立足基层服务社区依法管控——试论北京东岳物业公司法务管理模式创新

谢佳

北京东岳物业管理有限责任公司 北京 100000

1 认清企业自身存在的不足问题是法律风险范防的基础

如何在复杂多变的市场竞争中有效地保护自身合法权益，规避和化解法律风险，成为每个物业服务企业在经营管理中必须客观面对的一个现实而紧迫的问题。很多物业服务企业在法律风险防范工作中普遍存在下列一些典型问题：

1.1 对法务工作重要性认识不足，法务制度执行力度不大

物业企业日常的主要工作是对已签订《物业服务合同》的业主，在合同约定的服务期限内，提供质价相符的物业服务。因各个小区、单位居住人员多、素质参差不齐，给物业企业服务带来了很大的困难。

随着市场经济的逐步完善和发展，越来越多的物业服务企业逐步认识到法务工作的重要性，尤其是事前防范工作的重要性，对企业各项规章制度的制定和完善也越来越重视。但不少企业也存在着虽制定了完善的制度和严密的流程，但制度制定后考核和监督力度不够，导致在制度落实时出现了如不按流程执行，细节方面注意不够等很多问题，制度虽然执行了，却没有起到应有的防范和控制的作用，形同虚设，大大地降低了约束和防范作用。

1.2 法律风险防范的重心未转移，风险防范机制没有进行系统联动

目前物业服务企业法律部门或人员在对企业重大经营论证、合同谈判等企业各项经济活动中的参与程度不够，从而导致在企业法律风险防范工作与企业管理工作方面严重滞后，未能起到事前预防和事中控制作用。由于未能及时做到法律工作重心向事前防范前移，因此出现在法律纠纷产生后，通过其他措施已无法解决时才将案件交给法务部门去处理，由于法务工作人员事前参与力度不够，对很多情况无法在第一时间掌握，只能被动地进行应对。

不少物业服务企业的法务人员的主要职责是处理企业官司纠纷、对企业经营方面的重大问题提供法律咨询和审查企业对外签订的合同，企业法律风险防范的职责偏弱。虽然按照企业制度要求企业中其它职能部门也要涉及到法律风险的防范工作，但其他职能部门由于自身业务方面的局限性，对法律风险识别、防范和解决的能力偏弱。基层项目部由于日常工作的繁重，在法律风险防范工作方面重视和开展不够。

1.3 法律风险防范工作进行的不牢靠，基层工作人员的法律素质提升缓慢

基层项目部日常工作紧张繁杂，忙于日常的社区服务工作，将工作重心主要放在日常基本服务工作中，对法律风险防范工作重视不够，工作进行的不够扎实。基层项目部是物业服务企业各项管理工作的最前沿，项目部法律风险防范工作开展的好坏，对企业法律风险防范工作将产生重大的影响。如果项目部在日常法律风险防范工作方面做的不扎实，很容易在工作中出现疏忽和遗漏，导致诉讼案件的发生。如果对相关证据资料保管不好，发生纠纷时就会因拿不出有力的证据而导致对争议事实在证据证明力上出现效力缺失，导致官司败诉，损害企业的合法权益。

目前物业服务企业对企业法律顾问岗位在对其特殊性和专业性方面决定了其对法务工作人员在法律综合能力方面有较高的要求，而目前公司现有法律人员的素质不高和后备人员力量的不足，使得公司不得不通过外聘律师来解决企业中发生的一些重大纠纷案件。由于外聘律师仅对发生的案件进行代理，对企业经营管理方面，没有进行全面参与，对纠纷产生的原因、背景和细节等方面了解程度不深，有时会产生企业在对问题处理方面的利益诉求和所追求的目标方面与律师之间的想法并不完全一致，从而在案件审理过程中出现问题，导致官司败诉。

2 进一步加强物业服务企业法律风险防范，在法务管理模式上进行新的创新

物业服务企业自身的特点决定了其存在着提供服务的对象多，服务范围广，服务周期长，以及被服务对象服务标准及要求高等特点，加之目前国家对物业服务企业在法律以及责任方面的要求越来越高，物业服务企业所面临的风险和压力也越来越大。目前基层项目部是物业服务企业在生产经营和创造效益方面的一线单位，基层项目部的定位决定了其必然将直接面对来自不同方面的法律风险，可以说企业法律风险防范体系中的关键就在基层项目部。针对基层项目部的特点和在法律风险防范工作中经常出现的问题，我们结合本企业实际情况，选择法律风险防范的重心——基层项目部，在项目法律风险的管控模式上进行了新的创新，也进行了一些新的尝试，目前取得了一些明显的效果。

