文书档案管理实现数字化的意义及措施

2020-11-25 19:06潘海峰
商品与质量 2020年33期
关键词:文书检索数字化

潘海峰

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1 文书档案管理实现数字化的意义

1.1 提高文书档案管理工作效率,使档案编辑方式更加灵活

数字化管理模式下,文书档案可利用扫描设备完成数据扫描、刻录以及备份保护等操作,以计算机为载体,应用光盘或磁盘存储档案信息。这样做可以让人们在使用文书档案时能够快速完成信息查询和编辑,使文书档案的应用更加灵活。

1.2 从文书档案检索方面来看,检索效率有所提升,信息检索更加便捷

过去人们使用的文书档案往往是纸质形式的,档案编制需要耗费大量时间,特别是在查询信息方面,给档案管理人员带来了工作压力。确立数字化文书档案管理模式后,档案管理人员开始采用先进的软件进行信息检索,并使用自动检索系统提高检索效率。系统采用模糊记忆方法,只要将关键词输入系统,就能找到相应的档案信息,极大程度上提高了档案检索效率。

1.3 实现了文书档案资源利用的共享化

数字化文书档案管理模式可以推动资源的高效利用,打破以往档案在传输中的时间与空间限制,文书档案信息可以在不同地区和行业间即时共享,符合当前信息资源共享的潮流趋势。

2 文书档案管理实现数字化的有效措施

2.1 建立文书档案数字化归档管理体系

关于文书档案数字化归档体系的建立,以下建议可供参考:①确定文书档案数字化管理范围与标准。应用科学合理的方法制定统一数字化文书档案管理标准,比如明确文书档案数字化归档范围、加工规范、信息存储标准以及安全标准,明确信息化管理机制,全方位推进文书档案的信息化、数字化、法制化建设,完善相关配套制度,使事业单位文书档案数字化建设工作顺利进行。②明确文书档案数字化归档的具体操作。数字化文书档案加工就是将纸质文献以扫描的形式加工为数字化信息,应用档案管理软件,对文书档案进行统一格式的著录,并建立档案目录数据库,再将文件经过扫描转为数字图像,打造全文数据库。经过著录与扫描之后,档案信息可以自动生成目录,协助管理人员完成档案统计工作。应用扫描法时需要用到扫描设备,扫描设备可以将文书档案转化成数字图形并传入计算机系统,经过OCR识别和校对后,数字图像被转为可操作编辑的数字档案。③信息存储技术。以文件夹的形式为主,扫描全文图像,按照树形结构存储全文图像,案卷级的全文图像共有全宗号、目录号、案卷号三层文件夹;以卷为单位的文件级全文图像在此基础上有一个顺序号文件夹。经过软件处理之后的全文图像需要被妥善存储于计算机,存储时要注意文书档案信息的安全性和统一性[2]。

2.2 数字化扫描文书档案,建立档案管理数字化平台

根据上文所述了解到,实现文书档案数字化管理的关键在于信息扫描、语音识别以及键盘录入。其中最常见的方法就是扫描,它可以对文书档案进行数字化扫描,提高文书档案管理效率。在数字化扫描时需要配置专业的扫描设备,比如性能符合标准的扫描仪,按照科学的扫描流程对文书档案展开扫描过程,加强对扫描仪的参数检查,再对文书档案进行定位,确定档案类型,选定预扫描的方式,经过预扫描与预览的文书档案加以调整。根据具体调整情况设置扫描仪分辨率,确定扫描色调。扫描完成后需要对文书档案进行文字识别与校对工作,确定无误后将文档妥善保存。文书档案数字化管理平台的构建有利于提升文书档案管理效率,为事业单位搭建网络化平台,实现对文书档案管理工作的优化调整,细化内部环节。加强各部门的沟通与交流,优化文书档案的使用方式和阅读方式,对档案管理部门的内部资源进行优化配置,应用数字化技术和信息技术构建网络信息化系统。该系统的建立一方面可以保证文书档案数字化管理的实效性,另一方面可以实现文书档案信息资源的实时共享,完成对文书档案的远程检索,方便信息在各个部门的高效传播,促进文书档案数字化管理工作方式的进步。文书档案管理系统可以解决电子档案分散、档案检索效率低、归档借阅存在障碍、档案丢失泄密、档案权限设置不合理等问题。系统建立了电子档案库,实现了对纸质档案的数字化管理,方便对纸质档案、电子档案的集中统一管理,支持多途径在线检索档案,确立电子化归档和借阅的档案管理流程,依靠细粒度权限控制体系实现对文书档案资源的多重安全防护。与此同时,系统为档案管理人员提供了各种统计表,支持人们对文书档案的监控与评估。文书档案管理系统可对档案进行全生命周期管理,在档案入库阶段进行档案采集和精细化管理,在档案使用阶段完善归档、借阅、鉴定以及销毁等流程,在档案统计阶段支持报表统计和数据分析评估,全方位提高文书档案管理的实效性。

2.3 强化档案管理人员培训工作

文书档案管理工作有着复杂的特点,专业性极强,为档案管理人员素质与能力提出了较高要求。现阶段文书档案管理队伍整体素质有待提升,普遍存在兼职的情况,专业知识与文化水平也有待提升,这些因素的存在都制约了文书档案管理工作的高效开展。要想满足数字化的各项要求,让文书档案管理工作真正得到创新,应该定期开展对档案管理人员的培训工作,除了要让他们掌握丰富的档案专业知识以外,需要学习计算机、法律、文秘和文学等知识。档案管理部门要加强对档案管理人员的教育,确保每个工作人员拥有职业证书,并定期学习国内外文书档案管理方面的知识,掌握更多管理经验,让文书档案管理获得更多的活力。在计算机普及与应用的过程中,文书档案管理模式也出现了巨大变化,档案管理数字化发展速度日益加快[3]。

3 结语

总之,通过建立完善的档案信息数据库,有利于档案资源利用率的提升,并定期开展对档案管理人员的培训教育工作,促使他们的工作能力实现提升,保证数字化背景下文书档案管理工作高效开展。

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