浅谈企业办公室督办工作要点

文/西安航天动力机械有限公司 周皇

办公室督办作为企业联系的中心环节，需要依靠每一位工作人员共同努力，要求工作人员各司其职，在其位谋其职，只有这样，才能有效提高办公室督办工作的效率。在新时代背景下，办公室也有了新的工作内容，办公室督办要发挥好自身的职能，要协助团队完成相应的工作内容，换而言之，团队的工作完成情况和办公室督办有着密不可分的关系。办公室督办的职能不同于其他职能，有其特殊性，办公室工作人员要有较高的思想觉悟，要有大局意识，要有强烈的责任心和使命感，同时还需要兼顾创造性的思维和实打实的工作水平能力。在新时代背景的要求下，办公室督办人员要有独当一面的工作能力，这样才能从实质上提升整个办公室的水平，从而为企业经济发展提供可靠的保障。

一、办公室督办的价值和职能分析

（一）有利于发挥决策的作用。办公室督办成员应该具有整体或部分和主次矛盾统一的哲学思想，在工作中要坚定不移地从整体的角度出发，要在大局观上坚持团队的利益，要时刻和团队的工作保持呼应。在处理好整体之后，要看到工作中的部分，按照实际出发，就事论事，对部门进行合理解决。主次矛盾也是如此，要看到整个工作的主要矛盾，从主要矛盾入手，然后解决次要矛盾。办公室督办要积极发挥能动性，为高层领导出谋划策，根据实施情况提出决策。这就要求办公室督办工作人员需要深入基层进行实地考察，要充分了解基层的工作情况，并结合整个企业的实际情况进行分析。这需要办公室督办人员有着很高的逻辑思维水平，是高学历的管理技术人才。办公室督办应该积极学习国外的先进办公知识。并将国外所学内容和国内实情相结合，创造出一套适合企业发展的体系。在写报告时，要充分根据各个部门和领导的实际情况出发，得到领导和各个部门的认可，报告内容要条理清晰，有理有据，要创新地将各个部门和领导融为一体。办公室督办职能的有效发挥能够加强各个部门之间的交流，减少矛盾的发生，利于帮助企业营造和谐的工作环境，能够有效提升团队的工作效率，从而提高企业发展的水平。

（二）保障各个部门的工作效率。执行力的强弱直接关乎团队的工作效率，是影响团队工作的重要因素。强大的执行力能够帮助决策顺利有序进行，从而提升团队的工作效率。办公室督办可以通过健全有效地制度体系，解决各个部门不信任不协作的问题。从而全方位调动团队工作人员的积极性，保障各个部门做好自己的工作，帮助决策有效实施。

（三）办公室督办的主要职能。在企业现代化管理中，办公室督办已经成为联系各个部门的中间环节，能够在协调和监督方面发挥巨大作用。办公室主任要不断对成员强调自身的职能和重要性，要在上级领导的带领下，将各个部门的关系协调一致，同时还要开展一系列的督查工作。

随着企业的竞争越来越激烈，对办公室的要求也越来越高，办公室督办作为企业的核心枢纽，简单完成每日的工作是不够的，还应该从长远的角度出发，为企业考虑未来的发展，如何才能使这一决策得到各个部门的认可，就需要办公室督办根据实际情况统筹兼顾各个部门。由于企业内部结构复杂，导致有的上级指示无法全部落实，因此办公室督办需要协助上级传达指示，也要深入下级，及时发现问题、解决问题。每当企业遇到重大决策需要举行会议时，办公室督办要负责相关的后勤工作，并对会议资料和影像进行备份。

二、办公室督办工作中存在的问题

（一）现状。目前，办公室督办的工作内容主要为定期督查与跟踪督查。督办工作的质量需要进一步的提高，有些企业没有专门设置督办人员，所以存在对督办事项和重点抓不准的情况。一般来说，会议和决策的部署，涉及多个环节，需要全企业各个部门共同推行，因为没有专业的督办人员，从而造成了督办工作效率严重不足。

