探讨企业电子档案管理中存在的隐患及应对方案

仲莉

华电国际邹县发电厂 山东济宁 273522

电子档案的信息化管理对于提高企业的工作效率，实现档案管理的现代化操作具有重要意义。随着计算机技术的发展，档案电子化管理可以节省空间，实现便捷化管理以及无纸化办公。电子档案更有利于文件材料的保存，并且使复制打印等查阅编辑操作快捷方便。本文分析了企业电子档案管理的重要性，对企业电子档案管理中存在的问题进行了剖析，如电子档案管理制度不健全、档案管理人员工作不到位等，并提出相应的解决措施[1]。

1 电子档案管理的特点

在信息科技高速发展的今天，档案管理电子化已经是势在必行。大多数的企业已经进入了电子档案管理阶段。档案管理信息电子化，涉及到的内容有很多。利用互联网系统进行档案管理工作，其优点是可以节约大量的人力和物力，降低档案管理的成本的同时，可以使工作效率极大地得到提高。首先，电子信息保存的档案内容，可以更好地适应信息化时代对信息查询的要求，电子信息的开放性更好，共享性也更好。其次，目前我们可以利用的档案管理系统，已经具有强大的功能，在协同办公的公共系统中，信息可以在极短的时间内得到更为高效准去的处理和利用。

2 电子档案管理中存在的隐患

2.1 制度不健全

产生自业务系统的电子文件归档会涉及许多问题，如待移交的电子文件的真实性、完整性、安全性及电子文件的有效性等缺乏前端规划、后端检查等有效管控措施。

2.2 企业员工缺乏归档意识

企业部分员工往往为了图省事少走流程，就忽视对重要文件材料和记录材料的归档。在归档工作中，往往想着如何逃避工作，规避责任，不是自己的事情不做，是自己的事情少做。在归档工作遇到问题时，很多员工认为文件材料归档工作是一个次要什么影响。重要文件材料不归档所造成的影响，往往不会立刻显现，而是要等到很长时间之后才会显现。企业生产、科研、管理等工作，其后续的工作缺乏前期档案的参考和指导，往往会导致反复出错和重复工作，严重降低工作质量和效率。的事情，某些文件材料不归档不会对整个工作产生

2.3 档案管理中的潜在问题被忽略，软件使用时缺乏统一性

当前，不同的企业内部，使用的电子档案的管理系统的承载软件有所差别。企业内部大多数根据自己公司的实际情况，选用更为方便的软件系统。但不同的软件由不同的开发商进行维护，在管理的过程中，就会出现信息遭到病毒攻击、被窃听、被复制等情况。电子档案中存在的问题，一部分原因在于软件本身的缺陷，一部分在于工作人员的疏忽。大多数的档案管理人员相信系统的安全性，对档案内容的及时备份等重视不足。一但有问题发生，电子档案遭到破坏，就会造成不可挽回的损失。除此之外，不同的企业之间软件的不兼容性，也使得信息在相互转化的过程中出现由解读造成的错误[2]。

3 保障电子档案安全有效的方法

3.1 档案管理系统建设是前提

研究表明，电子文件必须以电子的形式归档。电子文件只有在信息系统的控制之下才能保证、证明其真实性。因此，档案管理系统建设是前提。此外各企业即使按照同样的档案规范来进行档案整理实施效果与结果总有不同。档案管理系统可以帮助不同的企业在档案规范与整理上统一要求。只有建立档案管理系统，依托系统对各种档案数据格式进行统一，对档案分类整理进行规范，对业务系统或各部门档案移交进行整合，才能真正支撑后续档案管理环节有效开展。

3.2 提高归档意识

档案是一个企业的宝贵财富，是企业建设发展历史的记载，是历届员工不懈奋斗的真实记录，做好档案管理工作可以以史为鉴，档案也是后人工作的重要依据，是具有法律效力的重要证据，依法做好档案工作，可以使企业现有的工作更加规范化、制度化，提高工作效率。要提高对档案工作重要意义的认识，增强档案意识，只有电子档案利用者理解了电子档案管理工作的重要性，才能自愿归档、主动归档。作为档案管理人员，除了定期对其他员工进行归档教育以外，还可以组织一些与档案相关的活动，如档案知识竞赛、档案征文活动等，提高员工的参与度与积极性，使员工认识档案、理解档案、走进档案，从而自觉利用档案[3-4]。

3.3 做好电子文件的保存工作，定期进备份

企业内部的电子档案在进行保存的过程中，由于受到不同客观因素的影响，所以要想做到长期保存十分困难。信息虽然不可消耗，但我们管理过程中暴露出来的漏洞难免造成这样那样的问题。我们要想真正做好档案管理工作，还需要面临很大的挑战。首先，采取严格的安全措施，定期做好信息的备份，必要的时候需要脱离本机，采用第三方存储的形式进行数据备份；其次，重视档案管理工作的各个环节，不造成人为的信息错误[5]。

4 结语

综上所述，在当前企业档案管理发展形势下，了解和掌握网络及信息安全知识，选择恰当网络安全产品、运用必要的技术手段，合理的制度以及有效的管理措施都是保证档案信息资源安全有效的必要条件，缺一不可。