城建档案信息资源共享的探讨

赵艳荣

济南市城建档案馆 山东济南 250014

城建档案信息化是城市经济发展、科技进步和社会需求等诸多因素共同推动的结果。对城市的发展而言，开展城建档案信息化建设，是一项具有战略意义的工程，是城市的基础平台建设工程，是城市信息化水平的提升工程，是建立数字城市、智慧城市的重要信息源，意义重大，影响深远。但城建档案信息化建设的过程不是一蹴而就的，需要城建档案管理部门、建设系统各部门和工程各参建单位的共同努力。

1 城建档案信息资源的重要性

1.1 真实性和有效性

城建档案是在工程建设过程中直接形成的，并具有保存价值的文字、图纸、影像等各种形式的历史记录。其本身具有档案的本质属性，即真实性和有效性。随着城市建设的发展和人民生活水平的提高，对城建档案的利用需求越来越多。比如为新建工程提供档案资料参考，为社会纠纷提供档案证据等，这一切都基于档案的真实性和有效性。而随着信息技术的不断发展，出现了不同类型的城建档案，电子文件和纸质文件并存。

1.2 为城市建设基础服务

城建档案信息包括城市发展所涉及的所有行业，比如说城市规划、公共建设、园林设计等等，保存着这些方面所有的相关资料。正是基于城建档案对城市建设的真实和完整的记录，其所承载的信息可以极大还原整个城市的建设情况。所以，城建档案能够为城市以后的发展，为相关部门的规划决策提供相应的参考[1]。

2 城建档案信息共享策略分析

2.1 城建档案工作部门要进一步提高认识，增强紧迫感

随着信息技术和互联网技术在各级机关和全社会普遍应用，建设行业产生的文件无论是设计图纸、施工管理文件还是审批文件，绝大多数都是在数字信息环境下进行。城建档案管理部门要对应归档文件进行有效管理，必须走档案信息化之路，否则就会面临 “无档可归、无档可用” 的尴尬局面，严重影响城建档案事业的发展，影响数字城市和智慧城市的建设。如果城建档案工作部门不能充分认识城建档案信息化建设的重要性和紧迫性，不仅会使自身档案管理水平滞后，还有可能造成大量已生成电子文件的流失，导致文件归档不齐全、不完整，从而造成档案部门的严重失职、国家档案的严重缺失、社会记忆的严重丢失[2]。

2.2 尽快开展城建档案资源数字化

传统载体档案数字化是现阶段档案信息化建设的首要任务。只有把纸质档案、音像档案等传统载体的档案进行数字化，才能实现档案信息的远程利用和便捷利用。要根据实际需要及本地的经济能力，科学制订城建档案数字化的实施计划和实施方案。首先做好档案数字化工作整体规划，摸清家底，对尚未实施数字化的档案数量和类别进行统计估算；并按照优先选择珍贵档案数字化、高使用频率档案数字化等方法，制订档案数字化年度计划；同时要制定包括经费、人员、场地、设备、技术、组织方式等方面完善的实施方案和资金预算，找准重点和难点，逐一克服解决，把现有的实体档案资源转变成数字信息资源。

2.3 拓宽城建档案服务范围

随着城市建设的发展和人民生活水平的提高，对城建档案的需求也逐步增加。同时，信息技术的发展，也要求城建档案部门改变传统的档案服务方式。必须了解用户的相关需求，并根据自身的专业知识以及对所掌握的城建档案的信息资源来满足用户的要求。现阶段，大部城建档案部门主要的档案服务范围都集中在为工程项目新建、改造，为普通民众办理相关手续等提供资料。其实，这对档案信息进开发利用远远不够。城建档案信息还可以做到更多。

2.4 丰富和细化可共享的城建档案信息资源

各城建档案馆应加强城建档案信息资源建设，积极推进城建档案目录、全文、原件数据库及各种专题数据库的建设，丰富可共享的城建档案信息，为城建档案信息资源的共享打下坚实的数据基础。并应进一步细化有关信息共享操作规则，城建档案工作开展多年来，对城建档案信息的提供利用和共享工作已积累了一定的实践经验，住建部应组织对城建档案的密级、保管期限、档案类别、利用对象等开展研究，制定具体的城建档案信息资源实施细则，明确对不同类别、不同内容的档案信息采取不同的共享方式，明确国家相关部门、城建档案权利人和利害关系人等主要利用对象的共享范围和共享方式[3]。

2.5 加强城建档案信息安全保障

应建立信息安全技术保障体系和管理保障体系，保障城建档案信息的安全。构建信息安全管理保障体系，即利用数字认证、电子签名、密码认证、密钥管理、数据加密、防火墙、入侵检测、数据备份等技术来保证信息安全，应重点完善用户身份认证信息、访问控制、信息审计追踪等防控措施，保障档案信息数据的保密性、完整性、可用性。还应通过建立有效的管理保障体系，建立包括安全法律保障体系、信息管理制度、信息共享相关人员管理制度、系统运行环境安全管理制度、安全应急处置和灾难恢复等制度，妥善处理各类突发安全事故，为档案信息资源的合理安全利用创造良好环境。

3 结语

总而言之，城建档案从形成到归档案再到开发利用等各个环节之间有着非常密切的联系，每个环节都可能影响最终的信息成果。档案信息资源框架建设过程中，由于需要多部门多专业合作，还会受到各种因素的影响。因为，做好城建档案建设，从数据开发到人员管理等细节，都不容忽视。相信在未来城市建设中，做好档案信息资源框架建设之后，城建档案信息一定会更好地发挥自身价值，为城市建设和民生保障服务。