城乡建设档案管理信息化建设路径解析

钟飞成

摘 要：随着科技高速发展，计算机成为人们的日常用品，信息化时代因此到来，档案管理也逐渐走向信息化，作为一种新式的管理方法为城乡建设的档案管理带来了很多便利，本文将结合城乡建设档案管理信息化建设的现状进行分析，并根据分析的结果给出相应的解决方案和策略。

关键词：城乡建设 档案管理 信息化建设 策略分析

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2020）10-00-01

随着计算机技术的高度普及，网络技术也在不断地更新和发展，信息化时代正在大步向前朝我们走来，为我们的生活和工作带来了巨大的变化。不论何时，信息资源都是重要的战略资源，放弃传统的资源管理方式，将档案管理信息化是提高档案管理效率和水平的有效手段。推进档案管理信息化是实现可持续发展的基石。

一、档案管理信息化的作用和意义

1.让档案管理变得更加精准和便捷

档案管理工作在城乡建设中有着重要的地位。在传统的档案管理模式之下，庞大且复杂的数据和极低的工作效率让工作人员厌倦进行档案管理，这就导致文件出现错漏、检索资料的效率不高等情况出现。

将档案管理信息化之后，档案管理的工作效率就大大提高了，减少了档案管理工作人员的工作压力和工作强度，也降低了档案的积存量，进而让档案管理人员的工作效率和工作热情都有一定程度的提高。

2.可以有效应对档案管理用户激增的情况

随着使用档案管理用户的增加，用户的类型也变得更细化和繁多，不同类型的档案还需要有不同的管理和保存手段。怎样将这些档案资源进行合理地利用，这就需要档案管理的工作人员要对档案管理用户的情况、目的、对象以及角度上进行全方位的分析，由于使用档案管理的用户激增，这就使档案管理超负荷工作，为档案管理带来了巨大的压力。

面对这种情况，使用档案管理信息化就可以很好地解决当下的问题，利用先进的信息技术及时且有效地将用户的信息进行整理，减轻管理的压力，让档案管理可以实现真正的优化。

3.推进档案管理信息的利用向专业化、多元化发展

在互联网高度普及的今天，人们可以利用互联网检索各种自己需要的信息，通过检索关键词和相关的内容找到自己需要的内容。经过调查我们发现大部分使用档案管理的用户都觉得去当地档案部门查询比较耗时耗力，因此，档案资源的合理利用和用户需求就更依赖于档案管理部门所采用的服务方式，这就让档案管理的服务变得更加自主化、多样化与广泛化。

二、城乡建设档案管理信息化中的问题

1.两种管理方式

虽然很多城乡建设档案管理都采用了信息化管理的模式并得到了一些成效，但是还有很大部分的人还是使用纸质档案，在他们的传统观念中纸质档案相对于电子档案更加的安全，因此，我们在城乡建设档案管理的单位中经常会发现工作人员对档案信息进行纸质和电子两种保管方式，并设定相关的规定。这种情况并不利于城乡建设档案管理信息化的发展和完善，我们改变相关从业者的观念，将“无纸化”的战略目标深植到城乡建设档案管理的工作中。

2.城乡建设档案管理工作人员的素质

经过走访调查我们发现很多城乡建设档案管理工作人员的专业素质并不高，特别是处理各种信息的综合性人才严重不足，很多城乡建设档案管理的员工技术水平非常的一般，工作单位没有及时地将信息化技术通过培训的方式传授给员工，这就严重地阻碍了城乡建设档案管理信息化的建设进程。城乡建设档案管理信息化的管理要求管理人员熟练掌握管理档案的信息技术，相关单位在培养城乡建设档案管理信息员工时一定要给予足够的重视。

3.城乡建设档案管理信息化建设资金投入不足

城乡建设档案管理信息化建设需要完善的硬件设备和软件系统作为支撑，这就需要利用大量的财力进行采购和建设，以保障城乡建设档案管理信息化建设的顺利进行，根据调查我们发现有很多城乡建设档案管理部门在进行信息化建设的时候没有专项的资金投入建设的计划中，这就导致城乡建设档案管理信息化建设的反应相当迟钝，基础设施的建设也相对落后，相关的技术也比较落后，阻碍了城乡建设档案管理信息化建设的完善。

4.相关规章制度

要想让城乡建设档案管理信息化建设得到好的成效，就要完善相关制度，将档案管理工作变得规范化，为城乡建设档案管理统一制定一个规章制度和标准，并在运行的过程中不断地完善，以加快城乡建设档案管理信息化建设的进程。

三、城乡建设档案管理信息化建设的策略

1.将城乡建设档案管理信息化建设重视起来

城乡建设档案管理部门要紧跟时代的步伐，转变自身的观念，舍弃掉传统且落后的管理方式，让城乡建设档案管理工作可以做到与时俱进，从根本上推动城乡建设档案管理信息化的发展和建设，让城乡建设档案管理可以从信息技术中获得成长的动力，提升工作的质量。

另外，相关部门还有加大建设资金的投入，这个投入分成两个方面，一方面是基础设施和软件系统的投入，另一方面是技术人员培训和实践的投入，双管齐下为城乡建设档案管理信息化的建设保驾护航。

2.完善相关的制度

有一个完善的制度可以让城乡建设档案管理信息化建设变得规范化，提高建设的效率，在最大程度上避免问题产生，同时也对参与建设的各方起到一个管理和约束的作用，让城乡建设档案管理人员可以更加专心于城乡建设档案管理信息化建设的工作中。严谨全面的规章制度还可以在档案发生丢失或损毁时有一个公开的处理办法，建立问责机制帮助城乡建设档案管理信息化建设变得更加真实。

3.提升工作人员的专业素养

一个专业的员工可以为城乡建设档案管理信息化建设提供保障，相关部门可以利用定期培训的方式帮助员工提升相关的专业素养，让员工可以将学到的专业知识用在实际的工作中，提高员工的综合能力。邀请城乡建设档案管理信息化建设方面的专家和先进人物进行专题讲座，组织员工进行学习，让员工可以吸收他人的经验不断地拓展自身的认知水平和能力，帮助员工更加从容地面对城乡建设档案管理工作，让城乡建设档案管理信息化建设可以落在实地进行发展。

结语

综上所述，档案管理的管理者要將目标放得长远，要重视先进的技术并及时引进、组织学习，加大投入的力度，在满足档案管理用户需求的同时也可以不断地自我完善和成长，使档案管理的效率产生一个质的飞跃。

参考文献

[1]童毅力.大数据时代背景下档案管理的信息化[J].管理观察，2020（21）：104-105.