新时代事业单位档案管理的创新思路与方法

张小妮

海阳市老年大学 山东海阳 265100

事业单位的档案资源对本单位的发展历程进行了详细的记录，涵盖了文字、音像等诸多载体形式。而档案管理则是收集、整理、保管这些多样化载体形式的资料，以便将这些档案资源的价值充分发挥出来。在新时期下，传统档案管理模式暴露出诸多问题，亟需进行创新和改革。事业单位要充分重视档案管理工作，从制度、管理机制、人才建设等多角度着手，不断优化档案管理工作质量，服务于事业单位的整体发展。

1 事业单位档案管理的重要性

事业单位对档案管理的保存方式多以纸质形式为主，其在日常工作中档案信息的形成速度较快且数量较多，如果仅以纸质形式对其进行保留与存放，则要扩大储存规模，并设立专门存放档案的地点，但新档案收集与整理数量的不断增加，也使得存放空间逐渐减少，而一旦发生意外事故，其损毁或丢失的概率极大，因此，档案纸质保存方式仍存在较大问题。随着时代的发展，信息技术的进步与发展，事业单位电子文档的数量大大增加，而通过信息化技术对档案信息进行处理与存储不仅使其容量提升，还优化传统档案存储的方式，提高档案管理工作的安全性。事业单位档案管理工作的重要性体现在工作流程等重要信息的保管中，大量文件不仅需要在每年年末进行归档，还需要录入与整理，对记录重大事件的文档进行归档时要采取特殊标注，方便其日后保存。在以往档案管理工作中采用传统方式进行处理，通过整理、筛选、归档、保存等工作流程实现其管理目的。创新途径以信息化管理工作为基础，不仅能够保证相关工作的准确率，还降低人力、资源等方面的消耗，从而最大程度地提高工作质量与效率。信息化管理工作的实现提升档案查找的速度，改变纸质档案保存不易的模式，延长保存寿命。电子档案作为新时期事业单位档案管理形式，使档案保存时间得到延长，满足档案管理的基本需求，促进事业单位的长远发展[1]。

2 新时代事业单位档案管理的创新原则

2.1 制度执行原则

通过制度的构建，能够规范事业单位档案管理工作的实施。在制度构建过程中，需与事业单位档案管理发展要求所适应，进行必要的细化处理，增强档案管理制度的可操作性。而明确制度内容后，档案管理人员需对制度要求准确理解，且在实际管理工作中灵活运行，将各项标准、规定等严格贯彻下去。事业单位领导、管理人员都需要严格遵守，这样档案管理制度的严肃性能够得到维护，档案管理制度的作用方可以得到彻底发挥。

2.2 灵活又规范原则

事业单位需严格依据相关法律制度体系，完善、创新档案管理制度，维护制度的严肃性，避免有随意修改等问题出现。同时，由于事业单位的性质不同，那么就会有差异化的档案管理内容与特性，因此，要结合单位实际情况，灵活构建特色化的制度体系，以便促使档案管理工作得到高效开展[2]。

3 新时代事业单位档案管理的创新思路与方法

3.1 提升业务能力实现服务共享

档案管理工作的特点决定其业务性，在相关工作中对管理人员的专业能力与业务水平有着较为严格的要求，首先，在档案收集、整理、筛选、编制、保存等工作环节中应当以熟练的操作方式对其进行处理与掌握，通过科学、合理的管理方式创建档案工作，并通过定期检查推动事业单位档案管理工作水平及能力的提高。管理人员在新时期内运用创新方式、加强相关业务学习，通过对法律规章、国家政策、文献编撰等工作的掌握与应用，熟练操作信息化办公技术，进而发挥创新途径在事业单位办公管理中的有效性。事业单位档案管理网站的建立随着信息化技术的应用提上日程，针对人民群众的实际需求，通过服务体系的建立与完善，设置档案自主查询、档案实时动态等板块，为人民群众提供信息共享的服务，以准确、实时的信息为主，保证人民群众能够获得第一手消息。事业单位档案管理人员为及时提取、加工对人民群众有效的信息，以先进信息技术为基础，构建档案管理信息共享平台，进一步推动相关管理工作的顺利开展。

3.2 运用大数据技术开发利用档案信息资源

在大数据技术的支持下，可以将其应用到档案资源开发工作中。由于网络开放性的特点，在各个网络平台中都有着大量的信息资源，这样就增加了事业单位档案信息获取的渠道。所以事业单位应当结合大数据时代网络的优点与特征，积极汲取其内部有效的信息资源，然后对这些资源进行筛选和整理，进而丰富自身的档案信息内容，为事业单位未来发展奠定丰富的资源基础。

在信息化技术的支持下，事业单位需要建立室藏档案数据库，将内部的档案信息数据传输到数据库中，并建立相关的防盗系统，结合计算机技术保障数据的安全。另外需要将档案进行适当分类，将机密数据信息存储到介质储存，将不重要的信息存储到网络储存，这样可以有效地保证资源的安全。同时建立管理员登录保密系统，只有持有密码的人员才可以调取数据库中的档案信息资源，这样就能进而加强其档案信息的安全性[3]。

3.3 创新管理要求，严格档案安全保密工作

新时代，信息科技、互联网、物联网络技术的快速发展，使得事业单位档案安全管理面临着诸多的非传统安全因素威胁。档案安全保护方面，要围绕档案管理应急体系的建立与实践，档案馆灾害预防和安全风险防范体系建设，政务信息公开与档案信息安全解决方案，档案保护环境监测与综合治理，纸质档案脱酸与字迹加固、新型记录材料耐久性，特藏档案库建立管理与避光，数字档案资源长久保存、有效利用和备份策略。

4 结语

综上所述，为更好的发挥档案管理工作职能，需要结合时代发展的要求，逐步创新与完善事业单位档案管理理念与方法。事业单位要结合自身情况，制定出针对性、特色化的档案管理制度体系，逐步拓展与延伸档案管理的内容与职能，加快档案管理信息化建设步伐，全面创新档案管理工作，促使档案资源的价值得到充分利用与发挥。