新时期提升医院文书档案管理质量的研究

文/济宁市精神病防治院财务部 钟成

随着经济的快速发展，我国很多领域在发展过程中不断进行改革和创新，以满足当前新时期背景下对各个行业提出的发展要求。医院作为我国各大城市建设和发展过程中非常重要的公共基础设施之一，不仅能够对人们的日常生活产生影响，而且还会影响一个城市的运营和发展。由此可以看出，医院对于整个城市以及经济的发展具有非常重要的作用。同时，新时期背景下，人们日常生活质量和水平不断提升，促使人们对于医院提出的要求越来越多样化，医院在发展过程中，需要正确面对市场竞争环境。医院在运营和发展过程中，由于其本身的特殊性，导致医院内部管理、运营以及发展过程中，涉及的档案资料、数据信息非常多，这些档案如果无法实现有效管理，势必会导致医院内部的部分工作无法实现有效推进和落实。同时，也无法实现对人员的有效管理，过去在对文书档案进行管理时，更多的是以纸质的方式进行管理。这种方式不仅工作量非常大，而且在日常的查询、搜集以及保存等各个环节都存在很多问题，尤其进入新时期，随着科学技术的引进和应用，这种老旧的文书档案管理方式逐渐被淘汰。医院文书档案管理工作在当前新时期背景下有序开展，不仅能够提高文书档案的管理质量，而且还能够为医院的未来可持续发展提供保障。

一、文书档案对于医院日常管理和运营的重要性

（一）医院内部管理工作的考查凭据。医院在日常运营和管理工作开展过程中，由于涉及的环节比较多，同时需要控制和管理的数据信息资源量非常大。开展医院文书档案管理工作时，其主要作用是对医院内部各个环节对应的相关数据、信息、档案等进行有针对性地搜集、整合和利用，其中还涉及各种不同类型的规章制度等。在与医院的发展现状进行结合分析时，发现文书档案管理工作在其中具有非常重要的作用，尤其是各种不同类型行政事务在处理过程中，需要依靠文书档案中的相关内容作为最基本的凭据，保证管理、经验总结等各个环节工作的有序开展。也就是可以将文书档案作为最基本的依据，实现对各种不同类型问题的有效处理，这样有利于保证医院内部各项工作顺利开展。

（二）领导决策的参考依据。文书档案管理一直以来都是医院日常运营和发展过程中非常重要的一部分，文书档案的管理质量，将会直接影响到文书档案的真实性和有效性，同时还会影响到文书档案的使用效果。医院各个科室的负责人、各个部门的领导人员以及管理层，在对各项工作进行决策时，为了保证决策的有效性和科学性，通常都需要借助文书档案来实现。也就是说，文书档案在实践中，可以为领导的决策提供有效的依据。由于文书档案管理过程中，涉及的内容非常多，甚至还会包括一些事件的具体处理过程、结果以及对应的经验总结等。与此同时，文书档案中最重要的信息内容就是各种医疗治疗方案、各个科室的管理信息以及相关制度体系等。这些信息大多数经过实践操作之后总结得出，所以对于领导现阶段以及未来的决策，能够起到良好的辅助帮助。管理层在对各种不同类型的制度以及决策进行落实时，可以参考相关文书档案的内容，这样不仅能够为领导决策的合理性和科学性提供保证，而且还能够为医院内部各项工作的有序开展打下良好基础。

（三）宣传教育的生动素材。开展医院文书档案管理工作时，由于涉及面比较广，涉及的信息要素比较多，甚至还会涉及医院的整个发展历程。由此可以看出，现有的文书档案资料不仅具有历史性的特征，而且还能够体现出直观性的特点。这对于现阶段以及未来医院内部的宣传教育活动开展而言，具有实质性意义。通过对医院文书档案科学合理的应用，可以实现各种活动的举办和实施，同时还可以根据文书档案中的记载内容，对医院的历史有更加深入的了解和认识。通过这种方式在其中的合理应用，能够对医院的整个发展历程进行详细的介绍和分析，而且还能够促使广大人民群众对医院的认识不断深入，可以在人们的心目中树立起良好的形象。

