提高会务技术 引领“智慧”发展

杨济森 刘丽娇

Improve conference technology and lead smart development

——2020 China International Fair for Trade in Services China and Foreign Conference Awards Destination Summit Forum was successfully held

导语：随着疫情防控已经成为常态化，会奖业不得不调整战略方向。顺应时代发展，随势而变才能打开重启之路，转危为机。后疫情时代，城市在推广会奖旅游资源、打造高品质会展旅游目的地方面有哪些营销手段以及创新；政府方面又发挥着哪些重要作用？基于此背景下，2020服贸会之中外会奖目的地高峰论坛于9月8日下午在线上开启。国内近20名会奖领域专家、机构代表齐聚“云上”，共同探讨会奖业面临的机遇与挑战。

当前会奖人的三种状态

国际活动策划及管理协会香港分会中国事务主席韦谦成

疫情给各个行业都带来了巨大的影响，会奖业更是首当其冲。当下会奖人的情况主要有三种：一是静待时机。国内虽然已经开始逐步恢复，但国外并未有好转，只有等待，等疫情散去才能开始正常会奖活动；二是不断学习，修炼内功，为今后的活动提前做准备；三是转型，将现有业务进行拓展。通过各类活动、业内人士的交流，开拓思维，了解行业方向。

政府重视 会议产业前景光明

中国会展经济研究会学术指导委员会常务副主任陈泽炎

2017年起，会议产业在国民经济行业分类中首次被国家提升为中类行业，并越来越受到国家重视，成为主场外交等活动的重要载体。一场重大会议的举办，可以促进城市招商引资，利于城市建设，很多不知名的地方通过举办国际会议而世界闻名。

对于一些重要会议，政府领导或出席或演讲再或者以发表视频讲话、发出贺信的方式予以表彰，都能为行业带来提振作用。如杭州的G20峰会举办后，国家主席习近平随即进行表彰，给予大会高度赞赏。G20峰会的成功举办落实了西湖风光、江南韵味、中国气派、世界大同的理念，向世界展示了中国精神、中国力量，给20国集团留下了深刻的中国印象，让中国会议产业发光、发亮。

国家级重大会议的举办，会涉及到中央领导、外国元首的出席，使得办会城市和政府的美誉度提升；同样，国际会议项目对城市招商引资和城市的相关园区建设，也有着非常有力的促进作用。另外，地方政府给予主办方的资金补助，也可以通过在本地举办会议拉动当地消费，将给出去的资金在当地获得一部分的折抵和回收。正是由于会议产业对城市发展有着不可或缺的作用，所以地方政府对于发展地方会议产业、引进重要会议或论坛项目等才十分看重。

虽然政府对引会、办会态度积极，力求将城市推广出去，将“大会”引进来。但在会议产业盛行的同时，主办方更要关注国家对在国内举办会议的管控和要求，会议的内容要符合国家相关规定。

总体上看，国家对于召开会议有着严格的管控措施，从而保障市场规范。在此基础上，城市政府出于城市发展和业绩展示的需求，将大力引进各种会议活动。通过对会议项目的资金补助，贯彻招展引会政策。相信通过政府的大力扶持，多数会议服务将实现市场化运作，会议公司将更有发展前景。

“会展+旅游”打造最具吸引力的会展旅游目的地

南京溧水文化和旅游局旅游推广科科长郭小清

要“金山银山”更要“绿水青山”，是溧水在发展中一直秉承的理念。会展业是溧水区当前重点打造的新兴产业，溧水区规划建设的空港会展小镇及白马农业国际博览中心均已初具规模，两大展馆特色鲜明，各有侧重，错位发展。

今年1月，溧水文旅局正式出台了《南京市溧水区关于促进会展业发展若干政策措施》，简称“会展十条”，对溧水区会展政策加大扶持力度。该政策覆盖面广，支持落户溧水区的会展企业做大做强，鼓励優质的产业、带动力强的品牌展会项目在溧水区落地。对在溧水区举办的生根型或国际化的展会项目，会展人才引进和会展配套酒店领域给予额外补助，基本覆盖会展领域的各个环节。同时，本次溧水区出台的“会展十条”与南京市会展扶持政策可以同步享受。除此之外，此政策还加大了对会展项目初期的培育力度，前三年内，对会展项目的扶持力度在原项目补助金额的基础上逐年提高，且提高幅度大、针对性强。对于引进知名优质会展企业，以及产业契合度高、生根型、具有国际国内影响力的品牌展会项目，给予“一事一议”的资金奖补。

