基于全程管理模式下军品档案整理工作的新思考

摘 要：本文介绍了在文件的全程管理模式下，军品档案整理工作的新特点。结合新的特点，做好军品档案的整理工作，一方面要在档案整理过程中进一步加强档案收集工作，另一方面在整理立卷过程中需要用系统性思维处理好局部与整体的关系，从不同角度对文件进行定位。文章最后指出，基于军品档案整理工作的新特点，档案整理工作需要有全局观，从而确保成套军品档案的系统性。

关键词：全程管理模式;档案整理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.063

1 引言

由于军品档案的特殊性，我所质量要求军品文件形成之后档案管理人员便介入管理。文件形成之后的所有活动（包括流转、使用及更改）都须在档案人员的受控管理之下进行。这种管理模式即是文件的全程管理模式。从科技文件的形成和运动的全过程来说，整理工作包括归档之前由技术人员完成的整理工作，及归档之后由档案管理人员完成的整理工作。而在文件的全程管理模式下，这两部分些工作全部由档案管理人员完成。因此，在该模式下，军品档案的整理工作就是档案管理人员按照一定的方法对文件进行收集、整理、立卷及编目等一系列工作。在这种文件管理模式下，军品档案整理工作有了自身的新特点。

1）军品档案整理工作是从收集开始的一个系统性工程，包括收集、整理、立卷和编目等。整理工作提前到文件生成之后，在收集的同时即展开整理工作。2）立卷这一环节的工作变得至关重要，档案整理工作的目的是确保成套军品档案的系统性，能否达到这一目标则取决于立卷这一环节的工作质量。因此要重视这一环节的工作。

本文基于军品档案整理工作的新特点，结合作者多年工作经验，试论在文件的全程管理模式下，如何做好军品档案的整理工作，以确保成套军品档案的系统性。

2 在文件全程管理模式下整理过程也是收集过程

档案的完整性是系统性的前提，在收集完整的基础上才能保证整理的系统性。因此在整理的过程中应该进一步检查文件的完整性，如有遗漏及时收集。如在某研制阶段工作完成后，对该阶段收集的档案进行整理时，笔者发现某一试验有试验大纲，但没有试验总结，由此造成该试验相关文件不完整。经过笔者的沟通和督促，技术人员完成试验总结的编写并归档。保证了该试验文件的完整性。又比如某型号验证试验结束后，在整理验证试验相关文件时，发现各条次的试验数据未归档。这种对整个产品的验证试验属于重大试验，它的试验结果是验证产品性能是否满足设计要求的重要指标，也是下一阶段工作进行或改进的重要依据。经沟通得知，未归档的原因是任务下达时归档部门不明确，后经科研管理部门协调，由总体技术人员完成试验数据的归档。

在工作中发现，尽管我所质量管理对军品文件的归档时间有明确要求，这一要求基本保证了军品档案的完整性，但也会因技术人员没有按时编写而导致文件不能按时归档。此时，就需要档案管理人员在整理过程中继续加强收集工作，发现问题及时沟通，以确保档案的完整性。所以说在文件全程管理模式下，整理过程也是收集过程。

3 在文件整理立卷过程中需要注意的问题

在文件整理立卷时，要根据文件的形成规律及其内在联系对文件进行排序或定位，如何更科学地组织文件，就需要用系统性思维处理好局部与整体的关系，从不同角度对文件进行定位。

3.1 文件整理过程中点和面的选择

通过文件的排列，应该展现某一研制活动的历史过程，这是文件整理的工作原则也是工作目标。在实现这一目标时，在不同情况下需要我们从不同角度使用不同方法对文件进行组织排列。