2.1 对基层项目法务管理模式进行新的创新，进一步巩固基层法律风险防控体系

公司法务人员制定新的制度，要求公司范围内所有基层项目部都要普遍配备法务人员，即使是人数较少和规模较小的项目部也要设置兼职法务人员。日常法务风险排查、管控及法务工作的开展由项目部经理负责，要求各项目部在日常工作中要紧紧围绕项目法律事务管理和风险防范工作来进行，在一些重大法律问题的处理方面还要事先进行策划，制定方案，方案制定后严密组织实施，问题处理完毕后要第一时间向公司法务进行汇报。这样做的目的就是要建立以项目部法务工作为核心内容的项目部法律风险防控体系，并促进其不断完善运行。

基层项目部的中心任务是以经营工作为中心，如何确保项目部在搞好经营的同时，进一步提高项目法务管理的规范化、系统化水平，如何使项目法务工作与各项生产经营工作紧密结合，这是目前物业服务企业的中心问题。公司要求公司内所有项目部都要配备法务人员，在法务人员配备完成后，要进一步明确职责分工，责任落实到人。要逐步加大基层项目法务人员队伍力量，进一步扩大法务工作的覆盖面，加强和巩固基层以及公司法务工作体系。

2.2 对公司法务管理流程进一步进行梳理，规范制度运行，加大项目部的执行能力

物业服务企业有其自身的服务特点和管理要求，法务人员应根据目前物业服务的市场环境和物业服务企业的自身特点，对基层项目部的日常工作制定出更加严格细致，合法依规的制度，在制度建设过程中要突出对风险点的把控，确保有章可依，杜绝因规章制度不健全和不完善而引发法律风险。同时，公司法务人员会定期对公司及各项目的各项规章制度进行全面审查，对其中不完善和尚需提高的部分进行修改和完善，保证物业服务企业在规章制度建设方面更加全面。制度制定好后，要督促、检查各项目部严格执行。确保执行制度时不打折扣，在最大程度上降低法律风险的发生。同时制度的执行还要明确执行时的责任主体和主管部门，进一步建立健全考评和奖罚机制，保证制度的执行力。

法务人员依据公司现有基本法务管理制度，对之前的法务工作职责在内容和流程上进行认真梳理，明确法务人员工作职责，使项目部的工作运行机制制度化、系统化、常态化，并将法务管理指标纳入项目部责任考核范围之内，进一步完善了公司法律风险防范体系。

为了确保各项目部法务工作的持续有效运行，我们结合公司对各项目部的工作考核，设置新的考核指标，对各项目就合同法律风险交底情况、合同履约、债权债务风险排查情况、案件发案率和化解情况、项目部在日常工作中对证据资料的收集、整理、保存等情况，分别设置量化考核指标。在检查时对项目部法务运行情况进行考核打分，根据各项目部得分情况，对法务工作表现优秀的项目部，在公司范围内予以奖励。通过定期量化考核，达到了激发各项目部法务工作热情的目的，很大程度上促进了项目部法务管控工作的持续良好运行，加强了各项目部对公司各项法务制度的执行力[1]。

2.3 落实项目法律风险管控，加强法律风险防控职责

公司加强对各项目法务工作组的责任落实，从与开发商签订前期物业服务合同到与小区业主委员会签订物业服务合同开始，进行认真细致的合同法律审核，审核时对合同进行法律意见交底，合同签订后履约过程中，及时关注合同的履行情况，对履行过程中出现的问题及时发现并加以解决。在合同履行时及时注意对原始资料进行收集、整理和保存，一旦出现法律纠纷时能够形成完整的证据链，法务人员通过参与合同签订到履行的全过程，已形成了全过程法务管控。在管控过程中能够及时加强风险识别、评估及预防，及时主张合法权益，积极化解法律风险，使项目利益最大化，最大程度上减少或避免法律风险所带来的损失。

