基于PDCA循环的高职院校内部控制体系的研究与实践

文/计妍 尹兰梅 李慧媛 王曙光

在社会需求以及国家的大力支持下，我国的高等职业教育获得了快速发展，已经成为我国培养应用型、技能型人才的主阵地。随着国家对于高职教育重视程度的不断提高，我国一些高职院校的办学模式开始有了更多的创新，不再是单纯的复制本科院校的办学模式，而是更加注重办学的综合性、专业性及实用性[1]。在经济活动更加复杂和频繁的背景下，加强高职院校内部控制体系的构建，提高内部管控的质量，对于院校本身的发展具有重要意义。作为事业单位，高职院校的内部控制是保证单位能够完成管理目标的制度、政策以及程序，因为事业单位的特殊属性，为了降低发展的风险性，更好地保护单位的财产安全，往往会制定一系列的管理办法，以便能够及时发现发展中存在的不合理之处，做出及时的应对，还需要保证会计信息的真实性、合法性以及完整性。只有实施科学有效的内部控制措施，才能为教育经费的管理水平和使用效益提供保障，才能更好地保证财务数据以及管理信息等的可靠性，从而保护好院校财产的安全和完整。

一、基于PDCA循环的高职院校内部控制体系的相关研究概述

（一）理论概述

1.PDCA循环的内涵。PDCA循环是一种管理理念及模式，多应用于质量管理活动中，最早是由休哈特博士提出的，但是，却是由另一位全球著名的质量管理专家——爱德华兹·戴明完成的后续传播活动，也正是因为戴明的宣传推广，PDCA循环逐渐在世界范围内普及、应用，所以，PDCA循环也被称为戴明环[2]。

PDCA循环这一模式主张在开展质量管理活动时将其分为四个阶段进行，分别是计划阶段（Plan）、执行阶段（Do）、检查阶段（Check）以及处理阶段（Action）。在具体的质量管理活动中，PDCA循环的工作模式就是把各项管控工作按照作出计划、计划实施、检查实施效果、将不符合标准的留待下一轮循环的顺序来进行，如此周而复始，既能保证质量管控工作的长期性、延续性，也能及时发现工作中存在的问题并加以解决。

2.内部控制的含义。内部控制是现代企业管理中较常应用的一种理念与措施，指的是一个单位或者企业为了更好地达成其经营目标，保护自身已经拥有的和所能创造的资产的安全完整，而在其内部采取的用以自我调整、约束、评价、管理控制等的一系列手段的统称[3]。良好的内部控制可以保证单位决策的正确性以及各项决策的贯彻执行，可以保证会计信息资料的正确可靠，可以提高经营活动的经济性、效率性，提高管理水平等，对于企业的发展具有重要意义。

（二）事业单位的内部控制及引入PDCA循环的必要性

随着现代企业管理理念的兴起以及普及，内部控制已经受到越来越多企业的重视，而企业内部控制相关制度以及政策的颁布出台，也为企业开展更加科学高效的内部控制提供了依据和保障。但因种种原因，我国数量庞大的事业单位的内部控制却没有获得相应的发展。事业单位作为公益性质的社会服务组织，都是由政府出资设立的，其日常运营发展所需的经费一般由公共财政拨款。其主要的收入来源是财政资金，经济业务较为简单，与一般企业的经营管理存在较为明显的差异，因此其内部控制不能照搬企业，也就缺少了相应的制度依据及保障，导致事业单位的内部控制中存在较大问题，甚至已经影响到了事业单位的工作效率及服务质量。

在现代管理理念不断成熟发展的背景下，引入科学先进的质量管理模式成为了有效解决事业单位发展受困现状，强化内控意识，提高内部管控水平的当务之急。PDCA循环作为一种经过了实践验证的科学的质量管控办法，将其引入到高职院校等事业单位的内部管控体系中，可以从计划开始加强内控力度，通过其循环往复的工作模式，改变当前事业单位内部控制乏力的局面。

二、现阶段我国高职院校内部控制中存在的问题

（一）高职院校的内部控制意识较为薄弱

因为高职院校是国家的事业单位，它是提供社会服务的机构，院校所需的财务开支等均是由公共财政拨款。在较长的发展中，高职院校的管理层们已经形成了惯性思维，依然沿用传统的管理模式，内部控制意识几近于无。有的管理者片面认为既然是事业单位，只要能做到收支平衡，就没有必要去计较内部控制的问题。而一些院校虽然采取了内部控制，但对内部控制的认识也较为片面，并没有深刻了解内部管控的重要性。在开展内控工作时常常流于形式，设置相关岗位，也制定了相应的制度，却缺乏与之相应的内部建设，内部控制的体系不够完整，很难发挥出应有的作用。

