住宅专项维修资金内部控制制度的研究

宝磊

（铁岭市城市发展服务中心住宅专项维修资金服务分中心，辽宁 铁岭 112000）

住宅维修资金是为了保障商品住房主体及其相关共用设施、设备保修期满后大修和更新改造而设立的，目的是延长房屋的使用寿命，是房子的“养老金”，有了这笔钱做保障，可以更好地维护住宅小区的环境，能够保障住宅小区共用的设施设备正常使用，它属于全体业主共同出资、共同拥有的财产。中华人民共和国建设部、财政部第165号令对维修资金的收缴、使用和管理都做出了明确的规定。近年来随着行政事业单位内控规范实施以来，各地住宅专项维修资金部门也纷纷出台了内控制度，但这些制度大多流于形式，仅仅是一纸文书，随着维修资金的不断积累和归集，初期的小区开始大量使用维修资金的情况，要想切实规范资金管理，保障资金安全、高效运行，发挥资金使用效益，使之更好地服务于广大业主，还要在内控制度上多做一些深入、广泛的研究并根据现实需求制度一套完整可行的内控制度。

一、住宅专项维修资金内部控制制度的必要性

住宅专项维修资金管理部门是以公益服务为主旨的公益性单位，需要通过制定科学内控制度、对维修资金投资风险进行防范和管控等一系列内控制度来保证会计数据的真实性，好的内控制度即可以保护广大住户资产的安全和完整，又可以提高资金使用效率，对促进维修资金的续缴都非常有益。

二、住宅专项维修资金内部控制的现状和存在问题

（一）缺乏内控意识与内控政策支持

今年初财政部发布的财会〔2020〕7号《住宅专项维修资金会计核算办法》使我国各地住宅专项维修资金的管理更加规范、合理。但这些办法中仍然存在一定的漏洞，导致一部分人“钻空子”的现象频出，而且我国行政事业单位内部控制建设还是相对比较薄弱的，内部控制意识比较淡，部分维修资金管理部门的领导没有高度重视内控制度，全员参与度也不高，关于维修资金的内控制度也不尽完善，因此制定内控制度是保障住宅专项维修资金使用合理的关键所在。

（二）财务管理制度不健全不规范

近年来随着我国商品住宅的快速发展和维修资金管理的不断规范，但各地的维修资金会计核算规定始终不统一，伴随着《住宅专项维修资金会计核算办法》的出台，维修资金使用会计科目也得到了详细的规定，但维修资金存储、使用部分的内部控制体系仍不够完善，使用业务流程不尽合理。

（三）维修资金增值和收益分配制度不完善

根据调研数据，截至2019年末，保守估计全国 660个城市住宅专项维修资金归集总量接近10000亿元。这么庞大的数字产生的资金增值也非常可观，而目前只有少数城市对专项维修资金采取增值收益分配方式，大部分城市都没有使维修资金增值最大化，缺乏有效的激励措施，也没有相关的管理制度，这使增值收益的监管有很大的缺失。而且还有很多小区利用共用部位、共用设施设备进行经营所得，包括共用设备报废后回收的残值所得都属于业主所有，应聘请专业金融机构参与设计维修资金保值、增值方案，他们可以运用专业知识、资源配置等方面全方位推动物业专项维修资金管理工作的迅猛发展，进一步促进专项维修资金科学、规范和高效的管理，尽可能提升专项维修资金保值、增值率，但现阶段大部分城市未对维修资金增值收益进行分配，个别分配的城市能否充分考虑到缴存本金、年限的不同、残值回收对应的楼幢等诸多情况为分配系数进行合理分配尚有待考证。

三、完善住宅专项维修资金内部控制的措施

由于维修资金管理部门是公益性服务单位，对内部控制理论的复杂性、重要性以及在实践运用上都认识不足，存在很多问题。这些问题严重制约了维修资金管理部门的工作效率和效果。因此，我国迫切需要重视和强化维修资金内部控制的调查研究，应从以下几方面入手并制定出一套适合维修资金特点和管理模式的内部控制制度，完善相关管理办法。

（一）强化内部控制意识

强化内控意识首先要提高维修资金管理部门领导对内部控制重要性的认识，强化“第一责任人”的重要性，重视内部控制制度的健全和工作人员的素质教育，窗口收费人员实行轮岗制度，审批环节实行设立公示栏、公示审批流程等方式向用户公开透明化办公，自觉接受社会的监督。其次重视会计人员的岗前培训及在职专业技术人员继续教育，使他们熟悉维修资金管理办法和会计核算办法，胜任本职工作。会计人员要明确责任，增强整体工作能力，强化会计系统控制作用，坚持客观、公正的原则，真实的反应各项财务数据，如在财务检查中发现违规行为，财务人员与单位领导承担连带责任，从而形成相互制约机制。因为维修资金是由业主交纳并所有的，是百姓自己的钱，所以各地管理部门必须牢固树立基层服务意识，提高服务水平，加强自身建设，提高财务人员素质，切实加强内部管理，认真贯彻践行群众路线，为人民把好事办好，确保资金“取之于民，用之于民”。

