共享财务背景下内部控制体系优化分析

郭德玺

一、引言

在共享财务趋势的背景下，内控体系的优化是财务工作的重中之重。内部控制必须建立在合理合规合法的基础上，但是也不能够有局限性。如果内部规章制度不健全，同一件事办理的方法不同，结果就可能出现差异。因此，本文在分析共享财务内部控制系统存在的一些问题后，提出了一些相应的措施。

二、共享财务概述

（一）共享财务的特点

共享财务是未来发展的必然趋势，它是一种将各个业务单元集中处理，统一进行规范操作的模式，能有效节省人力、物力，避免造成不必要的资源浪费。

传统会计已不能适应企业当前的经营、发展情况。对于管理会计而言，完善制度、加强内部控制是其发展走向。技术信息的快速发展使金融信息的共享变得越来越重要。

（二）共享财务的含义

共享财务是对分散在各个业务单位、便于标准化的财务业务进行再造和规范，然后集中在共享服务中心的一种业务管理程序。一个健全的共享财务体系对集团的财务管理有极其重大的意义，可以为企业集团提供专业的咨询服务、优秀的管理软件和强大的技术支持，帮助企业集团实现业务标准化、流程再造以及共享服务中心的信息化建设，使企业集团能够快速、顺利地建立共享财务中心管理系统，进而发挥业务部门和共享服务中心的专业优势，加强管理实践，促进流程标准化，提高运营效率，控制运营风险。

三、内部控制概述

（一）何为内部控制

2010年，财政部《企业内部控制基本规范》第一章第三条指出，内部控制是由董事会组成的实现控制目标的过程。即企业（单位）领导为了实现经营目标，对资产完整性进行规范、评价和控制的一种措施。

（二）内部控制体系的含义

内部控制体系是指某个企业或单位管理层为了保证信息资源的安全、完整以及会计信息的准确，对经济的协调，对经济活动的管控，用不同的分工管理相互约束、牵制，用紧密的关系组成一个具有规范性、严密性的完整体系。

（三）内部控制的内容

内部控制主要体现在相互制约、职责分工明确、检查制度和监督机制健全等方面。使用相关的管理手段对各个阶层、部门、业务进行有效的检查监管及控制，确保企业内部工作稳定、高效的运作。

四、共享财务背景下内部控制体系存在的问题

（一）业务条理不明晰

共享财务的策划计算流程容易使业务的进展过程出现条理和流程上的偏差，会使财务信息系统产生业务运转迟滞、系统运营效率低下等问题；票据报销的业务设置会出现票据的积压，不能及时处理、处理时间过长的问题造成滞留问题。这些问题会对企业造成直接或间接的负面影响，逐渐导致企业出现亏损。

（二）购销制度不严谨

在购销制度方面，相信每一家企业对中、基层人员的资金用途都给予了一定的“宽松”空间，以满足业务购销需求，确保业务顺利开展。这种情况一旦失控，会增加潜在的支出，如果不及时处理，将成为隐患。

（三）财务信息传输不当

1.延迟。项目末期，需要处理的数据量大，财务系统饱和，导致运作迟缓，直接影响工作效率。

2.局限性。系统整体工作无法涵盖所有的事项，部分业务依然照旧。

3.执行不力。内部控制制度不健全，导致实施困难，有效性受到质疑。

4.信息公开发布。对外界公布的信息存在发布不及时、不准确等问题，导致管理者无法作出正确的决策。

（四）内部监管存在漏洞

虽然共享财务可以大大提高效率，但是在具体操作过程中依然存在问题。固然可以控制系统模式，但监管人手往往配置不够，不能做到实时跟踪和及时控制，这会影响数据信息的准确性。使用共享财务系统后，审计若按照以往模式，对业务进行集中审计的话，就不能及时发现问题，更不用提解决问题了。这是监督管理的漏洞，对共享财务内部作用的发挥具有重要影响。

五、共享财务背景下内部控制体系的优化措施

企业的内部控制系统是真实高效地得到了执行，还是仅做表面工作走个过场，影响着一个企业的未来。想要优化内部控制体系，需要在共享财务阶段同步跟进，在现有基础上优化具体措施，加强管理和控制，规避风险。

（一）制定并完善相关制度

内部控制系统必须有相应的制度条例进行规范，才能得以实现。一个完善的内部控制制度大体可分为流程说明、授权说明、职责分离说明三大部分来讲，明确分工，互相制约，并加强内部监督。对于管理者来说，绩效和内部管理是同样重要的，完善的内部管理制度的必要性和关键性是一个企业的核心之一。

（二）增强财务人员内控意识，强化内部审计监管

各行各业都不乏滥竽充数者，若财务工作人员内部控制意识不足，那么他就不会为企业的发展提供正能量，甚至可能出现纰漏。企业应定期对财务工作人员进行培训，同时对监督人员进行跟进，一旦业务和数据发生变化，监督能随机应变，及时止损。只有不断学习进步，并将学到的知识很好地应用于实践，企业才会有更好的发展前景。

（三）优化报销制度

报销费用存在的主要问题是报销延误、虚报、多报。因此，本文对报销控制制度的优化提出四点建议。

1.凭据核实。部门负责人及时对报销凭据进行核实，对凭据的真实性提出意见，遵循合理、合法、合规的原则。

2.预算核实。核查核实报销项目在不在预算范围内，如果超出预算范围，部门在真实有效的前提下，补办增加预算相关手续后再报销。

3.保证规范性和严肃性。报销凭证核对无误后，将不合理、不合规的报销凭证退还给报销人。

4.票、物核对。检查报销单和物品，并准确上传系统。若有丢失票据的情况，应该由当事人补全证明材料。

（四）优化系统信息

在共享财务系统中，应做到以下3点。

1.维护系统。对于系统，要定期、定点检查和维护，维护周期不宜过长，以免因规章和程序更新，系统却没及时优化而造成损失。

2.更新系统。建立风险防范制度，制定安全防范机制，确保制度的先进性，确保财务信息安全，防止信息泄漏。社会发展日新月异，系统的使用安全是重中之重。

3.准备备用系统，保证信息沟通顺畅。软件的使用提高了工作效率，但软件若出现崩溃或停止运行等问题，就会造成不必要的损失，为了避免损失，准备备用系统是十分必要的。

共享财务的实施效果无非是信息沟通与协调。在信息的传递上要保证通信的顺畅，以便及时与其他部门沟通，了解企业外部情况，出现问题后也可以更快速地发现并解决，最终保证企业资产的安全。

（五）优化监督管理进程

在内部控制体系中，监督是关键中的关键。不仅要加强监督，整合资源，形成全面的管理方式，还要由独立董事牵头，组建调研组。调研组可以从不同的角度对内部控制体系给出意见，让监管体系更好地发现问题、修正错误。

六、结语

企业在运用现代化的信息技术，享受共享财务系统带来的便利，提高工作效率的同时，也在为它存在的各种隐患而担忧。财务内部控制系统越完善，企业的管理水平就越高。在这一过程中，企业只有根据发展制定合适的优化整改方案，才能让自身优势发挥得更好、更充分，才能让自身走得更远。