作最为重要的部分，其记录了司法机关历史信息和相关重要人员信息。随着互联网和信息技术的发展，新形势下机要文书档案管理工作迎来了前所未有的挑战。

关键词：新形势 司法机要文书档案 管理工作

中图分类号：G271;D926.1 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2020）10-00-01

前言

档案是以文字、图表、声音、影像等各种方式保存下来的各种历史资料。档案的载体是多种多样，文书档案则是其中最常见、最重要的一种形式。与科学技术档案相对，文书档案指的是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，使用文书的方式记录下来的纸质资料。包括命令、指示、决定、通知、简报、会议记录、计划和总结等。机要文书档案管理工作是一项基础性工作，其开展得是否合理有效，会对相关部门的工作产生直接影响。本文主要从司法机要文书档案管理工作的特点，当前司法机要文书档案的管理工作面临的问题以及改进措施三个方面展开，具体如下：

一、司法机要文书档案管理工作的特点

司法机要文书档案的重要程度非常高，它和司法工作的顺利开展、重要人员的人身安全甚至国家利益息息相关。司法机要文书档案管理工作主要有以下三个特点。

1.在档案载体上，机要文书档案以纸质材料居多，只有较少部分的档案存在电子文档，而且主要以光盘的形式的存在，为了防止机要文书档案被窃取复制传播，其只能在内部计算机和内网之间使用。所以机要文书档案无法实现纸质文档和电子文档同时存在。

2.在档案保管方式上，机要文书档案的存放点必须符合国家的相关保密规定。在普通的安全技术要求基础上，机要文书档案的存放库房必须配备全套的安全措施，包括防盗门窗、保密、报警器等，其有严格的安全管理制度，每一项工作都需要专人负责。

3.在档案的利用方式上，对司法机要文书档案的查阅和使用有着非常严格的保密制度和审批流程。其查阅和使用人员必须具备相应的资格，报文书档案管理部门批准。要严格审查制度，防止机要档案外泄，对司法机关工作造成的不良影响。

二、当前司法机要文书档案的管理工作面临的问题

1.新形势下，信息技术和互联网的普及对机要文书的管理带来了新挑战

随着信息技术的飞速发展，机要文书档案的数字化管理被提出来，也在进行着尝试。在提高管理工作效率的同时，也为保密工作带来的巨大困难。保密形式越来越严峻，保密工作的对象、领域在不断变化，存在的泄密渠道日益增多。随着我国的经济政治实力不断增强，各种势力对国家机关的窃密活动日渐增多，其手段越来越高，对其进行防范的难度越来越大。在办公手段越来越便捷的今天，对涉密计算机和涉密存储介质的误操作也是出现失泄密的重要原因。要提高司法机要文书档案的管理工作的水平，必须在技术层面解决问题。

2.档案管理人员的素质不高，管理意识不强，造成资料搜集不齐全，利用率不高

在实际工作中，许多机要文书档案管理人员没有经过专业的管理知识学习和先进的管理工作的培训，对于基本的机要文书档案管理知识十分匮乏。同时其管理理念也相对守旧落后，没有意识到管理工作的重要性，对于提高管理水平也就无从谈起。司法机关各业务部门之间信息不畅通，在档案的管理上十分分散，对于机要文书档案的分类界限模糊不清，而相关领导的不重视，对于管理人员的要求不严，也造成机要文化档案的资料残缺、分类混乱、管理不科学，对机要文书档案的保密工作带来了重重困难。

三、司法机要文书档案的管理工作的改进措施

1.加强制度层面的建设，在执行上督促贯彻落实

在顶层设计上下功夫，结合新形势下的管理工作的特点，建立完善可行的机要文书档案管理工作制度，在档案的分类整理、日常保存、查阅使用上详细流程操作。提高司法机要文书档案管理工作的程序化、规范化。特别注意保密制度的完善，要提高机要文书档案管理工作的标准和规范，将其进一步科学化和现代化。提高人员的思想意识，将管理工作与业务工作放在同等重要的位置上，设立奖惩机制，对工作中出现重大失误的管理人员依法处理。

2.加强管理人员队伍建设，提高管理业务水平

新形势下，机要文书档案的管理工作变得越来越复杂，机要文书档案的数量剧增、保密工作的难度日益增加、管理手段也在实现创新。这就对了司法机要文书档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。无论是从科学技术和业务素质层面，还是思想意识和管理能力层面，甚至是在先进设备的操作方面，都提出了更高的要求。要从根本上扭转其落后的思想观念，培养其符合新形势要求的管理能力。所以，司法机关领导层应该注意培养一批符合新形势要求的高素质机要文书档案管理人员。可以通过对管理人员的培训来加强管理理论知识的提升，改变管理理念，提高对管理工作的重视。可以对管理人员在技术层面进行提高，加强经验交流。管理设备在更新换代后，管理人员的能力也必须要相应地提高，在保证工作效率的同时加强保密工作。最后要增加对管理人员的福利待遇和关心关爱，用物质和精神激励，来提高管理人员的工作积极性。

结语

司法机要文书档案的管理工作关乎着我国司法工作的正常开展。司法工作关乎着保障社会公平，是打击违法犯罪的重要手段。机要文书档案的管理要适应新形势，更新管理观念，提高管理人员的业务素质，从多方面来提升管理水平。

参考文献

[1]董林珏.浅谈新形势下高职院机要文书档案管理工作[J].人才资源开发，2016（22）：139.

[2]于洋.新形势下高校机要文書档案的管理工作研究探讨[J].亚太教育，2015（07）：212.

[3]张晓霞.关于新形势下高校机要文书档案的管理工作的分析[J].祖国，2016（11）：141-142.

[4]高媛.做好新形势下文书档案管理工作的几点思考[J].经营者，2017（6）：46.