人工智能技术在档案管理信息化中的应用

吴爱华

（湖北交通职业技术学院 湖北省武汉市 430000）

高等院校在进行档案管理工作时，人工智能技术的科学应用可以使其实现更高的信息化建设，确保能够更为高效的开展档案管理工作，实现管理工作效率和工作质量的有效提升，为了进一步明确高职院校如何更为有效的利用人工智能技术开展档案管理工作，特此进行本次研究工作。

1 概述

1.1 人工智能技术

在计算机科学中，人工智能是其极其重要的一个分支，相关人员需要对智能的本质进行科学把握，同时，开发智能机器设备，使其接近人类智能。在具体实施档案管理工作时，机器设备具体包括自然语音处理语音识别和图像识别懂，人工智能可以合理分辨数据信息，科学处理问题，进而确保高度适应新环境，可以为高校管理工作带来一定的便利条件。通过利用解答能力和信息搜索能力，可以实现最优解决方案。

1.2 档案管理

档案管理作为一项行政管理工作，在各行各业都存在普遍的应用，在以往高等院校进行档案工作时，通常采取书写和记忆的方式，反复装订档案，并对其进行整理，然后撰写目录，需要消耗大量的时间和精力，同时出现错误的概率也相对较高，在现代科技高速发展的过程中，人们开始在档案管理中引进计算机技术，使其工作生产力得到有效解放，进而确保档案管理具有更高的工作效率，简化档案管理工作内容，档案管理项目和内容具有较高的复杂性，不仅包括人事档案，同时还包括财务档案，项目档案，学生档案和教学档案。

2 档案管理信息化建设中人工智能技术的应用价值

2.1 控制管理出错

在进行档案管理工作时，人工智能技术的合理应用可以使其档案管理出现失误的概率大大降低。在具体开展档案管理工作时，能够使其相关人员在管理和借阅档案时可能出现的错误，得到有效控制，无论选择哪种解锁方式，都可以逐渐拓展检索途径，并对其进行合理优化，进而压缩检索时间成本。与此同时，部分工作人员在利用关键词进行检索时，对自己需要的档案，缺乏明确的认识，此时可以利用延伸检索技术，有效拓展和推送其他关键词和档案信息，确保用户可以进一步明确，现阶段和关键词联系密切的档案内容，不需要依赖人工作业，查阅档案文字，利用计算机网络便可以查阅档案，使其错误率大大降低。

2.2 提升管理效率

在档案管理具体实现信息化建设时，工作内容具体包括建设档案网站，建设数字档案馆，在档案管理具体实现信息化，数字化是其最为重要的一项工作，具体是指利用数据压缩，数据库，高速扫描等各项技术使电子档案系统和介质文件形成档案信息库，受到人力资源，数字化对象和技术手段等限制，如果由人工作业对其影像，录音，文字等原始材料进行数字化处理，工作效率相对较低。有效结合计算机技术和人工智能技术，可以使机器学习，语音识别和视觉识别等方面得到更为有效的发展，计算机通过进行自我学习，能够科学识别与整理图片，视频，语音等各项数据，进而提升工作时长和工作效率，确保档案管理实现更高的数字化[1]。

2.3 强化信息共享

在互联网时代的今天，档案信息的社会化，网络化和数字化是社会发展对其档案管理工作提出的最新要求，使用者可以更为高效的查询所需资料和相关档案。一般情况下，不同人在对档案进行检索分类时，细分习惯存在一定的差异性，使用者对其档案分类类别缺乏明确的认识，通过利用智能检索技术，可以同时考虑其重要性和相关性，同时还可以对关键词进行混加索引，进而确保获得更为准确的排序结果，使其检索工作具有更高的准确率和工作速度。除此之外，通过为智能机器人设置语言加工系统，用户可以直接使用自然语言进行提问，同时还存在较高的推理能力，可以基于数据库进行答案的演绎。与此同时，利用人工智能进行信息检索，智能解锁可以进行机器学习，通常情况下，机器学习是由执行系统，学习系统和环境构成，计算机可以直接从环境内进行相关信息的提取，并将其向学习系统输送，学习系统通过利用相关信息对执行系统所具有的数据库进行及时修改，然后执行系统基于既有知识库完成检索任务，在完成检索时，向学习系统反馈信息，最终理解用户需求，感受用户信息形式和信息类型的喜好，并为其推送档案信息，确保能够实现档案信息共享。