此外，应加强对从业人员的职业道德教育，使其认识到会计信息失真的重大危害，从而形成自上而下重视内部控制的氛围，有效促进维修资金为百姓服务的作用。

（二）规范会计核算

在维修资金会计核算过程中一定要设定科学合理的流程，坚持专人专责的原则，设固定的会计岗位，审核资金流向，还要设收据、单据等资料的档案管理人员，让所有账目都有账可查有据可依。应从以下几方面规范管理专项资金，不得将维修资金管理部门的办公经费在维修资金里进行列支。

1．建立和完善财务目标责任制

针对目前维修资金管理工作中会计核算工作刚刚开展、内部监督机制不完善、违反管理办法的行为时有发生，当务之急要逐步建立和完善财务工作目标责任制，重点对财务岗位职责落实情况、专项资金使用情况、小区改造项目审批和管理、会计信息质量、内部审计工作等方面进行跟踪检查，以促进财务工作规范化、细致化管理，进一步提升资金管理水平。建立完善的目标责任制可以使财务管理工作计划性加强，预见性得到提高，大大减少了工作的盲目性。积极采取措施不断创新和改进工作方法，建立和完善财务工作责任制、注重责任追究制度的长效管理机制，从源头上防止财务违法行为的发生。

2．加强财务人员学习和培训

高素质财务人员的培养是财务工作的基础。为此，加强业务培训，提高业务水平，要特别注重对财务人员的继续教育；还要不断改进工作方法，提高工作效率。更要抓好财务人员职业道德教育，加强政治理论学习，提高财务工作水平，可以通过走访其他城市维修资金先进管理方法来增强财务人员工作进取心和责任心。

3．建立内部审计制度

制定维修资金内部审计的制度时，应明确规定经济责任，检查内部控制程序的有效性和可行性，在维护正常的工作秩序、提高管理水平的基础之上防范风险。同时在人员的选择与配置上，最好对工作人员的综合素养加以考虑与选择，同时，注重对内审人员进行法律政策以及审计能力的培养和教育，让审计人员的知识和工作能力得到拓展与提升，通过审计工作使审计人员得到锻炼与提升，打造一支高质量的维修资金内审队伍。

4．对于开发企业和代管机构代收代交维修资金的，要加大监管力度，可以采取收缴一定风险保障金的措施来制约代收机构，如遇拒不上缴的企业可以提请住建局暂停办理房屋预售许可、开发资质升级、商品房网签等相关业务以保证代收自交足额缴入财政专户。

（三）合理分配维修资金增值和收益

为确保维修资金增值保值，各地应结合实际出台增值收益分配办法，完善维修资金管理制度体系。维修资金增值部分和出租出借公用部位产生的收益应按小区建账、分配到户，用于小区的改造项目。

（四）完善内部控制制度并推进制度的建设

1．加强对内控制度的正确认识

维修资金主管部门领导和部分员工重视工作结果和工作效率、轻视内控制度的建设。没能充分重视各项业务的制度执行和稳健发展，建议全员学习反腐败案例，树立对内部控制制度正确的思想认识。

2．加强风险管控意识

维修资金管理部门要从财务制度、财务流程上加强风险管控，确保重大风险及时暴露、及时化解。工作人员要增强责任感、使命感，主动担当、主动作为，积极与业务相融合，建议多进行一些案例分析和警示教育，以增强工作人员遵守规章制度的自觉性。

（五）定期公开住宅专项维修资金账目

维修资金管理部门应定期向业主发出对账信息，包括资金交存、增值收益和结存的总额、住宅共用设施设备报废后回收的残值以及利用住宅共用部位、共用设施设备进行经营所得；使用方面要定期公开维修工程、维修费用、分摊标准及维修资金增值部分使用分配情况。缴纳维修资金的用户如对公布的情况有异议，可以要求资金管理部门进行复核。

（六）引进外部审计监督内部控制工作

维修资金管理部门可委托具有专业资质的社会中介机构，进行维修资金审计、对申请支用资金的维修工程的可行性研究、预决算审核、费用分摊明细的审核。在使用房屋维修资金工程项目进行施工过程中聘请监理机构全程介入监管，保证工程质量和工程进度，从而有效控制施工投资，避免在工程改造过程中出现工程造价高、质量低的问题，借助外部监管机构可以更好发挥维修资金的作用，以便更好地完善内控制度。

四、结束语

住宅专项维修资金的管理一定要在严格执行国家的管理办法的前提下，根据自身特点和管理需要建立一套较为完整的内部控制制度，并使之贯穿于维修资金管理的各个环节，确保各项工作都有章可循，使各个部门和岗位之间的权责分明，以起到互相制约、互相监督的作用。