MX集团企业管理软件实施规划

连志翔

一、引言

MX集团涉及能源、商贸、酒店、矿业等4大板块及8家全资子公司。目前，母子公司存在所用软件各不相同，一个公司多套软件并行，软件集成情况各有差异等情况。现有系统虽然在一定程度上能满足集团总部内部财务核算的要求，但从整体集团财务管理的角度进行分析，其问题主要表现为：如何统一集团财务制度，加强对分子公司的财务监控；如何对集团资金进行有效的管理与控制；如何对集团各分子公司的资产进行有效管理；如何快速完成集团数据报告及各项经营分析；如何实现财务系统与供应链管理、客户关系管理、企业办公自动化及资金预算等功能的全面集成优化，以支持产品协同商务等企业经营管理模式。鉴于此，系统思考、全面规划并有效落地实施集团企业信息化管理显得尤为必要。本文从软硬件选择、系统规划及实施计划等维度进行详细分析，并对应重点关注的细节及风险进行提示，从而为达到集团信息化预期目标提供借鉴和参考。

二、实施方案与计划

第一，以财务模块为依托，深化应用，集中管控，并且分阶段实施其他模块。

一是财务模块。鉴于MX集团情况适合采用分散式应用、集中式管理的模式，实现集中式管理和远程监控。企业在建账之初应统一会计科目体系，并对往来单位、工程项目、组织机构、职工等辅助核算进行统一管理，为使子公司能根据需要独立核算，集团对所有单位的财务数据进行并账处理，最终通过合并报表编制流程实现集团一本账。

二是资金模块。集团主要推行结算中心制度，可以根据各类单项资金管理审批权限划分表，根据业务金额大小拟定审批流程，并和分步实施的资金预算挂钩，规范业务。加强资金统一结算管理，保障资金结算安全、高效和稳定。加快结算网络系统与财务应用系统对接，并加快业务集成接口的处理，包括开发银行信息直联接口、财务应用系统接口等。与多家银行进行合作，实现付款单不落地，自动传递给银行系统，接收银行数据。建立和推行现金流量预算管理机制，以年度预算为核心，现金流量预算为支撑，合理安排现金收支的时间序列分布，提高年度预算的执行能力，为合理编制融资计划提供依据。

三是全面预算。全面预算通过合理分配企业的人、财、物等战略资源，协助企业实现既定的战略目标，并与相应的绩效管理配合，以监控战略目标的实施进度，控制费用支出，并预测资金需求、利润和期末财务状况等。财务预算需要具有事前编制、事中控制和事后查询分析的功能。可以根据母子公司的财务管理需要，自由选择精细预算和粗放预算两种方式。将预算与绩效管理相结合，使公司真正对部门和员工的考核做到“有章可循，有法可依”。考虑到预算管理的实施对公司整体把握及细化执行要求较高，建议2020年度将全面预算的重点放在制度的拟定和流程的规范上。在实施和使用过程中，前期对流程和预算制度进行熟悉及应用，而预算目标和绩效考核的评估，可以在月度现金预算中进行把握和实现。因集团能源板块预算体系比较成熟，可以作为试点单位进行测试和试运行，其他公司通过系统测试后同步实施。

在资金预算方面，通过动态的现金流量预算和资金收支计划实现对资金的精确调度，达到控制资金收入和费用的目的，从而提高预警能力，顺利完成既定的计划和部署。最终实现企业管理制度化，费用预算标准化，事项审批流程化，过程管理痕迹化，经营行为规范化。

第二，由于首期信息化实施重点在于财务的集约化管理，也考虑到集团企业实施中的工作强度，建议其他模块在第二阶段以及后续实施中完成。考虑的模块有人力资源管理、项目管理、办公自动化等。

人力资源管理包括人力规划、人事管理、薪酬、保险、考勤、招聘、培训、考核、计件等，具体需求需要配合集团人力资源部的管理制度，以及现行和需要达到的管理目标拟定。由于为第二阶段实施模块，可以在第一阶段实施中进行内部调研和系统分析，进行需求和上线资料准备。

