医院文书档案管理现状及对策探析

文/吉林省人民医院 张宪

医院文书档案记录着医院的发展史，包含了医院的治疗档案、行政管理工作档案等，形式多样，有文字、数据、图像等。加强医院文书档案的规范化管理，能够提高医院管理水平，有助于医院各部门的协调发展。现阶段，我国正处于医疗改革的重要阶段，医疗纠纷、医疗事故等各种医疗事件引发了社会舆论的广泛关注。我国一直倡导缓解医护矛盾，改善医生与病人之间的关系。为了有效解决这一社会矛盾，保证医生、医院以及病患的合法权益，利用科学合理的方式加强医院文书档案的规范化管理，制定统一的档案管理流程，把控好文书档案管理工作的每一个环节，才能真正发挥文书档案的作用。

一、医院文书档案管理工作现状分析

（一）医院文书档案信息化管理水平低。医院文书档案的规范化管理，包含档案信息的收集、整理、流转、调阅、共享、利用以及归档这几个环节，其包含的内容有医院各个部门的临床记录、医嘱信息以及护理记录，利用信息数据手段实现临床信息的调阅以及应用等，最终整理成文书档案。现阶段，为了提高医院文书档案管理效率，实现医疗便捷化服务，医院必须投入资金以及人工，开发医院文书档案信息化管理系统，将医院各个部门的工作与信息化设备有效结合起来，同时加强各个部门之间的信息数据共享建设。但是，实际上，医院的文书档案信息化管理水平仍然处于较低水平，效率不高，主要表现在以下几个方面：第一，医院各个部门所采用的信息化管理系统开发时间、开发商有较大的差别，导致医院各个部门所产生的信息记录格式、数据、定义有较大的差别，不利于相互之间的沟通共享，影响了文书档案的使用。第二，虽然近几年医院一直加强信息化档案管理系统的建设，开始推进全面电子化、无纸化管理。但是，部分医院仍然存在纸质资料等文书档案，对于这类文书档案，医院相关的工作人员必须要对其进行加工处理，录入信息化系统。除此之外，我国多数医院的信息化档案管理系统年限较长，历年来的文书档案种类多、规模大、价值不一，而且部分文书档案的保密性较高，将其录入信息化档案管理系统，需要耗费大量的精力、人力以及资金，导致我国多数医院不能全面实现信息化档案管理。

（二）缺乏完善的文书档案管理制度。随着医疗改革进程的不断推进，相比以前，医院的管理水平有了较大程度的提升，但是医院文书档案管理水平始终没有较为明显的改善。具体体现在，我国多数医院缺乏完善的文书档案管理制度，医院大多将文书档案管理工作列为医院管理工作制度中的一项，一笔带过，部分医院没有专门的文书档案管理部门，对医院文书档案管理工作人员的工作流程、工作内容、工作规范化要求以及考核标准都没有明确的制度体现，致使部分医院的文书档案管理工作一直处于不规范化的状态，同时，由于长期不规范化的文书档案管理，无法有效发挥文书档案的作用，给医院的工作开展造成一定的不利影响。除此之外，医院内部对文书档案管理工作不够重视。随着文书档案管理系统的信息化建设，医院文书档案工作人员的专业性略显不足，这些情况影响了整体文书档案管理工作的效率。

二、医院文书档案管理改善策略

（一）完善医院文书档案管理体系。第一，医院需要完善文书档案管理工作制度。医院需要设定专门的部门制订文书档案管理工作制度，从文书档案归档制度、档案整理保管制度、档案应用制度等方面一一细化完善。另外，针对医院文书档案格式差异化影响应用的问题，医院应当统一文书档案管理制度，包含文书档案的格式、管理原则以及管理方式。医院需要制定统一的文书档案管理工作流程，包含档案收集、整理等，要求医务人员严格按照规章制度开展工作，从而保证文书档案管理工作的规范性。第二，重视档案管理宣传工作。医院文书档案管理工作水平的提升，需要全员共同努力，参与到文书档案管理工作中。因此，医院应当按照高层-中层-基层的顺序全面宣传文书档案管理工作，逐步转变医务人员的观念，从而逐步建立文书档案管理意识，自发按照规章制度从事文书档案管理工作，提升文书档案管理效率与水平。第三，致力于提升文书档案管理工作人员的专业水平。具体来讲：一方面，现阶段，医院全面推进文书档案信息化管理系统建设。因此，医院文书档案管理工作人员需要提升自身的信息化水平。另外，医院文书档案管理工作逐渐趋于规范化管理，为了保证文书档案管理工作的有序开展，工作人员需要明确工作制度、政策以及法律条文等相关知识。所以，医院应针对规范化文书档案信息化管理相关的工作要求，对工作人员开展针对性的培训，如计算机技术培训、法律条文讲座等。另一方面，文书档案管理工作人员专业水平提升还包含职业精神。因此，医院除了加强工作人员档案管理工作技能、知识方面的培训之外，还需要加强工作人员职业精神的培训，提升工作人员的责任感以及服务意识。

（二）加强医院文书档案信息化管理系统建设。第一，医院文书档案管理部门需要针对文书档案的需求进行详细的调查和分析。具体来讲：其一，医院文书档案管理部门、信息化系统承建单位需要深入了解各部门的文书档案内容，明确文书档案链接的各个部门的需求，如档案的产生、应用、共享等，并整理成数据报告。其二，对收集的数据报告进行分析，了解文书档案管理的整个流程，以此作为信息化管理系统建设的参考信息。第二，医院文书档案管理部门需要加强与信息化管理系统承建单位的沟通，通过学习借鉴其他行业或医院行业的信息化系统建设经验，制定统一的医院文书档案信息化管理系统建设规划，将医院文书档案管理系统与医院其他信息化系统有效结合起来，从而提高医院文书档案的收集、整理、应用以及归档效率。第三，医院需要投入大量的经费与人力，加强信息化文书档案管理的软件和硬件建设。在现有的医院办公信息化管理系统基础上，采购相关的文书档案管理系统，尽可能实现二者之间的统一性，全面推进医院电子化信息化管理，并建立统一的文书档案库。除此之外，医院需要全面加强信息化安全系统建设，减少安全漏洞，从而推动医院管理工作水平的提升。

三、结语

综上所述，医院文书档案管理工作的机制不完善、信息化水平低是导致文书档案工作无序化的主要原因。因此，为了提升医院文书档案管理工作效率，实现医院文书档案规范化管理，医院首先需要完善统一的文书档案管理机制，明确文书档案工作制度，如工作人员职责制度、工作流程、工作要求以及考核标准，在内部加强文书档案管理宣传工作，采取有效措施提升工作人员的专业水平。在此基础上，加强文书档案管理的信息化系统建设，实现信息化、电子化的文书档案管理，建立统一的文书档案管理库，要求医务人员严格按照规章制度开展相关的文书档案管理工作，从而实现文书档案有序管理，发挥文书档案的作用。