除政策帮扶外，文旅局还在两大会展场馆设立会展旅游驿站，实现“会展+旅游”的无缝对接，旨在打造最具吸引力的会展旅游目的地。当前，溧水正在全力推进音乐名城和赛事名城建设，秦淮源头灯会、梅花节、咪豆音乐节、草莓节、山地半程马拉松、无享夏夜生活节、捕捞节、世界街舞大赛、世界名校赛艇赛等。精品赛事、品牌节庆贯穿全年。

我们将坚持防疫常态化工作，联合卫健委制定科学高效的防疫安全措施，全力保障各类展会及活动的防疫安全。

良好的发展环境 为会议产业保驾护航

长沙县现代服务业发展中心党组书记、主任曹剑

作为会奖目的地，长沙县有着非常好的经济基础和产业技术。会议的举办必然离不开当地经济的发展和硬件设施。三一重工、上汽大众、中国铁建、日本永旺集团等40余家世界500强企业均在长沙县投资发展，形成了工程机械、汽车及零部件两大千亿级产业，区域化的产业也迅速发展，成功获批湖南省大数据产业园。依托着这些产业，各类行业会议在长沙县也逐渐增多。

除此之外，长沙国际会议中心、长沙国际会展中心两大主场馆，碧桂园等五星级酒店集群发展，会展核心配套综合体等项目一条龙服务，构筑了高品质的会展发展环。34个县直部门，组成了9大专项行动组，为会议会展公共服务保驾护航。

近年来，长沙县越来越注重会奖业的发展，并安排每年投入5000万专项资金用于现代服务业发展。其中，楼宇经济、会展经济等领域均设置了专项扶持政策。今年4月，长沙县出台了《长沙县关于促进会议产业发展的扶持意见》，对落户长沙县的会议类企业最高可一次性奖补100万元；对在长沙县发展、规模较大的企业，最高可奖补10万元；在长沙县举办会议，会期两天以上的商务或者学术会议，最高奖补20万元。其中，重大会议论坛，还将提供“一事一议”的支持政策；对参加会议产业宣传推介等相关活动的企业和机构，最高可获10万元的补助；对自然年度招揽引进8个以上会议项目的承办机构，还将给予总额20%的超额奖励。

长沙县拥有非常丰富的近代人文旅游资源，会议行业从发展之初，就和发展环境息息相关。好的生态环境、好的发展环境、好的旅游条件，必然会为行业发展带来强烈的“成长信号”；把会议行业的发展和城市发展战略密切结合，也将直接推动城市发展环境的建设。

线上发展应创造不可替代性

众信旅游（北京）国际商务会议展览有限公司副总裁宁国新

新冠肺炎疫情是整个商业环境中一个很受重视的问题。很多旅游和会展行业企业，经历了最长的寒冬期。众信博睿也不例外，截止到9月，众信博睿营业额和往年同期相比下降了80%左右。但是，只有往前走，才能更好的生存下去。

为了应对疫情，众信博睿在运营上发生了转变，开始采用线下和线上结合的模式去完善和执行客户对会议主题、会议执行策划等各个环节的要求。会展行业在之前的一两年里已经开始改变，只是疫情加快了改变的步伐。众信博睿今年运作最大的一个活动就是9月初举办的服贸会。作为服贸会主峰会——世界旅游发展大会的承接者，从前期的邀请到整个设计策划，各方面都是由众信博睿团队执行。本次大会，我们将线上线下模式完美融合，用5种语言向全世界75个国家进行同步直播。正是由于政府传递出的各种积极信号，让我们会展人对行业的未来发展充满信心。希望政府相关部门能够更多地推广自己的品牌，给予做整合营销和会议会展的人更多机会。