项目管理主要是对管理项目的全生命周期进行管理，包括项目招投标管理和项目过程管理，可针对能源公司项目部实施使用。

办公自动化涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公，以及各种信息的沟通与传递。它与其他各类管理系统，如电子政务系统、电子商务系统、CRM（客户关系管理）系统、ERP（企业资源计划）系统、财务系统密切相关，有机整合。由于集团已经有OA（办公自动化）系统，主要考虑与其他模块联动的实施，并扩大应用范围。

三、软件厂商及产品选择

综合考虑整个ERP软件行业的情况，现主流软件包括国外的SAP ERP软件、Oracle ERP软件和Axapta ERP软件，国内的用友、金蝶、天思、神州数码等ERP软件。国外ERP软件成熟度比较高，且实施经验较为丰富，管理理念较为先进，但费用昂贵，且部分模块不符合中国国情；国内主流ERP软件为金蝶和用友，国内客户覆盖率和使用率比较高，软件相对比较成熟，故建议在用友和金蝶两家软件厂商中作选择。

用友三款产品包括U8、NC和U9。U8面向的客户是成长型中小型企业，工厂在一个地点的，最明显的优点是效率较高；NC面向的客户是大型企业，工厂和办公地点可以在异地，优点是打破地域的限制；U9适合产业链集团企业使用。

金蝶两款产品包括金蝶EAS和金蝶K/3。金蝶K/3针对中小型企业ERP市场；金蝶EAS面向大中型企业，全面覆盖企业战略管理、风险管理、集团财务管理、战略人力资源管理、跨组织供应链、多工厂制造和外部产业链等。

四、硬件设施选择

系统上线前，必须等软件厂商对集团调研确认好软件产品后，根据软件性能确定应该购买何种配置的硬件。

重点考虑服务器的配置，根据负载的并发用户数来考虑服务器的CPU（中央处理器）、内存和硬盘，主流品牌包括HP、IBM 、LEGEND、浪潮、微软，需要根据实施应用软件和数据库所支持的系统来综合选择；还需考虑工作站的硬件配置、打印机、数据库、操作系统、备份工具等。再考虑企业的实际情况，如果网络情况允许，且需要考虑到今后运营管理中心成立后网络硬件环境的建设，服务器安放地址需要根据企业的发展规划决定。

五、结语

在信息数字技术迅猛发展的今天，企业发展与信息技术的关系日益密切，企业的信息数字化创新日益加快，企业信息化规划必将成为企业创新和发展过程中最为重要的工作，这也是企业发展的助推剂。在信息化实施过程中，应重点关注以下几点。

第一，企业设备存在老化现象，一些计算机已经不能满足现代化信息管理的要求，需要升级和换代。

第二，和软件公司签约时，需让企业法律顾问一同参加并提供意见，签约要谈的内容应包括项目实施范围、完工期间、参与人员、价格条款、付款方式、违约罚则，以及是否包干或按服务天数计费等。服务范围也必须明确，如数据转换、报表开发、数据传送、软件开发等是否收费，费用如何收取。

第三，各部门代表必须由能作决定者参加，因为日后牵涉流程变革、资料收集各方面的事。要系统实施达到企业预期的效果，各部门管理者需要通力配合。

第四，建立考核机制，公司之间作考评比较，子公司内部由财务负责人对其员工进行考核，工作表现出色的给予奖励，消极怠工的给予处罚。在实施阶段，大家会比较辛苦，涉及加班情况，公司应考虑给予适当的后勤补给，让员工尽量在舒适的环境中工作，提高大家的工作效率，出色地完成年度信息化目标。

第五，软件公司一般会免去第一年的系统维护费用，以后需每年按软件价格的一定比例收取维护费。签订合同时，需要在合同中列出软件公司年度维护费的收取方式、金额以及增加使用站点和新建账套的金额。