信息化背景下的高校行政管理创新研究

高 芳，杨 继

(1.长春科技学院 信息化中心，吉林 长春 130600；2.长春科技学院 智能制造学院，吉林 长春 130600)

0 引言

行政管理是高校内部管理的重要内容，在高等教育覆盖面逐渐扩大及高校行政体制改革不断深化的背景下，应强化行政管理工作。行政管理方面的工作具有复杂化、高难度、多层次性等特点，为了提高行政管理效率，则需要根据高校科研、教学、后勤等方面的发展要求不断创新管理方法，最重要的是应根据信息化的时代要求构建高效能管理体系[1]。本研究分析了在信息化条件下创新高校行政管理模式的相关问题，旨在确保行政管理工作方式、效率等，满足高校提升科研质量与教学质量的要求。

1 信息化背景对行政管理提出的要求

在信息时代，传统的行政管理方式必将发生变革，只有不断变革及创新行政管理方式，才能更好地满足信息化时代背景的发展要求。为了保证在创新管理方式的过程中坚持正确的方向，应把握好信息时代背景对行政管理工作所提出的基本要求。首先，在行政管理中应保证领导者能够做出高效率与准确的决策，包括财务开支决策、科研项目决策及人事变动决策等[2]。其次，需要进一步提升行政工作的管理效率。管理效率主要由信息交流的畅通性决定，如高校中的各机构、各系(学院)及各行政部门之间能够及时传递、交流信息，则可以有效提升行政管理工作的效率。最后，信息化的时代背景还对高校中的行政管理工作提出了合作密切化、信息资源利用方便化与快捷化的要求。高校中的各个部门与机构可以通过校园网及时传递文件信息及相关数据，这就能够为各部门之间的密切合作提供有效的信息支撑，确保各个部门间实现密切合作，进而使行政管理工作成效得到有效改进。快捷与方便使用信息资源是信息时代背景下创新管理行政工作的基本前提，所以需要保证各高校、高校内各机构之间的信息能够得到高效传递与共享，使行政管理人员能够在最短的时间内获得需要的信息资源。

2 信息化背景下高校行政管理的创新途径

2.1 完善行政管理OA系统

建设功能完备的办公自动化(Office Automation，OA)系统是高效开展行政管理工作的基础，OA系统也能够为行政决策提供必要依据，保证行政决策具有科学性与合理性的特点。为了完善行政管理OA系统，可以从以下几个方面入手。首先，应注重根据行政管理工作的基本要求对OA系统中的应用功能进行及时调整与补充。例如，从目前我国高校的行政工作来看，需要确保OA系统具备移动办公功能、系统管理功能、个人办公功能、公共信息功能、表单管理功能、流程管理功能、综合办公功能及公文管理功能等。其中个人办公功能应包括：个人设置模块、手机短信模块、日常安排模块、待办事宜模块等。公共信息功能应包括共享文档模块、公告通知模块等。综合办公功能则应包括：用章管理、接待管理、用车申请等模块。公文管理功能应包括：请示报告及督办管理等模块[3]。其次，在创新行政管理工作时应重视保障OA系统的安全性。OA系统需要通过Internet实现信息共享，且在通信时基于TCP/IP协议，因此具有一定的开放性，这就为行政管理信息的传递提供了便利，但埋下了系统瘫痪、数据丢失及资料泄露等安全隐患。对此，应重视采用安全保护措施，包括：防火墙、入侵检测保护系统、VPN、身份认证、封锁系统、数据容灾及备份等保障系统的安全性，尽量减少系统因感染病毒及遭到黑客攻击等埋下不良安全隐患，保障OA系统能够为行政管理工作的持续进行提供有效的技术支撑。

2.2 加强规范化、阳光化管理

强化规范化及阳光化管理是保障信息畅通及信息公开的前提，也是确保行政管理职能得到充分发挥的条件。在信息化的时代背景下，应注意为规范化及阳光化的行政管理创设必要的环境氛围与条件。首先，可以在开展行政管理工作的过程中应用信息主管(Chief Information Officer，CIO)体制。CIO的主要职责为管理组织中事务，在管理行政事务的过程中需要坚持民主化的原则，确保行政管理信息能够在高校职能部门之间及时传递，保证信息传递过程具有时效性，同时减少管理者决策的随意性[4]。其次，在规范化管理高校行政事务的过程中，要重视根据信息时代发展的需要不断对相应的管理制度进行完善，确保管理制度成为约束行政管理过程的法规，并由此确保管理体系能够实现稳定运行与长期运行。例如，可以根据信息化的管理需要对后勤管理、财务管理、招生分配、社会实践、人力资源、科研及教学管理等方面的制度进行有针对性的完善。在阳光化管理方面，应认识到合理运用行政权力是建立信息化行政管理机制的基本前提，并确保能够在最大限度上实现行政信息共享。在减少权力真空问题的基础上，阳光化管理高校所参与的经济活动、透明化支配用于建设基础设施的各类资源，从而有效铲除滋生职务犯罪或各类腐败的土壤。应重点抓好容易出现腐败问题的行政管理环节，包括：物资招标与采购环节、工程建设环节、财务管理环节及招生环节等，通过公开信息保证信息共享，以实现阳光化管理。

2.3 提升信息素养

信息素养指的是可以及时认识所需信息，并快速检索、评估以及利用信息开展相应工作的一项综合性能力。对于高校中的行政管理人员而言，培养良好信息素养对于科研信息化、教学信息化管理能力的提升有着非常大的帮助，因此在创新行政管理方式的过程中要充分重视培养及提升相关人员的信息管理意识、伦理道德、知识及应用能力等。遵守信息伦理是培养良好信息素养的基本要求，对于违背伦理道德的不良信息，包括攻击性言论、不文明言论等，需要做到自觉过滤，避免行政管理工作受到外界不良信息、垃圾文件的侵蚀、干扰，保证行政管理始终在正确的思想方针政策的指导下开展。在信息意识方面，一方面，要重视提升对于有用信息的持久注意力与敏锐感受力，及时洞察、发掘以及捕捉与行政管理有关的信息。另一方面，保证行政人员拥有扎实、全面的信息管理知识也是提升信息素养的基本要求[5]。为了保证在信息化的时代背景下顺利开展行政管理工作，相关人员要注重及时扩充与完善自身信息知识架构，包括：计算机网络技术、信息文化、信息发展前景、信息特征、信息构成及信息本质等。此外，具备信息能力也是创新行政管理工作的重要保障。信息能力主要包括：行政管理信息的处理能力及应用能力等，具体指在开展管理工作时需要熟练应用信息技术、通过利用各种渠道及时收集有用信息，在同事与同事、上级与下级、各职能部门相互沟通时，可以用信息技术作为载体，包括：网络发布及电子邮件等。

3 结语

综上所述，信息时代对高校中的行政管理工作提出了许多新的要求。为了确保行政管理的工作方式、方法及理念能够适应信息时代的发展要求，应重视不断创新管理模式，包括：强化规范化、阳光化管理等，以高效率的工作方式促进高校行政体系的不断优化与完善。