由于疫情的影响，线上与线下相结合会是会展行业未来一段时间内流行的一种模式。但这并不意味着谁会取代谁，而是线上将作为线下的辅助和补充。传统的线下公司如果要花费资金开发线上平台可能并不现实，因为开发出来的线上平台一般都是让客户免费使用，所以开发前一定要考虑最后的盈利点在哪。但是，当线下受到制约的时候，线上却可以作为一个替换的形式来举办某些会议或是论坛。传统的线下展会之所以可以经久不衰，是因为能看到实物，能亲手去触摸，能感受产品价值。但是线上举办会议，就像阿里卖的很多产品一样，看不到实物，也不能亲身感受产品，会影响体验感。因此，线上模式还有一段很长的路要走，至少要找到它的一个盈利模式，而且要创造出它的不可替代性。

近两年，关于会奖产业产品化，众信博睿也做了一些摸索。会奖产品化从某种程度上来说，就是符合我们自己创意目的地的一个IP，把它作为目的地的品牌形象打造成一个活动或是一个会奖项目。将旅游行业或会奖行业与文化、体育行业等相结合，利用这种跨行业的连接，赋予新概念、新能量，它就是会奖产业产品。然后再用这种产品去找市场、寻合作。

疫情是企业进入转型的拐点

大新华（北京）会展控股有限公司副总裁马晓秋

新冠肺炎疫情的突然爆发对会展行业的发展有着巨大影响，不过，在行业受到冲击的同时也带来了一些思考。一方面是与之前相比较，我们现在将服务重点更多的放在内容上。以往的服务更多的是会议接待方面，关注如何做好会议服务。现在则是要更多考虑其他因素，如有些会议现在放到线上举办，怎么样才能吸引更多的人参会，在内容上需要做出哪些创意、创新等。另一方面是外部会议的承接和企业内部的管理，都要逐步走向数字化。

疫情期间，公司处于歇业待工状态，但我们并没有因此懈怠，而是做了很多转型工作。一是推出我们自主研发的大新华“云”会议平台，针对目前的客戶、企业需求，利用现有的直播技术和各方面的视频会议技术进行结合，开发出一种适用于中小型会议的直播视频会议平台。目前已经有很多企业利用该平台做线上会议的解决方案；二是在公司内部的管理上，同样做出了数字化转型和无纸化转型。大新华总部位于北京，在全国有10个子公司，因此会涉及较多的跨区域企业内部管理，靠邮件或是线下审批、签批比较繁琐。针对这种情况，公司在疫情期间，不仅在给客户提供的产品上进行了全面的数字化转型，同样在企业内部的管理上也实施了数字化转型。目前已经可以做到异地无纸化管理，这有助于提升企业整体的管理效率，同时也可以实现多数员工在家办公而完全不影响业务的操作。这是疫情期间的被迫选择给企业带来的一个机遇。因此，我认为疫情既是危机也是转机，是一个所有企业进入转型期的拐点。

了解客户思维 做出相应改变

励展-旅游展览集团项目经理慈雪

励展的主要业务横跨整个行业，包括展览、MICE等都是公司重点关注的业务。疫情后，公司加强了对医疗、大健康、新零售等行业的布局，并以内贸为主，在多方面同时发力。

励展本身的大部分活动都是基于终端客户，由于疫情的影响，对终端客户的营销策略也不得不发生变化。行业当前的现状是客户需求不仅增多而且要求更高。我们主要充当桥梁的作用，为客户牵线搭桥，所以了解客户的需求和关注客户的变化成为了重中之重。只有始终围绕客户，随着他们的需求变化而变化，再根据这些变化做出相应的调整，才能真正的做到为客户服务。当前我们采取的主要方式是利用大数据、线上和线下结合的方式形成闭环，用数字化方式满足客户的诉求。

后疫情时代，会展行业的发展，乃至整个会展行业未来的身份可能会变模糊，因为线上会议的蓬勃发展，会让很多跨行的技术公司进入，影响整个行业。这同样要求会展行业要进行一些迭代和改变，或者是自主改革，这样才能不被淘汰。

