事业单位人事档案管理工作的重要性及优化措施

文/谭旭

一、人事档案管理工作的重要性

很多事业单位的领导对档案管理极其不重视，没有认识到档案管理作为单位的基本管理制度的重要性，造成上下级对档案管理的疏忽与遗漏。现在来分析一下事业单位人事档案管理的重要性。

（一）人事档案的现实性

事业单位人事档案记录着一个人从上学到工作期间的经历及奖惩情况，是一个人自传的缩影。事业单位可以根据人事档案的现实性，对一个人的生平品行进行考察，对其进行工作调动及提升，对事业单位人才管理有重要的现实意义。

（二）人事档案的真实性

随着事业单位的不断扩招，人员的不断增加，人事档案的管理及编制更为复杂，因此，只有规范化、标准化地进行档案管理，才能保证档案管理的真实性，才能更加准确地提供体系员工的个人信息，为人力资源的配置及工作的调动提供基本保障。

（三）人事档案的保密性

人事档案管理人员必须签署单位保密协议，不得随意透露相关人员信息。一旦重要情报被泄露，轻则不利于单位发展，重则泄露国家机密信息，对我国安全造成严重隐患[1]。

（四）人事档案的时效性

为了保证人事档案的真实性，就需要档案管理人员随时更新档案内容，不耽误人事部门的调动与考察。人事档案具有以上四个特性，是人事管理的根基、是事业单位发展的根本力量、是事业单位人事调动与人力资源配置的标准、是事业单位不可缺少的重要组成部分。

二、事业单位人事档案管理的弊端

（一）事业单位领导的不重视

一般人事档案管理人员均为单位即将退休人员或临时工作人员。没有系统专业的人事档案知识培训，人事档案管理制度存在漏洞，导致人事档案管理的真实性有待商榷。甚至个别单位的档案管理人员是兼职人员，对待档案工作并不上心，上行下效，领导对于档案管理的疏忽，导致了员工对于档案管理工作的懈怠，如若发生档案泄露事件，后果不堪设想。

（二）缺乏完善的档案管理制度

而目前国内部分事业单位，缺乏完整健全的管理制度，导致系统内的沟通协调不顺畅，档案管理的真实性、时效性得不到保障。甚至出现档案查阅制度混乱，机制不完善，档案流通性大，导致个人信息、重要机密等泄露，造成经济损失，影响单位发展。

（三）档案管理人员意识薄弱，专业技能缺失

由于事业单位领导对档案管理工作的不重视，以至于单位档案管理人员专业技能低下，一般由快退休人员、临时工作人员兼任。没有专门的技能培训，档案查阅工作仍旧是传统的管理工作，费时费力。档案管理人员薪资低，责任感缺失，对档案保密性意识薄弱，没有正确意识到人事档案的重要性。对于来往查阅档案人员检查不细致，甚至存在熟人不检查的情况。更有甚者，肆意公开贩卖员工个人信息，触犯法律等。

（四）档案管理系统落后

当今社会是现代化、信息化高速发展的社会，利用现代化科技实现无纸化办公是单位发展的趋势。很多单位仍然使用传统的档案管理模式，人工登记审核，很容易出现信息记录不全、信息准确性低、资料成堆等问题。事业单位档案管理人员对档案的分类、标记、编辑保存等全部采取手工记录的方式，存在误差不说，工作量也很大。特别是纸质保存并不长久，还需要对记录文件进行二次保存，工作内容复杂繁琐，而档案管理人员工资普遍较低，常有人员对工作抱怨、不细心等事情发生。如果使用电子信息技术，对档案登记保存，大大减少了档案管理人员的工作量，同时提高了工作的准确性，减少工作误差，保证了档案管理的真实性[2]。

三、针对事业单位人事档案管理的优化措施

（一）加强员工培训，提高员工意识

单位应组织不同级别的员工培训，针对部门领导、全体员工、档案管理专员进行分类别培训。首先，应该加强领导档案重要性意识的培训，只有领导意识到档案管理的重要性、不可替代性，领导才会制定完善档案管理制度，以身作则，重视档案管理工作。其次，对各部门人员系统地进行档案管理培训，可线上培训，减少人员密集度，使单位全体人员意识到档案管理是大家的责任，需要各部门沟通协作才能保证档案的时效性，才能保证档案管理的顺利实施。最后，对档案管理人员进行专业培训。档案管理人员多为临时工作人员，可能存在对信息技术掌握不熟练等问题，所以，进行档案系统操作培训，保证档案管理工作的顺利运行。其次，加强档案管理人员的保密意识和责任意识，使工作人员对每一份档案高度保密，严格遵守查阅流程及档案管理的规章制度，确保档案不流失、不泄露。

（二）健全完善档案管理制度

每个单位都应该健全完善档案管理制度，使档案管理人员有法可依，有理可循。同时，细化档案管理人员的岗位职责、工作内容，明确工作要求，及查阅细则，要求各部门、各系统严格协作，将档案管理工作的重要性深入每个部门，每位员工。通过各部门与档案管理部门的协作，完善组织机制，确保人事档案的真实性和时效性。最后，由监督部门定期检查档案记录与归档工作，使档案管理人员形成工作闭环，保证人事档案的完整和真实。

（三）建立信息化档案管理系统

随着信息技术时代的到来，无纸化办公是单位管理的新潮流，不仅减少了人工成本，更提高了工作效率。事业单位人事档案管理也应该紧跟时代潮流，建立信息化管理系统。摒弃传统手工登记记录的工作方式，利用现代化技术手段，在系统上对档案进行管理登记。利用信息化技术，将繁琐的纸质档案升级为电子档案，电子档案方便查阅，一目了然，还可以满足多人同时查阅，减少等待浪费的时间，提高工作效率。但是，网络技术存在不稳定性，这就需要档案管理人员时刻做好档案的归档整理工作，保证档案不丢失，提高档案管理的安全性[3]。

四、结语

随着事业单位市场化，人事管理不断变革，人事档案管理工作的重要性更为突出。人事档案是记录个人的基本信息、学习经历、工作经历、突出贡献的记录簿，是单位对一个人工作调动的基本依据。传统的档案管理工作繁琐复杂，工作误差大，人员意识薄弱，增加档案管理的难度。事业单位合理运用现代化信息技术，对档案管理实现无纸化运行，通过档案管理系统进行借阅和登记，保障档案管理工作准确性，减少工作量，提高工作效率。