1）通过点来展示面。在军品研制过程中，各研制阶段的技术状态是通过设计评审来确定的。设计评审完成后在整理设计阶段的文件时，设计过程中形成的每一份文件都应该交代清楚，要通过每一份文件及其排列顺序来呈现出设计过程及设计评审这一事件。如在整理某阶段设计评审文件时，笔者将该阶段研制过程中产生的任务书、工作总结、图样、技术条件、质量特性分析报告、关重件特性分析报告、文件完整性报告、评审申请报告、评审报告及评审后产生的修改登记表等，收集完整并按要求分别依次排列，以件为单位整理编目。这种做法的目的是尽可能详细地呈现出设计过程中的每一个点（即每个细节），通过点的组合排列来展示面（即设计过程及评审这一事件）。2）忽视点而直接呈现面。在产品验证试验过程中，每条次试验都会产生产品调试记录，所有组件的调试记录通常会有几十份文件。整理每条次的调试记录时，笔者会从试验这一事件的角度来组织文件，以事件为单位将一条次试验的调试记录整理合订在一起，并给出名称，如“某条次试验调试记录”。有多少次试验，就有多少本试验调试记录，不再进一步交待每个条次所包含组件的调试记录。因为，如果每次试验都详细罗列每个组件的调试记录，结果就是注重了细节的交待，但对整体事件的交待模糊不清。笔者先后跟踪管理过两个军品型号的档案，对试验记录分别用两种方法进行整理，比较下来，通过忽视细节而直接呈现事件的方法对试验过程体现的更直观。此外，从提供利用的角度看也更方便、快捷。

3.2 文件排列过程中视角的选择

在文件整理排列过程中，经常会出现文件放在哪里都不合适的情况。如在军品研制过程中，为确定某一研制阶段的技术状态会召开设计评审会，评审过程中会产生许多专家意见，在落实专家意见的过程中就会产生图样及文件的修改。对这种技术状态确定前的修改我所质量要求用修改登记表记录。该表以组件为单位记录了该组件相关的所有文件及图样的修改。而修改登记表如何整理保存，以前的做法是附在被修改文件之后。但随之会产生一些问题。

1）往往一张表记录的不只是一份文件或图样的修改，而可能涉及与该组件有关的多份文件，在其它被修改文件的技术状态追溯时，会出现技术状态不容易追溯，这有悖于质量控制要求。2）将该表作为某份文件的附件处理，对因评审活动所产生修改这一事件交待不清，看不出专家意见是否得到落实，或落实过程中修改了哪些文件。3）技术状态确定后通常也会发生设计修改从而产生修改通知单。作为对设计工作的完善和补充，按照插卷原则，应将这部分修改补充到被改文件之后。如果将技术状态确定之前的修改登记表和技术状态确定之后的修改通知单同时附在被改文件的后面，势必造成文件技术状态混乱。

针对以上问题，笔者的作法是将修改登记表作为一份技术文件对待，让其单独存在。该表作为评审活动后续工作的记录，物理位置排在评审报告之后。这样对评审所引起的修改这一事件就记录得非常清楚。对评审这一活动的整个过程也记录得非常清晰。从这个整理过程中可以看出，如果將视角局限于修改登记表及被改文件上，很难取得满意的整理效果。如果跳出文件本身，而从科研活动的角度去考量，再对文件进行整理和定位，问题自然得到解决。反观笔者管理的首个型号档案的立卷过程及整理效果，有些文件组织安排的不尽合理，究其原因就是在一个局部的视角内考量文件的定位，而未能从全局的角度去分析考量。

4 结束语

档案整理工作是档案基础业务工作的重要环节，它是档案后续业务工作开展的基础。基于军品档案整理工作的新特点，在文件的全程管理模式下，档案整理工作需要有全局观，从而确保成套军品档案的系统性，提高档案管理水平。

参考文献

[1]吴品才.文件纵横运动论[J].档案学通讯，2004（1）：54-57.

[2]王青.浅议在文件的全程管理模式下军品档案的收集和整理工作[J].机电兵船档案，2009，6（137）：21-23.

作者简介

王青，女，副研究馆员，研究方向：1.科研院所档案信息化建设，数字档案馆建设;2.军品档案管理。