建筑工程档案管理中存在问题及优化措施探究

谢岩

摘 要：随着社会的快速发展，建筑企业事项不断增多，这在很大程度上增加了建筑工程档案管理的工作量。就现阶段建筑企业的档案管理情况来看，还存在档案控制力不足、档案管理质量较低、监控手段缺乏等问题，亟待对档案管理模式进行创新和完善。基于此，本文对当下建筑工程档案管理存在的问题进行了分析，提出了提升建筑工程档案管理质量的策略，期望能对建筑工程档案管理起到一定的借鉴作用。

关键词：建筑工程;档案管理;问题;优化措施

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.026

隨着信息时代的来临，传统的建筑工程档案管理体系已经不再适应于当前的建筑工程发展，因此，建筑企业需要在传统基础上对工程档案管理模式进行创新，以提升档案管控质量。信息技术的出现，恰好为其提供了有利的条件，在信息背景下需要转变工程档案管理工作方式、加快信息化管理系统的建设步伐、培养高水平的档案管理人才，并利用信息技术为企业提供精确的档案数据，以此全面提升建筑工程档案的质量管控效率。

1 建筑工程档案管理存在的问题

1）档案管理制度缺陷。当前建筑工程档案管理工作存在一定的缺陷，管理模式仍需要完善和提升。首先是领导层对于档案管理工作重视度不足。其次是从事档案管理的人员任务繁重，若要加强工程档案管理工作，会加大往后工作的强度，使得档案管理工作变得更加繁重[1]，这就在一定程度上让员工散失了档案管理工作的积极性。另外，企业对于管理人员的管理制度不够完善，建筑企业上级部门对档案管理工作长期不够重视，导致这些年来出现的问题较多，疏于管理而出现的问题不胜枚举，这点而言，需要加强上级部门对工程档案管理工作的重视度。

2）企业可操作型事务较多。建筑企业档案管控人员在工作中存在的可操作性事务较多，如若在这时进行工程档案管理，就必然会使得工程档案管理人员力不从心，影响到职能发挥的同时还会在一定程度上阻碍档案管理工作模式的创新。近些年来由于建筑单位制度的变革，导致其中的档案管理人员频繁调动，再加上没有相应的培训，使得档案管理人员对于业务的操作流程不够熟悉[2]，很难胜任当下的档案管理工作，这对提升工程档案管理效率造成了较大影响。

3）高素质管理人才缺乏。新时代背景下最为关键的就是高素质的档案管理人员，工程档案管理所涉及的内容众多，且复杂度和综合度较高，这就意味着信息量剧增和会对档案管理人员提出更高的专业素质，要求他们具备、富的知识储备以及档案管理工作经验。而就实际情况而言，符合上述需求的综合型人才不足，且普遍素质不高。当下建筑企业人员中最突出的问题是档案人员的专业素质问题，档案管理人员的专业素质水平不一，有的甚至没有经过专业的培训就进入工程档案管理中，这种来自多渠道而形成的队伍缺乏甚至根本就不具备过硬的专业素质，不利于提升工程档案质量管控效率。

4）信息时代对工程档案管理的要求不断增高。市场经济的竞争对于建筑工程档案管理要求也在不断提升，一方面由于现代企业的运营方式变得更加复杂，使得档案管理方式变得多样化，所以在具体选择和实施过程中需要大量的职业判断，决策者的乐观态度或者悲观态度将会直接影响档案管理目标的确定，最终对工程档案管理工作造成极大的影响。

