普通高中档案管理工作存在的问题及对策研究

刘伟武

河南省新密市实验高级中学 河南新密 452370

普通高中的档案记录了师生的信息和相关资料、详细的记录了学校的发展历程与教学研究的成果等，是普通高中内部管理的重要组成部分。在学校的发展中，普通高中越来越重视档案管理工作，但是仍然存在收集信息困难、管理系统不完善、部门间协调沟通不顺畅、信息化管理水平不高、档案信息的共享利用程度不高等问题。需要采取有效的措施以解决这些问题，提高档案管理工作的效率和管理的质量，为普通高中的再发展发挥作用。

1 普通高中档案管理工作存在的问题

1.1 档案工作意识淡薄

部分学校在档案管理工作中投入的力度和重视程度不够，对于档案管理工作的认识不够全面、不够充分，相关人员参与档案管理工作的意识不强，档案管理工作的落实和执行不到位。例如，部分学校档案管理工作的开展缺乏资金的投入，缺乏专业的管理人员，在档案接收、档案信息的利用、档案的整理与分类、修补档案方面存在严重不足，还存在档案资料随意放置，防尘、防潮等不到位的现象[1]。

1.2 管理方式落后

部分学校主要还是以纸质档案为主，光盘、录音、照片、录像载体的档案相对比较少，信息化、数字化管理的水平不高，电子档案存储与管理中存在漏洞；档案信息收集、整理和分类主要依照人工操作，重复劳动多，工作效率低，在一定程度上也会影响档案的归档、档案信息的完整性、及时性与准确性，也不方便档案资料的查阅、检索和共享利用。

1.3 部门间协调和配合不够

档案管理工作的开展涉及的环节和工作的内容比较多，系统性比较强，做好普通高中的档案管理工作需要强化各部门间的协调和配合，确保信息的完整性和准确性。但是，实际工作开展中，其他部门参与档案管理的意识不强、积极性不高，不愿意主动配合档案管理部门工作的开展，信息收集难度大。

1.4 缺乏专业管理人才

很多高中学校的档案管理人员并不是专业的，存在中途转行、兼职的情况。对于专业的管理知识、管理的标准以及程序和规范等缺乏全面的、充分的了解，一般只能应付简单的档案信息的收集、档案的装订工作，无法实现档案准确的、合理的分类管理，影响了档案归档工作的开展，影响档案资料的规范性、完整性和时效性，且相关人员的信息化管理水平不高，手工检索、手工查阅等，档案管理的工作效率不高，也影响了档案信息的共享利用。

2 优化普通高中档案管理工作的对策

2.1 强化档案管理意识

普通高中需要更加全面的、更加充分的认知档案工作开展的价值、地位和作用，加大档案管理工作的资金投入，安排专业人员做好档案的收集、整理、分类、归档、存储、检索和利用等工作，不断完善相关的管理制度，促使档案管理工作规范化的开展。通过做好相关的宣传和教育工作，强化普通高中的档案管理意识，促使相关人员积极参与到档案管理工作中，提高档案管理的质量效果。

2.2 强化相关部门的配合

普通高中需要将档案管理作为一项系统化的、需要持续进行的工作开展，确保档案管理与普通高中的管理和发展相一致，实施动态化的管理，提高档案管理的质量效果。档案管理部门需要认真的负责好相关工作的执行和落实，需要强化与学校各部门的交流和沟通，促使教职工、学生和各部门主动的配合档案管理工作，方便及时的收集档案信息、确保档案信息的准确性和完整性[2]。

2.3 创新档案管理的方式

社会在不断的发展，也需要科学合理的将现代信息技术、网络技术、计算机技术等运用到普通高中的档案管理工作当中，强化档案管理的数字化建设、信息化建设，构建更加完善的、更加系统化的档案管理平台，提高档案管理的质量效果。通过借助网络平台实现信息的及时更新和调整，确保档案信息的完整性与准确性。利用信息技术，科学合理的设置相关资料文件的检索分类，方便档案需求者快速的查阅与检索信息。强化电子档案的管理，做好档案的维护工作，做好档案的保密工作等[3]。

2.4 提高档案工作者的素质

一方面，需要重视做好相关的培训，促使档案管理工作人员熟练的掌握和运用档案管理相关知识和理论，提高资料收集、资料录入、档案编码和检索分类等技能，明确档案管理的流程和标准等，促使档案管理更加的规范、更加的高效。另一方面，网络技术、计算机技术等现代信息技术在普通高中档案工作中的运用，推动了电子文档、电子资料等的发展，推动着档案工作的信息化建设、数字化建设。普通高中档案工作者在档案管理中，不仅需要强化对传统的纸质档案、影片等的保存管理，还需要不断提高现代信息管理的技术水平，强化对电子文档等的管理，重视做好网络安全管理维护工作，确保档案信息的安全性与完整性，实现档案管理工作的科学化、自动化、数字化发展，提高档案管理的工作效率。

3 结语

综上所述，在普通高中的管理与发展中，需要重视档案管理工作，促使其在学校的发展中更好的发挥作用。明确档案信息收集的范围、标准和规范。做好档案管理相关的宣传和教育工作，强化管理意识。重视科学合理的将现代信息技术、网络技术等运用到档案管理工作中，不断的完善档案管理的体系制度，构建更加系统化的管理平台，提高管理人员的能力和水平。不断的提高普通高中档案管理工作的工作效率和管理的质量效果，从而为学校的管理和发展、为相关档案需求者提供更高水平的档案服务。