二、医院文书档案管理工作的特点

（一）规范性。医院文书档案管理工作在具体开展过程中，必须要体现出规范性的管理特征。规范性的管理，其主要是指在日常管理工作开展过程中，必须要严格遵守现有的法律法规，同时还要根据医院现阶段的经营发展现状，制定符合实际要求的规范化管理制度。在实践中，保证该制度能够真正有效落到实处，这样才能够将医院文书档案管理的合规性特征充分发挥出来，对医院文书档案管理工作的有序开展具有非常重要的意义。在与医院内部文书档案管理现状进行结合分析时，管理过程中的各个环节都必须要严格按照规范化、标准化的流程来实施，这样才能够为医院文书档案管理质量的提升提供有效保证。在对文书档案进行管理、立卷以及查询和使用等各个环节进行操作时，必须要遵循规范化的基本原则。比如，在对医院内部的文书资料进行鉴定时，不仅要对现有的文书档案资源是否具有真实性进行鉴定和分析，而且还需要对这些文书档案的价值进行鉴定。根据最终的鉴定结果，需要对这些文档信息进行合理的划分，一般在划分时，需要根据不同年限对其进行标注，比如永久、30年、10年等期限作为划分的标准。除此之外，在对文书档案进行编目时，必须要根据现有的规定和要求，将“件”作为基本的数量单位，对各种不同类型的文书档案进行标引、组织以及目录编制等。由此可以看出，在实践中，必须要保证文书档案管理工作的规范化开展，这样才能够为文书档案鉴定结果的真实性和有效性提供保证。

（二）标准化。文书档案管理工作是医院日常运营和发展过程中非常重要的一部分，文书档案的管理效果，将会直接影响到医院内部很多工作的开展。所以，医院必须要意识到文书档案管理工作的重要性，同时还要根据现状，从多个环节和角度出发，为文书档案管理质量的提升提供保证。与此同时，由于医院内部涉及的文书档案内容具有一定的特殊性，所以必须要保证文书档案管理工作在开展过程中的标准化。也就是所有相关工作的开展和实施，必须要严格按照文书档案管理的标准化要求进行，这样做的根本目的是为了保证文书档案管理水平的有效提升。医院本身具有一定的特殊性，所以与其相关的文书档案管理工作在开展时，必须要严格按照规范化和标准化的要求进行，这样不仅是对各种不同类型文书档案资料进行搜集和利用，还在查询和保存等各个方面，保证文书档案整体利用率的有效提升。所以，与医院文书档案管理相关的制度、体系在制定以及完善过程中，必须要保证整个实施过程的标准化。比如，“立卷”这一环节在具体实施过程中，必须要按照“机关文件资料归档的范围”等相关标准要求实施。这样做的根本目的是为了最大限度保证医院内部文书档案立卷工作在开展过程中的标准化，同时还能够保证医院文书档案管理工作现代化水平的有效提升。除此之外，在整个文书档案管理流程方面，也要体现出标准化的特征。也就是医院文书档案管理工作在具体开展过程中，必须要保证文书档案资料的收集、立卷等各个过程都具有标准化特征，同时各个环节的操作都能够达到对应环节提出的标准化要求。

三、新时期医院文书档案管理存在的问题

（一）医院文书档案管理思想意识薄弱。随着社会经济的不断快速发展，各个行业的整体发展形势有了明显的变化，无论是在日常经营管理还是在面对市场激烈竞争环境时，都需要与当前新时期的发展要求进行结合，这样才能够实现新时期背景下的稳定可持续发展。对于医院而言也是如此，虽然医院具有一定特殊性、公益性以及公共性，但是医院相互之间也存在着一定的竞争。医院要想在市场中占据一定的份额，实现自身经济效益的有效增长，就必须要将文书档案管理工作的作用和价值充分发挥出来，这对医院的整体发展具有实质性意义。但是在与医院文书档案管理工作的开展现状进行结合分析时，发现文书档案管理工作的具体实施情况并不是很理想，同时很多方面存在问题，导致管理水平一直无法实现有效提升。与此同时，文书档案管理工作对于医院的日常运营和发展而言，并不能在其中产生出直接的经济效益，同时文书档案管理工作过于琐碎，涉及的环节和影响因素非常多，所以在短时间也无法看到可观的成效。久而久之，医院对于文书档案管理工作的重视程度就会越来越低，文书档案管理工作根本无法真正有效落到实处，医院从上到下对文书档案管理工作的重视程度都不是很高，整体管理意识相对比较淡薄。文书档案管理工作人员由于受到这种大环境的影响，自身处于非常边缘的位置，不仅岗位业绩得不到重视，而且自我学习、自我提升意识也相对比较低，所以根本没有认识到医院内部文书档案管理工作的重要性。这样不仅会导致医院文书档案管理工作很难在实践中实现有序开展，而且对医院的整体发展也会造成严重的阻碍影响。