按客户需求做配合式服务

海南智海王潮会议展览有限公司总经理郭辉

无论哪个行业，产品所需要面临的核心问题都是升级改造和迭代升级。要想改变行业现状，不能靠单一的市场形态、市场区域、市场覆盖，而是要想办法不断創新调整。现在出境游市场受到很大影响，境外游暂时不能开启。以前单一靠出境游业务生存的企业，在疫情状态下会耗尽所有生存资本。面临单一的客户区域，如医药行业，现在国家采用集中式采集，以至于大规模的医药市场活动趋于零，同样让医药市场面临生存压力。在市场区域的覆盖上，该如何去放大自己的市场区域，才是企业要思考的方向。

就目前而言，疫情对我们影响最大的主要是两方面：一是奖励旅游，因为涉及到出境的问题；二是体验式活动，会涉及到大规模人群的聚集问题。这两种活动在当下还没被完全放开，因此也影响了产品的迭代升级。如果在整合营销、广告创意策划、市场活动等方面可以迭代的话，我们依然可以找到一些生存空间让自己活下去。

在这个非常时期，客户其实与我们一样在求生存。所以，客户的需求一旦发生变化，我们就会迅速应变，这是双方共同探讨的一个过程。从客户的市场结构来看，不管大健康还是金融、保险、医疗，大市场结构不会发生变化。但在疫情时期，为了控制费用，客户可能会把市场行为和销售行为进行结合。市场行为是为了打造品牌、塑造企业形象、树立口碑，而销售行为则是为了销量。

另一方面是客户的销售行为以及服务需求行为发生了一个化整为零的变化。为迎合当下市场，遵从政府的限制性需求，不允许开展大规模聚集活动。以前2000人规模、预算100万的年会，现在变成了把同样的年会划成5个区域、每个区域20万的预算，这是目前发生的最明显的变化。所以说从服务端来讲，我认为所有的服务都是通过客户在深度的沟通当中，从他们的预算，他们的需求变化，去提供配合式服务。准确地说就是跟着市场走，跟着客户的需求走。

会议效果将更受重视

沈阳中青会议展览服务有限公司总经理张新宇

由于新冠肺炎疫情原因，导致今年的会议行业异常冷清，原有的很多会议都被迫取消或延期。但在这段时间，我们工作并没有停滞，而是进行了相关的业务培训，把很多客户的线下会议转为线上会议。“线上展”的形式是如今会展行业的新趋势。不仅国内，今年很多国际峰会也都变成了线上座谈会。

线下与线上相结合的模式不仅是会展行业的全新尝试，也是将来会议发展的一个方向。我们也在会议的服务内容上，更注重客户的要求、更注重效果，而不是时长。

从我们服务的会议来看，因疫情缘故，今年的农产品需求量有所增加，所以相应的会议也有所增长；医疗则是保持原来的规模和数量；工业方面则是有所下降。

会议的举办方面同样有所改变，一是时长。疫情期间的所有会议基本都延期或是改到了线上。延后的会议，也被客户要求缩短了时间，总体消费减少了一些；二是地域。原来的国际会议全部改成线上，国内会议的选址也是要离客户近一些，大规模会议拆分成小规模会议，但效果相同；三是形式。“线上加线下”的模式是随着钉钉和腾讯会议而兴起，会展业与时俱进，也出现了同样的新模式；四是效果。原来的会议，大家追求能够亲临现场，结交更多的人脉。现在大家要求比较简洁明了，就是要达成合作，完成签单；五是供应方。现在供应方要将客户需求放在首位，尽最大可能、最大努力去满足客户的需求，把疫情常态化下的会议服务做到最好。

数据分析在线上会议系统中应用最为突出

中世运通（北京）国际会议展览有限公司总经理周宏辉

近几年，随着科技的发展，很多新技术逐渐被运用到会展活动当中，其中就包括会议管理系统。从人员的注册到整个参会人员的信息管理，还有会议活动的信息发布推广等，会议活动各方面都在随着科技的进步而升级。并且，现在市场上已经出现了比较完善的会议管理系统。

由于疫情原因，会议行业被迫把线上会议提到了一个比较受重视的高度。但线上会议系统其实并不是因为疫情才开始发展，而是早已存在，只是更多时候是作为传统线下会议的补充形式，或是说协作形式存在。