2 提升建筑工程档案管理效率的优化策略

1）工程档案管理工作信息化。档案管理信息化实际上就是通过计算机技术和电子化的管理手段来开展相应的档案管理工作，利用计算机等先进信息化技术开展的档案管理工作和传统的管理工作效率更高，精确度更高[3]，并且工程信息更加完整，更加可靠，相关工作人员需要对计算机软件有一定的了解，转变传统档案管理方式，利用计算机软件和程序来实现新时代的档案管理工作，极大提升档案管理效率。具体而言，建筑档案管理部门可以利用扫描仪或者计算机能现代技术，将工程档案以数字信息的方式输入到计算机当中，将纸质文字、图片上的信息全面转化为数字信息，实现纸质档案和数字档案的并存。其次是对档案的信息管理系统进行完善，建立出一个巨大的数据库，采用相关的管理软件进行档案目录的编制，这不仅极大了档案的管理效率，还有利于档案信息的检索，对于提升建筑工程档案信息管理的实效性有重大意义。

2）引进先进的技术和先进的档案管理理念，建立完整的工作体制。建筑企业领导层要严格按照相关的法律规章制度建立安全的、标准的监管制度，并且要在此基础上加大管理力度，明确档案管理主体，明确每一位档案管理人员的职责，让工作人员在信息化背景下的档案工作有明确的方向，并对相关机制进行创新，尽可能符合“推进国家治理体系”的要求[4]，遵守“建筑工程档案管理办法”，然后从促进治理结构角度来实现档案管理模式的创新，全面提升档案管理效率。新的档案管理体制必须能够代表主体内容、必须精确以及管理方法必须要适合客观涉及的标准，引进一些关于立项、审批以及勘察设计等方面的先进管理理念，建立出完整的工程档案管理管理制度。

3）加强对档案管理队伍的建设，全面实现档案管理工作的信息化。建筑工程档案管理工作的信息化离不开管理人员，这就需要企业要构建出一支高素质的档案管理人才队伍，并按照实际需求对每一位管理人员进行严格的培训，用培训或者考核的方式，提升档案管理人员的专业知识和综合职业素质，要保证每一位人员都通过考核[5]。与此同时，还要及时更新档案管理工作、更新退休人员、引进新的素质高的专业型人才，以提升档案管理的整体工作水平。

4）完善基础档案管理设备。规范管理制度首先需要完善相关的基础硬件设备，注重硬件等方面基础设备的完善，这是保证工程档案完整的前提条件。建筑工程档案部门要根据“档案工作条例”中的规定，建立出一个坚固的、防水防火的专用档案库，档案库中要按照每20平米一千卷的规格进行资料的摆放，其中还要配置灭火器等工具。这是管理条例的明文规定，需要将工程档案进行统一集中管理，做到档案的放置、档案的查阅进行分开管理，将管理库中的防火防潮以及防蛀等工作做到位。此外，档案房内还有必要配置计算机或者打印机等办公设备，并解决办公室拥挤或者资金投入不到位等方面的问题，防止出现多部门多人员监管却无人看管的情况出现，管理的错位或者交叉也会极大的影响到建筑工程档案管理质量和效率。其次是注重管理制度的建设，建筑档案管理部门需要建立一个工程档案归档整理及检查核对制度，并将这些制度落到实处，做到“四不查”、“四不借”和“三不转”。何为四不查，即没有依据不查，不在本工程范围内不查，没有相关的审批手续或者手续不全不查。

3 结语

信息时代的到来为建筑工程档案管理指明了方向，但是同样带来了巨大的挑战，企业需要注重档案管理工作的重视度，将档案管理作为重要的工作内容，并在此过程中不断创新和完善档案管理体系，加快档案管理信息化的建设步伐、配置高素质的工程档案管理人员，以此来全方位提升档案管理工作效率、有效的规避档案流失风险，保证建筑企业的经济效益。

参考文献

[1]林雪玲.建筑工程档案资料管理中的问题及解决措施[J].河南建材，2018（02）：76-78.

[2]蔡春玫.在建项目工程档案信息化管理的现状及对策[J].城建档案，2020（01）：16-17.

[3]李彩虹.建筑工程档案管理的重要性分析及科学化管理对策[J].四川水泥，2020（03）：215.

[4]黄艳.建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施探究[J].住宅与房地产，2019（09）：111.

[5]王琳.浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施[J].绿色环保建材，2018（02）：197.