（二）缺乏完善的规章制度。任何一项管理工作在具体开展过程中，要想在实践中取得良好的管理效果，必须要保证相关制度科学合理地制定和落实，同时还要保证在实践中对现有制度进行不断完善和优化，这样才能够将该制度在应用时的作用和价值发挥出来。但是在与医院文书档案管理工作的现状进行结合分析时，发现相关管理制度的制定和落实仍然存在很多问题。首先，现有的制度缺乏科学性和合理性，导致制度在实际应用过程中的作用和价值无法真正有效落到实处。其次，并没有根据医院的管理和发展现状，对文书档案管理机构进行合理的构建，所以整个管理工作在开展过程中，不能够明确实现岗位分工，同时也没有实现与网络科学技术的有效结合，最终导致文书档案管理工作质量和效率无法满足医院在新时期提出的个性化要求。

四、新时期医院文书档案管理质量的提升措施

（一）强化医院对文书档案管理的重视程度。新时期，医院文书档案管理工作在开展时的整体效果并不是很理想，主要原因是由于医院内部领导对该工作缺乏重视，医院内部人员对文书档案管理的意识淡薄，这样就很难实现文书档案管理工作的有序开展。因此，要想在实践中实现医院文书档案管理质量的提升，就必须要根据实际情况，提高医院各个部门、管理层对文书档案管理工作的重视程度。只有领导重视，才能够实现该工作的有序推进，同时还可以为领导决策提供有效的依据。与此同时，要将文书档案管理工作的带头作用真正落到实处，体现在各个环节中，这样做的根本目的是为了营造良好的环境，保证文书档案管理工作的有序开展。同时，还能够在实践中，保证人员在参与文书档案管理工作时的积极性和主动性得到有效提升。除此之外，还要在实践中不断加强对文书档案管理工作的宣传力度，这样不仅能够让医院内部更多的人员对文书档案管理工作有正确的认识和了解，而且还能够对其他人员起到良好的激励作用。由于医院具有一定的特殊性，所以医院文书档案管理人员在工作中，必须要清晰认识自己的职能作用，将自己的职责和义务真正有效落到实处。在保证可以实现文书档案管理工作广泛宣传的基础上，能够在实践中严格执行和落实国家的相关制度和条例，保证各项政策在实践中有效落实。

（二）完善文书档案管理制度。要想保证医院文书档案管理工作的有序开展，同时还要保证文书档案管理工作的质量和水平得到有效提升，必须要结合医院的实际情况，对符合实际要求的文书档案管理制度进行科学合理的构建和落实，同时还要在实践中针对该制度进行不断完善和优化。这样不仅能够在实践中实现该制度的有效落实，而且还能够保证文书档案管理工作在开展时具有标准化、规范化的特征。在对该制度进行完善和优化时，要将国家的相关政策和规章制度作为基础，同时还要与医院内部的运营、发展现状进行结合，这样才能够保证文书档案管理制度的科学性和合理性。通过该制度在实践中的有效落实，保证文书档案管理工作在开展时，有相关依据作为支持。除此之外，还要保证与该制度相配套的考核激励制度能够在实践中得到有效的构建和落实。该制度制定和实施的主要目的就是为了将现有的工作任务全部进行细致划分，保证各个环节、各个工作任务能够落实到各个部门以及对应的个人身上。将最终的考核评价结果与个人薪资、福利待遇等进行一定的联系，这样不仅能够将激励制度的作用最大化发挥出来，而且还能够实现对人员良好的约束和管理。

五、结语

文书档案管理工作是医院日常运作和发展过程中非常重要的一部分，尤其是在新时期背景下，对医院的发展要求越来越高。医院必须要意识到文书档案管理工作的重要性，对相关的管理制度进行完善和优化，同时还要保证相关人员综合素质、专业技能水平的有效提升。这样不仅能够保证医院内部文书档案管理工作的有序开展，而且还能够保证文书档案管理的质量，为医院的各项决策提供准确有效的支持，实现医院的可持续发展。