除了会议管理系统、线上会议系统外，直播系统也是现在会议里涉及到的重要部分。另外，还有一些技术方面的内容，如数据统计与分析，同样也被广泛应用在一些特定的会议活动之中，帮助会议主办方和承办方开展特定的参会人员分析。例如：什么样的议题会让大家更感兴趣？哪类企业关注了哪类内容……这些统计和数据对企业组织下一次会议将起到很大的参考作用。对于整个会议来说，从前期的筹备推广到会议的组织管理，再到会议的现场执行，都体现了相应的数据分析内容。这应该也是当前会议活动中在技术应用方面最突出的一个表现。

整合新资源，创新新模式，拥抱新趋势

建旅国际会展传媒集团有限公司副总经理张晓鹏

我们公司近期做活动用到的智能化技术设备是由多家公司做支撑服务，应用的技术种类较多，所以每次在举办活动的时候，都会遇到或多或少的技术问题。所以我认为除了为客户做定制化服务之外，会展技术公司在技术方面还需要有所提升。

在提供技术支持的同时，资源整合方面同样需要做调整和提升。这样不仅可以为当下的活动进行定制化服务，更可以利用系统的数据整合功能，将客户的信息、需求等进行统计，便于以后进行专属的、精确的一站式全套服务，从而多方面解决客户对于智能会议、智能展会的整体需求。这个板块是我们现在工作中最需要完善的一部分。目前，我们也是在和很多科技公司在交流这方面的技术。

in your technology，Chinese technology enjoy technology

拥抱技术 享受技术

上海译牛科技有限公司总经理张昱

在整个疫情期间，大家都在思考如何生存，如何适应外部环境。在线下业务停滞的同时，公司迅速调整经营策略，更新原有产品，加速研发升级。值得一提的是，在过去的一两年内，线上产品其实已经开始被大家陆续所使用，疫情只是起到了催化作用，使大家更加关注适合线上的产品，并且在近期得到了更广泛的体验。

译牛本身关注的领域就是线上会议、虚拟会议室、绿幕会议室、远程同传、云数据，甚至是VR的投影、线上展览，还有VR的沉浸式展览等。通过线上技术的升级，现在的产品可以做到让观众享有和线下同样的，或者说是另类的高科技参会体验。

今年年初疫情爆发后，线上产品在整个网络飞速传播，大到学术会议，小到公司内部会议都通过线上的方式开展。如果将智能化的方案融合到会奖活动中，我认为对会奖活动是一个非常好的补充：首先，从另一方面提升了活动的形式；其次，活动可以用不同的方式对外宣传，同时，增加了客户的体验感。

总之，新科技、新形式的加入对会奖活动有益无害。在疫情的“强迫”下，智能化的新产品被大家更灵活地运用到项目中，对行业未来也许是有利因素。

整合共享，抱团发展，引领会奖智慧化水平

江西亚细亚会议会展有限公司总经理凌鹏鹏

今年，在疫情的大环境下，各企业面临的压力都非常大。随着近几年全国各地会议会展市场发展规模的不断扩大和提升，原来大批量的会务服务公司也陆续开始转型升级为智能化的会务服务公司。而且智能化为我们的自办展或自办会提供了必不可少的技术支持。

目前的智能化服务已经由原来单纯的小链接订房、订车、订餐或大交通的预定平台系统，陆续优化成为现在的智能化参会系统。参会人员可以提前了解会议的所有信息，得到电子化参展资料以及嘉宾资料共享，还可以获得采购现场质证。在我们的所有活动中，智能化服务正在被更多地运用到会议当中，尤其是现在的直播领域，一个链接或一个二维码就可以囊括所有的大会信息，实现了无纸化管理。在会后，还可以通过无纸化的管理会议系统进行精准的数据分析，为今后办会提供更详细的资料。

在近期的活动当中，我们运用较多的就是自己的线上会议管理系统。在展览方面可以实现买卖双方的一些定向签约；场地方面可以实现小会场管理；活动策划推广方面可以同步在线直播，并进行现场互动；平台的数据分析系统更是能为后期的统筹分析打下良好基础。近几年的展会已经悄然发生了质变，究其原因，是基于对智能化的运用越来越成熟。