（二）办公室督办体系不够完善。普通企业办公室督办工作一般是电话和短信通知，而对于一对一的交流、询问比较少，从而大大降低了沟通的效率，且无法真正掌控待办事项的进展。一些单位对办公室督办进行工作汇报的时候，通过简要的语言进行反馈，并没有深层次发现工作中存在的问题，这就导致办公室督办职能未有效发挥出来。

三、提升办公室督办工作的有效方法

（一）坚定地强化督办工作，提升调研能力。充分的调研能够帮助办公室督办工作有效开展。督办工作和办公室能力是密不可分的。有效开展调研工作，还能帮助各个部门充分了解办公室的职能，能够为部门和办公室建立良好的关系，促进部门和办公室之间的交流。办公室督办成员应该从效率出发，在保证决策正确实施的同时，提升调研能力和工作能力。为了更好地发挥督办岗位的职能，增强在办公工作中的参与感，体现督办的服务功能，相关工作人员应做好调研工作。调研工作开展步骤为：首先，相关督办工作人员应该了解办公室工作的各个环节内容并进行整理，然后根据实际情况收集准确及有价值的对应资料，进行整理研究，找出其中存在的问题并及时向办公人员反馈，协调相关解决措施。督办工作人员可以通过设置匿名信箱的方式开展信息收集工作，进一步提高调研的针对性。

（二）确定办公室督办范围，提高督办质量。办公室督办每月会对工作进行督察，应该着重提升督查的能力。因为根据不同工作的性质，会有不同的督查范围。因此办公室督办人员在开展工作时，要对督查范围进行明确，办公室督察人员需要明确自身负责的内容，并按照计划执行。要及时掌握督办事项的进度，进行滚动督办，根据督办的实际情况撰写报告，对发现的问题进行深度探讨，要充分发挥督办的职能，提升督办质量。

（三）加大对人才选拔的力度，培养员工的特长。企业的主要构成部分是人，优秀的企业离不开优秀的人才。所以在企业招聘的时候，要谨慎对待每一位应聘者。要有犀利的眼光发现有潜力的人员，要时刻关注员工的特长和爱好，要将他们放在合适的岗位开展工作，充分调动他们的自主性和积极性，这样有利于培养更多负责的督办人才，还能对人才进行培养和促进企业的发展。

（四）开展员工培训，强化专业技能，提升综合素质。办公室的工作风貌整体素质象征着企业内部结构形象，也会影响公司督办工作的效率。为了留住人才，强化员工技能，企业应该加强对员工的培训。要从员工们的思想、行为、工作作风等方面进行高质量的培训。与此同时，还要注重办公室督办人员的国际交流性，培养他们的口语，在当代社会背景下，跨国际企业交流成为主流，和国外企业进行交流的时候，能够大方得体地展现自己，从而进一步提高企业的形象。更能够获得外国企业的认可，促进企业的交流和合作。

（五）督办形式的多样选择。现代办公室督办工作可以采用书面记录、电话督办、督办单、跟踪督办等多种方式开展。书面记录是传统督办形式，虽然缺乏一定的互动性与创新性，但在部分情况下，书面记录具有查阅性强的优点。电话督办主要适用于文件类的办公场所，督办人员可以通过电话录音的方式提醒相关工作者按照规定时间工作及解决问题；督办单适用于较为重大的问题，这个方式在执行过程中需要注意的是将问题、解决问题的过程、解决问题的方法以及结果进行记录，使其具有一定的参考价值；跟踪督办使用与办公部门不明确或者是相关人员存在推诿等现象时，需要督办工作人员不断进行回访与跟踪工作，及时掌握事态进展，并准确记录，以便于找出问题症结并进行解决。

四、结语

办公室督办团队是企业不可或缺的一部分，是整个企业的中心环节。督办工作能较好地改善企业管理的质量与水平。对领导而言，可以依据督办采集的问题及相关资料作出针对性强的决策，并且增强群众自觉行动的能力，促进决策的落实。在当代社会背景下，办公室督办必须承担起更多的职能和责任，要将负责敬业作为工作的准则。同时还要认清楚自身的价值，在督办工作中发挥自己的能力，保障相关决策的落实，做好检查与信息、效果反馈工作，提升整个团队的综合实力，为企业更好发展作贡献。