2.4 降低建设成本

通常情况下，档案网站同时承载交流功能，宣传功能和服务功能，通过科学应用信息化平台，可以实现档案信息受众范围的有效拓展，通过科学应用电子网络可以对其档案文件信息进行远程获取，进而节省查询时间。在具体建设档案网站时，对人工智能技术进行合理应用，还可以使网站进一步响应访问者提出的各项需求。人工智能的科学应用可以使用户得到更为全面的体验，同时还可以进一步保障其个性化。人工智能能够有效落实数字助理工作，通过对其相关信息进行有效回答，系统可以对网站关键参数进行自动调整，进而实现网页品牌，内容和布局的科学创建，进而保障档案网站建设具有更高的和个性化。网页设计师通过利用人工智能，可以对其访问用户进行个性化体验的合理创建。通过合理应用人工智能技术，可以实现人机交互，进而确保更高程度的明确用户需求，使设计者的工作量得到有效控制。人工智能技术可以使其网站具有更高的升动性，进而实现目标受众群体的有效拓展[2]。例如，通过利用人工智能，能够在网站内合理纳入语音，进而确保相关人员在寻求帮助时，可以直接通过语音解释，明确下一步作业。总之，可以使其相关人员制作网站的成本大大降低，进而确保实现无缝沟通。

3 档案管理信息化建设具体策略

3.1 智能识别技术

系统智能识别是人工智能系统中最为基本的一项技术，在我国现阶段具有较为广泛的应用，同时其发展也相对成熟。对于档案管理工作而言，智能识别技术具体是指应用于搜索引擎的搜索框。在目前具体应用智能识别技术进行搜索时，不仅可以利用文字形式，还可以利用语音形式，通过图片对其进行智能判断。例如，在具体需求档案查阅时，可以利用智能识别系统，在搜索框内放置档案关键词，档案标题或档案文号，然后点击搜索按钮，随后便可以对相关档案进行搜索。语音识别技术的应用与其相似，系统可以自动识别口述内容，并将其转化为文字，然后在系统内进行自动搜索，搜寻相关档案。在项目档案和历史档案中，图片识别技术具有较高的应用优势。例如在高职院校具体发展中，对于部分年代久远的项目，具体信息和关键词可能会遗失，但是网站中依旧存在相关图片，将其放置在搜索框内进行搜索，便可以获得与图片内容相近，或包含图片内容的档案。

3.2 生物识别技术

在进行档案管理工作时，安全问题的克服相对困难，如果无法保障安全问题，在档案中的相关信息可能会面临泄露的风险，尤其是对于一些政府机密文件或经济项目时，相关人员必须高度重视安全问题，科学应用虹膜识别技术和指纹识别技术，可以使其安全隐患得到有效控制。例如在进行机密文件查询时，首先需要识别查阅人的指纹和虹膜，在前期进行档案管理工作时，需要针对机密文件设置权限，只有获得授权的人员才可以查询该部分文件[3]。例如，政府部门在开展工作时，部分人事档案和文书档案涉及单位相关人员的各项资料，属于机密内容，在具体落实档案管理工作时，需要将单位领导，主管领导和管理人员设置为可查阅人，录入其虹膜和指纹，在后期进行档案查询时，系统可以自动扫描查询人的指纹和虹膜，如果发现与录入的指纹和虹膜不匹配，则系统会立即发出警告信息，然后通过电子邮件或短信等方式向人事档案管理工作人员或主管领导发送，能够对其可能出现的风险进行科学预警，并对其试图窥探机密的相关人员进行严格惩处，合理优化管理制度，确保能够更为高效的开展档案管理工作，使其各项工作实现良性循环。

