文书档案立卷归档浅析

党立萍

黑龙江省海伦市卫生健康宣传服务中心 黑龙江海伦 152300

随着时代的发展，我国各项改革不断进行，社会主义发展水平不断提高，因此，对档案管理工作水平提出了更高的要求，这就需要相关部门进行及时以及系统化的提供相应的档案资料，以此对工作需求予以满足。文书档案作为一项重要的档案资料，在实际社会发展中，被人们所需要，因此其保管以及管理是十分重要的。针对文件资料的收集在文件归档中对其质量提高意义重大，以此对文书档案管理水平予以提高。现阶段，其文书档案管理工作中依然存在一定问题亟待解决，对管理工作开展起到相应的阻碍作用。

1 关于文件资料的完整性分析

1.1 关于收集分析

针对收集归档的资料需要满足一定条件，可以记述以及反映单位职能活动，并且存在查考价值的文件，需要进行保存归档，以此保证文件资料的完整性。但是在实际收集过程中，需要注意收集工作需要全面化，并且对收集重点予以突出[1]。在实际归档工作进行过程中，不同单位的职能性质以及任务并不相同，因此形成的文件材料也并不相同，因此需要结合实际情况，以及相关文件形成的特点，以此制定具有系统性以及合理性的归档范围和收集特点，文件资料需要保证不重复，不遗漏，以此为其具体发展奠定坚实的基础。

1.2 关于文件收集规律分析

相关工作人员在对文件进行收集时，对单位以及单位工作性质予以了解，其中主要涉及部分为工作职能以及工作任务等，相关单位领导人进行的主要活动以及文件产生来源等相关程序，都需要进行详细掌握。在具体收集过程中，需要注意一部分文件收集形式，也就是将没有通过收发文等级的内部文件资料进行收集归档，保证文件归档的完整性，以此提高归档文件的质量。

1.3 关于宣传分析

通过对收集工作的宣传，提高相关工作人员的意识，以此对这一工作的开展予以重视[2]。文件收集工作涉及范围较广，具有较高的难度，通过文件形成规律以及相应特点，对其进行更加主动的收集，并且相应的档案工作部门需要进行有效整理，对资料使用人员予以满足，进行更加有效的宣传。与此同时，需要进行针对性的政策宣传，对不同部门的收集工作认识予以提高，以此对其档案意识予以增强，并且积极加入到收集工作中。

2 关于归档工作工作原则分析

2.1 关于传统化文书归档工作相关问题分析

使用传统化文书归档，其立卷思想存在差异性，并且相应的工作量较大。相关工作人员的工作素质以及工作理解等会存在差异，使用不同的组卷方法，在实际使用上存在难度，并且立卷程序较为复杂，具有较大的工作量。使用以往的归档管理方法，其案卷标题的拟定存在复杂化，在多件资料存放于一个案卷中，对其进行科学化以及简明化概括是十分困难的[3]。在这一过程中，立卷人的思想并不同，因此案卷标题也存在多样性，后续工作开展具有难度。使用传统化归档方法，不方便插卷，在文件收集不齐或者是存在漏交情况时，经常会出现插卷的情况出现，但是使用这一方式，只能通过拆卷之后，对这些文件进行重新排列，难度较大，并且极为繁琐。

2.2 使用文件式文书归档优势分析

这一工作模式的使用，对相关工作人员的工作难度予以降低，大大提高工作效率，并且这一方式较为简洁，使用较为简单，可以实现随时办理，随时归档，因此会大大降低工作人员的工作量，通过将集中立卷转化为平时整理，对积存文件进行更加有效的整理[4]。使用这一方法可以进行更加有效的插卷，针对一些已经整理完毕的案卷，在存在漏存的文件时，进行补充归档，并不需要进行重新整理，将文件插入至适当位置，之后对档案目录进行相应的修改就可以实现。使用效率较高，通过 “件” 作为单位进行有效管理，使用人并不会存在冲突，并且在查阅文件过程中，具有准确性，在实现复制时，也不需要进行相应的拆卷，复制效果较好，这一方式的使用也能够减少文件在实际使用过程中的磨损程度。但这一方式的使用也存在相应的弊端，极易造成散失，不利于管理，经常会出现文件只有一页的情况下，出现丢失的情况，并且实现文件提取过程中，会导致卷中带出文件，在归还时，需要保证准确性，避免对之后的使用造成影响[5]。在进行手工检索过程中，利用较为复杂，实施 “件” 管理，导致其归档过程中需要使用计算机予以管理，因此文档实现一体化，实施手工管理过程中，文件数量过多的情况下，会造成相应的困难。

3 结语

使用传统化的立卷方法，对于时代发展需要并不能予以适应，并且实施改革之后的文书立卷方法需要通过计算机技术作为基础。现阶段，我国计算机技术并不能实现全面普及，一些单位文书的档案管理工作并没有配置相应的硬件设备，因此使用文书立卷方法需要符合其工作原则，以此对文书档案的质量予以保证。针对文书档案立卷归档，对其相应管理关系予以处理，从根本上提高文件撰写的水平，加强工作人员工作素质的培养，简化查找难度，对其实际利用影响予以扩大，满足社会针对档案使用需求。