浅谈“6S管理”模式下的办公室建设

文/中建四局第三建设有限公司 胡品丽

当前企业办公室缺少完善的管理模式。内部工作人员安排混乱，工作懒散。在这种情况下，工作效率无法得到提升。在融入“6S管理”模式之后，能够有效改善当前的管理现状。

一、企业办公室建设现状

企业在发展的过程中，注重的是生产项目的管理等多方面的工作。这过程中却没有认识到办公室建设的重要性。当前很多企业在办公室建设的过程中，遵循了早期企业的建设发展模式，对办公室没有明确的定位。很多员工认为办公室是一把万能钥匙，无论什么事情都可以找他们。而办公室的人员也没有明确的办公理念，在工作的过程中比较懒散，针对各项事务安排比较混乱，无法科学地进行文件证件的管理。一旦遇到紧急事务，无法有效应对，往往比较混乱，工作质量、工作效率都会降低，直接影响到整个企业的发展。所以本文将针对企业办公室的一部分职能进行分析，对“6S管理”模式的融入进行探索。

二、企业办公室建设的必要性

企业在发展的过程中，依靠的是团队的合作，只有各部门相互配合，共同支持，才能够促进企业的发展。而一个企业在发展的过程中，希望能够用较低的运作成本获得最大的经济效益。这过程中如果能够有效地做好办公室建设，就能够提升办公效率，能够有效地降低当前的运作成本，为企业带来更多的效益，促进企业的发展。由于当前的企业在办公室建设的过程中，处于缺失的状态，在这种情况下，必须要针对办公室建设进行完善、进行创新，这样才能够确保企业内部的职能健全，各部门运作协调，有效进行管理。只有办公室建设做到位，才能够实现有效管理，才能够为其他的管理活动提供更多的管理平台。

三、“6S管理”模式

“6S管理”模式其中包括了整理清洁素养安全等多方面的内容。在这种管理模式下，日本企业产品品质迅速地得到了提升。快速地塑造了企业的形象，降低了整体的运营成本，提高了交货的速度，生产更加安全，工作场所、工作环境得到了有效的改善。这种“6S管理”也逐渐被不同的国家所认同。“6S管理”模式旨在改善现场的环境、改善员工的思维方式，能够使企业的管理更加全面、更加高质量。企业在发展的过程中要想做好办公室建设，可以适当融入“6S管理”模式。“6S管理”模式作为一种现代化的管理理念，一种独特的制度文化，能够精细化岗位的分工。对办公室内部不同事物的工作开展，制定标准化安全化的内容，能够使工作环境更加有序，更加整洁，能够提高内部工作人员的职业素养，提升他们的工作效率。

四、“6S管理”模式应用在办公室建设中的措施

（一）桌面摆放整齐，抽屉整理规范。区分桌面上的必要品以及不必要品。在有限的工作区域之内合理地进行摆放。要求区分出桌面上抽屉里的必需品，以及非必需品。这就要求针对现场摆放的不同物品做好分类，只有这样，才能够减少办公现场不必要的物品。针对使用的必需品，必须要明确规定，定位摆放要整齐有序。在明确区分之后对不同的物品进行标注。把特定的物品放置在特定的区域地点就不会出现混乱差错。这样能够在较为简洁的流程之下，快速拿到所需要的物品。此外必需品的摆放要更加科学。应当寻找最合适的摆放位置，适当进行空间的优化，提升摆放的管理效率。引入框架式的处理理念是非常有必要的。办公室内部的物品比较复杂，其中涉及现实物品，以及虚拟信息。如果引入框架式的理念，就能够进行整体的布局，进行局部的分析。对于办公以及计算机等一些虚拟状态的办公用品就能够合理分配资源，根据不同的办公需求，处理好电子文件等不同材料做好存档。在整理过程中，要分层次摆放，提高办公用品的使用效率。

（二）办公区域的环境卫生管理。在办公室建设过程中，整洁的办公环境是非常有必要的。办公室内部的卫生环境必须要一直保持着较为优良的状态。这就要求在办公室建设过程中设立环境卫生管理条例。如何保持卫生，是每一个办公室人员需要考虑的问题。办公室内部的工作人员要做到自己的物品自己使用，自己办公的区域自己负责清扫，保持清洁。针对使用的机械设备也应该做好清扫维护保养工作。在清扫过程中，可以进行问题的排查，如果出现问题，要查明原因排除安全隐患。工作人员待人接物要讲礼貌，尊重他人能够换位思考，要自觉维护办公室的环境，自觉进行清扫巩固。如果办公室的环境较为干净整洁，资料摆放整齐，工作人员身心会更加愉悦。此外要针对办公室内部的工作人员制定仪态语言服饰方面的要求。

（三）办公区域工作纪律规定。为了实现工作效益的最大化，有规律地工作、生活是非常有必要的。在办公室建设过程中，应当制定一套切实可行的纪律规定。要求内部工作人员严格地遵守制度履行制度。这样才能够针对办公室进行有序的管理。在不断落实这些制度的过程中，能够使办公室工作人员的修养不断提升。工作人员能够自觉遵循这些规定，养成较好的工作习惯，以及工作作风。这也是“6S管理”的核心内容。要提升工作人员的素质，培养出对工作更加认真负责的优秀团队。此外要针对当前的工作制度进行完善，只有完善的工作制度才能够确保工作有序地进行。要做好分工。因为办公室的工作量比较大，变化也比较多，如果不能够明确地进行分工就无法满足工作上的需求。如果遇到了突发状况可能会比较混乱，一部分人的工作压力比较大，而一部分人无所事事。面对这种情况，应当设立应急机制。企业的办公室人员如果外出，需要进行工作交接。当前工作交接还有很多不足之处，缺乏应变。这些都是企业办公室建设过程中的不足之处。所以在办公室建设过程中还应该提出准时原则，确保工作能够如实地交接，每个工作人员负责的工作都能够按时保质量地完成。无论是开会办事，还是调研走访都要提倡时间观念。只有一个人准时才能够获得他人的认可，才能够获得客户的认同。应该提出日清日结的原则。简单来讲，就是每项办公事务都有一定的办结时间限制，要求工作人员要在特定的时间内做好有效的工作，确保经手的每一项事务都能够按时顺利地完成，每一项工作内容都在可控的范围之内。这样才能够获得较好的工作效果。

五、结语

企业在发展的过程中，办公室建设是非常重要的。但就当前的情况来看，企业的办公室建设还是比较薄弱的环节。所以设立一套行之有效的管理模式是非常重要的。当前“6S管理”模式相对其他方式来说，比较完善，比较健全。如果在企业建设过程中融入这种模式并不断探索，就能够提高企业的综合实力，促进企业全面发展。