3.3 网络共享平台

通常情况下，借阅，查阅和归还档案的工作具有较高的复杂性，在以往进行档案管理工作时，普遍是采取纸质文件形式，然后逐层审批，尤其是对于部分纪要文件和机密文件，还需要进行更为严格的审批流程。此时如果能够合理应用现代人工智能技术，便可以利用网络设备构建共享平台，简化审批流程[4]。通过科学应用OA 软件或电子计算机，可以直接利用网上平台进行审批工作。与此同时，对于单位内部可以公开的相关档案，可以利用共享平台直接向单位的局域网络内展示，内部人员可以通过自己的ID 和账户直接登录，并对其进行有效查询。例如在进行新人培训时，必须是新人高度明确，高等院校的发展历程及其文化，此时员工可以直接登录计算机，在局域网内进行相关档案的搜寻，一般情况下，该类档案没有机密内容，可以完全公开，员工在对档案资料进行借阅和查询，是不需要进行审批，能够使其管理人员工作负担大大降低，进而实现简政放权，优化工作流程。

3.4 智能分类检索

人工智能技术是现代科技发展过程中形成的新技术，对其进行合理应用，能够解放生产力，确保相关人员具有更高的工作效率，在具体开展档案管理工作时的能够确保高度实现相关目标，确保能够更为高效的开展档案管理工作，使其相关人员工作压力大大降低。通常情况下，电子信息管理具体包括多媒体档案和文本类档案两项内容，在具体落实档案管理工作时，相关人员可以利用人工智能技术识别文本内容，进而确保智能分类档案信息，并对其进行智能检索[5]。例如，在对电子档案进行排布时，相关人员可以利用其具体价值和重要程度进行顺序摆放，在后期进行检索工作时，还可以基于该项标准获得最终检索结论。而且智能检索方式的科学应用，不仅能够检索和取得想要获取的各项信息，同时还可以利用现代智能技术统一用户检索时频繁应用的结果和关键词，对其使用需求进行科学计算，并为其进行相关档案和关键词的推荐。在具体落实该项工作时，不仅需要科学应用档案检索系统，专业人员还需要基于共享平台和互联网技术进行管理软件系统的合理开发，确保多个档案局能够进行信息共享，进而确保可以有效归类相关部门日常工作中产生的档案信息，对其进行科学统一。

3.5 智能安全管理

在具体落实档案管理工作时，智能安全管理事情最为重要的一项工作，在人工智能环境下进行档案管理工作时，相关人员可以利用虹膜识别，人脸识别和指纹识别等多种方式，对档案安全进行科学保障。高等院校在具体建设档案库房时，可以在门禁系统内科学应用智能安全系统，避免相关人员在没有获得权限时擅自闯入档案室，进而确保管理人员能够更为高效的管理档案室。与此同时，相关人员还可以利用智能监控技术，动态监视档案室内外情况，然后通过目标跟踪，目标检测识别等算法对原始视频图像进行分析，进而对其目标行为进行科学检测。通过科学应用人工智能技术，智能监控系统可以基于监控内容进行实时报警，在出现安全事故之前，向工作人员发出警示，使其高度重视安全防范。人工智能技术不仅能够对档案室进行安全管理，同时还可以对数字信息档案进行安全管理，智能防火墙可以对非法入侵档案库的人员进行自动识别，然后主动拦截，使其网络攻击得到有效控制，进而使病毒风险和黑客攻击得到有效规避。

4 结束语

高等院校在进行档案管理工作时，通过科学应用智能识别技术，生物识别技术，网络共享平台，智能分类检索和智能安全管理可以使其实现更高的智能化，进而确保对人工智能技术进行更为有效的应用，确保相关人员更为高效的开展档案管理工作，实现整体工作效率和工作质量的有效提升，为高等院校管理工作的有效落实创建良好的条件，推进现代高等院校的进一步发展。