（二）缺乏实施内部控制的环境及氛围

现阶段，在我国的高职院校中开展内部控制的数量较少，即便开展了内部控制也未达到应有的效果，导致内部控制的展开在高职院校中缺乏相应的环境和氛围。因为缺乏成功的例子，高职院校开展内部控制的积极性不足。部分高职院校为了应付，选择了事后审计的办法，因为没有设置相应的审计岗位，在审计时还需要临时从其他部门抽调，并没有全程跟踪监督审计院校的各项经济活动按照事前、事中和事后的顺序。仅仅开展事后审计并不能达到应有的审计效果，达不到对相关经济活动进行监督甚至纠错的目的。

（三）对各项经济活动的监管不完善，监控力度较小

高职院校支持各项活动的经费主要来自财政拨款及学费收入，有一些院校较为重视货币资金，开展了针对性的内部控制，以此来加强对货币资金的监督管理。但是对于院校的实物资产等的关注度却不高，没有开展相应的内控管理，对于物资采购以及工程项目等活动更是缺少相应的控管措施[4]。虽然有些院校制定了相应的管控办法，但执行力度不足，缺少必要的监督。有些院校虽然在采购时也采用了招投标的管理办法，却忽视了设备的使用状况，导致一些教学仪器设备闲置现象严重，使用率较低，造成了资金的浪费。而且，因为忽视了对于固定资产的定期盘点、会计记录的作用等，导致很多院校都存在资产不清、账账不符、账物不符等现象。

三、利用PDCA循环建立高职院校内部控制体系的措施

（一）加强宣传，强化内部控制意识

内部控制并不只是财务部门的工作，它需要全员的参与，既需要院校领导层的支持，也需要各职能部门积极配合、通力协作。所以，必须在院校内加大宣传力度，向内部人员普及内部控制的必要性和重要性，提高全员的内控意识。各职能部门需要安排专人负责协调、处理内部控制事宜，建立清晰的责任制和工作流程，保证内部控制能够长期执行。高职院校应该严格按照《会计法》的相关规定，加强会计控制的制度、组织建设，制定严格的规章制度，按章办事，认真核实会计资料，保证内控的有效开展。

（二）加强制度建设，为内部控制开展创建良好的环境

若想推动内部控制的开展，就要为其营造良好的环境氛围。影响内部控制开展的环境主要包括院校本身的组织结构、内部通行的规章制度、管理层的思想意识及管理水平等方面。要明确各领导层及各部门岗位的职责权限，要做到职务相互分离；坚持严格的授权审批制度；加强各组织机构之间的相互监督和控制；加强对管理层权力的制约和监督；对于从事后勤服务工作的关键人员要尽可能使用学院正式职工，以加强其对相关领导的制衡作用。此外，院校还应经常组织相关培训活动，加强对各级管理人员及职工的教育和培训，帮助其正确认识内部控制，提高执行内控制度的自觉性，为内控的开展创设良好的环境。

（三）强化监控力度，提高内部审计的效果

高职院校要重视并加强内部审计机构的建设，加强内部审计力度，重点加强基建项目招投标、学校后勤、办公物资采购等环节的监控力度。改变传统的审计方式，将审计工作贯穿于整个会计活动中，进行事前、事中、事后全过程的审计监督，完善制度建设，及时发现并解决财务问题。除此之外，还应该加强各级行政主管部门对院校内控的检查，保证院校能够坚持规范的内部控制制度，督促其进行整改和完善，不断提高其内部管控水平。

（四）完善内控体系建设，开展全过程的质量管控

PDCA循环是一个能够不断循环的管理模式，从计划的制定、执行，到执行结果的检查以及处理，是全面质量管控办法。高职院校的内部控制往往只关注了计划执行环节，却忽视了其他环节。所以，高职院校应加强完整的内部控制体系的建设，建立完备的内控流程。首先，加强对于计划环节的管控，进行科学的可行性研究，保证各项规划、决定的正确性；其次，严格监督执行过程进行，通过建立独立的内部审计机构来对各项活动进行有效监督；再次，建立完善的内部控制评价体系，充分发挥国家及社会审计机关的监督作用，对学校的内控过程及效果进行评价，保证其控制制度的完整性、合法性及有效性等；最后，要加强对内部审核中发现的问题的处理力度，对于存在的问题必须进行严肃处理。

四、结语

在现代化的发展中，高职院校的职能逐渐多样化，其筹资渠道也愈加广泛，其经济活动变得频繁和复杂，开展科学的内部控制也就成为了必要。利用PDCA循环的理念来指导高职院校的内部控制建设，可以更好地保护学校资金及财产的安全完整，也可以提高管理水平，促进学校发展。