事业单位档案管理中的电子档案管理探究

王海凤

(滨州市招生考试服务中心 山东 滨州 256600)

现代信息技术应用已经逐渐融入人们的生活和工作当中，信息的获取和处理更加快捷，其所拥有的大储存空间和快速录入、存储和调阅以及管理效率等优势极大的推动了现代办公的质量和速率。而事业单位的档案是选拔人才、记录事件、留存事业单位日常工作记录的重要依据，在其日常管理当中有着极为重要的地位和作用。从档案的保密性和重要性来讲，如何将复杂且繁多的档案内容进行规范化的管理时其重点和难点。所以，需要通过对不同数据内容的整理和管理以及精细化的分类，才能够最大程度上发挥档案数据的价值。信息技术的应用使得事业单位档案管理实现了电子化，使事业单位档案管理更具条理，效率更高，但同时也存在一些不足，如技术水平、安全性、制度管理等等，必须要对事业单位电子档案管理进行不断的分析与改进，如此才能够实现档案信息的安全和体现出其实际价值。

1.事业单位电子档案管理概述

事业单位是国家所设立直接服务于人民群众的基层单位和基础机构，其涉及到社会文化组织当中教育、文化、科学、技术等方方面面的内容，但其并不属于国家机关，是属于国家行政机关所领导，由国家财政拨款提供经费的社会文化组织。其档案信息也设计到社会精神文明基本内容，是社会文化的重要组成部分，不仅包含认识档案，还包括了社会其他事件的信息记录。事业单位档案管理内容主要是针对人事资料的总结和存储。包括人的出生时间、工作时间、学习和工作经验等相关记录的信息。内容极为繁杂，需要分门别类进行统一的整理和存储以及使用[1]。从其流程来讲，需要进行档案信息的搜集、整理、存储、检定、统计和使用。

2.当前事业单位电子档案管理的不足

2.1 管理制度上的不足。当前，很多事业单位将工作重点放在社会功能方面，导致对电子档案管理产生了疏忽，尤其在电子档案管理系统运用和管理制度的完善方面。一方面，事业单位档案管理常常沿用传统管理制度，而电子档案管理的技术性和管理流程是基于现代管理思想基础上建立和应用的新管理模式，很多传统管理制度与电子档案管理并不匹配。例如数据收集不完整、管理流程过于拖沓、信息记录不健全等等问题，整体保障性较差，职责和分工方面也不明确。

2.2 专业技术人才不足。虽然目前事业单位已经基本实现了信息化办公，档案管理也基本实现了电子档案管理，但在整体技术水平方面仍存在一定的不足。一方面，信息技术设备和网络技术方面的更新速度较快，而事业单位电子档案管理系统也需要不断进行升级。另一方面，事业单位档案信息量极为庞大，需要由专业技术人员进行信息数据的完整录入，而由于传统档案信息中，很多档案内容需要进行补充和核实，整体进度较慢。需要专业的技术人才提供支持。而很多事业单位专业技术人员并不充足，导致事业单位电子档案管理效率和整体水平不高。

2.3 电子档案安全不足。现代网络技术、软件技术开发速度极快，事业单位电子档案所应用的技术主要包括云计算技术、大数据技术，整体技术更新换代极快。但事业单位电子档案网络安全方面的技术更新较慢，导致其整体安全性不高，其所存在的漏洞极易被不法分子所利用而为人民财产安全带来一定的威胁[2]。

3.事业单位电子档案管理工作的建议

3.1 科学完善电子档案管理制度。电子档案管理制度的完善是工作顺利开展的根本保障，其能够为事业单位电子档案管理工作的开展赋予一定的行为准则和标准要求，使其工作能够有序开展。因此，针对当前事业单位电子档案管理的不足，事业单位既需要不断完善电子档案管理制度，首先要明确职责划分，并作出精细化的明确分工。如职责相容和授权审批流程的规范化[3]。

3.2 培养专业型电子档案管理技术人才。事业单位必须要加强对专业电子档案管理技术人才的培养。一方面，事业单位必须对原有档案管理人员进行信息化技术培训，提高其自身的信息素养和技术水平。另一方面，事业单位要加强专业电子档案管理技术人才的招纳，积极与高校合作，吸纳高新技术人才。不断提高福利待遇，吸引更多专业人才到事业单位工作。要组织电子档案管理人才积极参加各项专业技术培训，利用现有的软件与硬件设施进行技术实践[4]。尤其要着重放在几项重要技术的操作和维护方面，实现事业单位电子档案管理技术人才的培养和队伍的组建。

3.3 积极提升电子档案管理安全水平。近年来，电子信息安全越来越受到人们的关注。档案信息安全是档案管理的重要组成部分，所以，首先，为防止疏忽性信息泄露，要加强档案管理人员的教育和培训，严格遵守管理制度和保密要求，以专业的方式和方法处理问题。二是加强纸质档案的安全性和资源，严格落实档案的安全基本需求，如安装监控摄像头，定期检查电子文档，加强网络防火墙的建设，加强网络监控和风险控制，提高档案信息安全的能力[5]。

结束语

事业单位电子档案管理时事业单位重要的组成部分和日常运行的主要载体以及重要依据。在信息化建设下，电子档案的管理也必须要加强传统管理思想和新管理理念的融合，加强电子档案管理制度的更新和完善，并加强管理水平和监督力度，充分发挥出信息技术、电子技术、大数据技术的优势，组建高质量、高水平的专业化技术团队，并重点加强电子档案管理的安全保障水平，如此才能够发挥出事业单位档案管理的价值，促进社会的和谐稳定。