严格把控公司及项目部公章的使用。公司及项目章的效力在目前经济活动中的作用和效力越来越明显，一旦加盖就会发生法律效力。如何使项目部正确使用公章，避免因公章使用错误给公司带来损失的情况出现，是一个需要解决的问题。公司法务人员对公司及项目部公章的使用和保管高度重视，严格控制和规范公司及项目部对公章的使用。要求公司及项目部的公章要由专人保管，使用时按照严格的用章审批程序申请，使用时做好用章登记，保持用章记录的可追溯性。

要求公司其他各部门及项目部要在日常工作中加强对各种资料的收集管理。项目部在日常工作中，要提高防范意识，对有可能引发法律纠纷的各种证据资料进行收集归档，妥善保存，一旦案件发生，能够做好充分准备，积极应对，进行有效的自我保护，维护公司利益[2]。

2.4 多种形式组织法律宣传和培训，全面提升项目法律风险防范和识别能力

项目部出现法律风险和产生法律纠纷的一个重大原因是项目部相关人员的法律风险防范意识不足。这也是需要加强项目法律风险防范工作的关键所在。项目部有关领导及工作人员往往凭自己的经验来处理问题，在处理问题的过程中常常忽视法律风险的存在，很容易导致出现法律风险，从而产生法律纠纷。因此，公司法务人员通过召开法务工作例会的机会，与各项目领导及相关人员在开会时及时进行沟通，形成互动，对公司和项目上出现的问题深入细致的分析法律风险，积极探讨防范措施，确定应对法律风险和纠纷的解决方法。

在召开法务工作例会进行沟通的同时，公司法务系统还通过各种方式加强对员工的法律意识宣传，每个员工所处的岗位不同，发生法律风险的类型和程度也不同，因此公司要求采取多种形式，有针对性地结合其岗位特点进行全员普法教育，组织开展各项目部所有法务人员进行系统专业知识和法务工作规范的培训，提高项目管理全过程的“合法依规”意识，增强项目法务人员的法律风险防范意识，提高法律风险的识别能力和处理能力，保证法务工作能够良好运行。

利用多种形式开展法制宣传，全面提升公司、项目部及所服务社区居民的法律意识，全力促进物业服务工作有力开展。2020 年新的《民法典草案》、《北京市物业管理条例》出台，新的法律法规中针对物业服务企业制定了更加严格的法律条款，因此物业服务企业在管理时稍有不慎，就会承担责任，从而造成不应有的损失。同时新的垃圾分类的开展，对物业服务企业也提出了新的要求，加大了工作的难度和压力。如何避免上述问题出现，是摆在物业服务企业面前的一道难题。在培训学习时强调在学习相关法律法规的同时一定要贴合工作实际，将涉及到物业服务企业方面的重点法律、法规和规范进行搜集、整理和归纳，学习的同时还通过微信、qq群等现代技术条件，宣传培训法律知识，促进了公司及项目全体员工法律和风险防范意识的提高。

在组织公司人员学习的同时，公司还要求各项目部通过版报、宣传画等方式在所服务的社区内对小区业主进行法制宣传教育，利用业余时间聘请律师、退休法官等专业法律人才对小区业主进行法律知识讲座，达到提升小区业主法律意识的作用。通过培训、学习，公司所服务社区业主的法律素质及法律意识明显提高，在学习的同时通过公司的法制宣传，使得二者有机的结合在一起。使得小区业主大大理解了物业服务企业的艰辛。现在通过上述措施的有力开展，业主的法律素质得到了提升，能够做到主动按时交纳物业费，诉讼案件发案率明显降低，大大提高了公司的经济效益[3]。

3 结语

以上就是北京东岳物业公司在项目管控模式上的一些创新和尝试。通过这些尝试，在公司制度层面上建立起从公司到项目部的一整套行之有效的法律风险防范和管控模式，并使之持续运转。公司、各项目合法依规经营和法律风险防控工作实现了根本转变，实现了公司法律风险防范工作重心下移，使项目部成为公司合法依规经营和抵御项目法律风险的坚实堡垒。大大提高了公司的整体经营效率，使项目能够更好地为所服务的业主提供优质的物业服务，全面提升了公司的经济效益。