浅谈实验室档案管理工作的重要性

张彤 刘婧

河北省产品质量监督检验研究院 河北石家庄 050227

实验室的档案管理是检验检测工作开展的至关重要的环节。无论是《检测和校准实验室能力认可准则》还是《检验检测机构资质认定能力评价检验检测机构通用要求》都对人员管理、合同评审、服务和供应商评价等工作作出了明确要求，需要建立程序文件，留有相关工作记录，而这些工作的基础，便是实验室的档案管理。作为实验室质量体系文件中的重要内容，档案资料的管理应当加以重视[1]。

1 档案的分类

档案归档的范围一般包括实物、电子、声像类资料。电子、声像档案一般以光盘、硬盘为载体。

1.1 实物档案归档范围一般包括

（1）文件控制类型文件：规章制度、外来文件、质量体系文件、作业指导书、质量记录、内审、管理评审、纠正预防措施的实施记录、质量投诉等。

（2）人员技术档案：人员学历、人员培训、人员考核、人员能力确认、人员任命等。

（3）仪器设备档案：设备使用说明及配套资料、设备采购验收、设备检定计量、设备维护保养、设备维修、设备报废、供应商评价、设备租赁合同等。

（4）实验室出具的报告、证书等。

（5）单位、集体获得的表彰活荣誉称号的证书、奖杯、牌匾等。

1.2 电子、声像类资料归档范围一般包括

以电子文档等形式保存的电子文件材料，如检验报告系统形成的原始数据、检验设备工作站形成的原始检测记录数据、办公系统年度备份文件、单位重大外事活动中形成的声像资料、重大检验活动中形成的声像资料等。

2 当前实验室档案管理工作中存在的一些问题

2.1 档案管理工作得不到重视

当前，随着法律制度、实验室准则、资质认定要求等文件的不断换版完善，在实验室运行过程中越来越多的文件及记录需要存档且存档期限较长，这就给档案管理工作带来了新的压力。目前大多数实验室对档案管理工作缺乏重视，没有制定适合实验室操作的档案管理办法，对需要归档的资料没有明确划清范围，通常是认为所有资料放在档案室就可以，有的甚至档案室的功能与仓库无异。在日常管理中缺乏对档案进行定期维护，档案室漏水、档案资料虫蛀、发霉等现象屡有发生[2]。

2.2 档案管理工作没有专职定岗

大多数实验室档案管理工作缺少专职人员管理，一般是由相应的材料经办人负责自己的归档材料，而材料经办人由于还需要处理自己所负责的检验检测工作、设备管理、科研等其他事项，工作量大，无暇顾及档案管理，档案管理意识不够，容易出现存档资料不全、存档不及时等问题。且由于档案管理缺少专职定岗人员，人员流动较大，工作交接容易出现遗漏，容易造成档案遗失等问题。

2.3 档案管理工作技术手段滞后

目前，实验室档案多数还未采用信息化管理，多以人工管理为主，档案管理时间较长，管理工耗时耗力，效率不高。在日常的工作中档案材料还经常要进行调取查阅，遇到实验室评审等重大活动，档案单次调取数量巨大，容易出现档案混放甚至是档案丢失的情况。

3 对当前档案管理工作问题的探讨解决

3.1 制定档案管理工作制度

实验室可根据自身情况，制定适应体系运行的有效的档案管理制度，规范档案工作的管理，明确档案的归口管理、存档、查阅等工作流程，使档案管理工作有章可循，有据可查。针对档案存放的特殊要求，档案管理制度中还应明确档案的保管、检查和销毁流程，档案材料应定期检查，档案销毁应经领导审批，其中涉密文件不应进行销毁，应上缴下发部门。

3.2 加强档案管理人员的责任意识

由于多数实验室没有专职档案管理人员，档案管理工作零散化，针对这一情况，建议各实验室设立档案专职管理人员，统一协调档案收集、归档、借阅工作，从而更加科学合理的调用档案资源。若条件达不到，可明确各归口档案管理人员，并对各归口档案管理人员定期组织管理学习和培训，提升其档案管理能力与责任意识，确保档案管理人员在实际工作中能够严格按照档案管理办法、规范要求来管理档案。

3.3 引入档案数字化管理理念

实验室自身情况，可将数字化管理贯穿整个实验室流程，将档案管理并入数字管理中，建立档案信息数据库，实现档案定位自动化，数据查阅自动化，档案文本电子阅览，避免出现档案丢失、泄密的情况，从而提高档案管理效率，满足实际需要[3]。

3.4 重视电子档案的管理

电子档案具有易修改、易删除、易复制、易损坏的特点，电子记录的收集、存档、存储、管理等各环节都有信息更改、丢失的可能性，对此实验室也应当加强电子档案的管理。电子档案的管理一般总结为“三个加”即“加权、加密、加备”，“加权”即设置阅读管理权限，明确谁能读取数据，谁能修改数据。“加密”即设置账号密码，凭密码进档案管理系统，并且应采取有效措施防止账号密码的窃取。“加备”即定期备份即电子档案，防止阅读和修改及计算机病毒等人为原因造成丢失。

实验室的档案管理工作为体系运行提供了重要保障，是实验室规范化管理的基础，它不是一项短期工作，而是一项长期的、日常性的工作，只有建立起一套科学严谨的管理制度和技术维护措施，在日常工作中加强档案管理，才能保证档案的原始性、真实性、可追溯性，才能保证实验室在评审、检查以及应对各种突发事件中能够快速有效的解决问题。