事业单位档案管理存在的问题与对策分析

■李星云/大理技师学院

档案数据信息资料是事业单位内部全体工作人员生平履历基本情况的主要记录载体和媒介，是我国现代事业单位在组织开展后备领导干部人才选拔工作，以及资料查找工作过程中需要依赖和运用的关键性参考依据，在事业单位各项日常业务活动的运作发展过程中，占据着重要地位，发挥着不容忽视的关键性作用。源于档案数据信息资料具备着鲜明的保密性特点和重要性特点，直接诱导档案管理工作的实施流程具备复杂性，需要档案管理工作人员针对各类型有效数据信息要素开展分类整合处理，继而支持档案数据信息资料能够在具体使用过程中发挥最优化的应用价值。从宏观性视角展开阐释分析，事业单位档案管理工作在开展过程中具备鲜明的保密性特征、真实性特征、客观性特征，以及保留性特征，在事业单位日常业务运作发展进程中占据着关键性地位。在档案管理工作指导思想和应用技术持续发展变革背景之下，积极采取措施针对事业单位档案管理工作开展过程中运用的基本模式展开改善调整，能发挥不容忽视的实际影响作用。

一、事业单位档案管理工作的基本内涵

所谓事业单位，是经由各级人民政府组织设立的，致力于参与开展教育活动、科学技术研究活动、文化活动，以及卫生健康保障活动等多样化活动的社会文化组织机构，其在基本属性层面不属于政府职能机构，在基本业务运作流程方面接受国家行政机关的领导干预，其业务运作经费主要来源为公共财政划拨，在业务运作基本目标层面不具备盈利性特点。

从广义性分析层面展开阐释，档案数据信息资料能够直观且全面地反应和揭示现代社会在推进各项建设事业过程中需要涉及的基础内容，是现代社会精神文明建设事业在具体推进过程中需要涉及的重要内容组成部分，其组成内容不仅包含人事档案数据信息资料，还包含因全面记录揭示各类社会事项的发展演化过程而形成的档案数据信息资料。

从狭义性分析层面展开阐释，档案是针对人事管理工作实践领域各类基本数据信息资料展开的收集、汇总，以及管理干预。遵照《辞海》中阐释的相关观点，档案是旧时代的官署衙门、新时代的企业组织或者是机关团体，运用分类处理的方法整合并保存的类型多样的文件或者是材料，其通常指的是具备公证性价值的，经由手写形成的，或者是经由印刷形成的文书资料，有时也泛指经由计算机设备收集整合的相关数据信息资料的集合。

从我国现代事业单位业务运作发展过程中依赖和运用的基本实践模式角度展开阐释分析，档案数据信息资料的基本内容构成，大多是针对事业单位内部全体在职工作人员人事档案数据信息资料展开的汇总，且通常可以被集中概括为“三龄两例”，具体指的是事业单位在职工作人员的出生时间数据信息、事业单位在职工作人员的参加工作时间数据信息、事业单位在职工作人员的入党时间数据信息，事业单位在职工作人员的学习经历数据信息，以及事业单位在职工作人员的工作经历数据信息，且上述数据信息均属于事业单位在职工作人员的基本性个人档案数据信息。除此之外，事业单位人事档案中还涉及和包含事业单位在职工作人员的其他信息，且由于事业单位在职工作人员的基本人生经历存在相互差别，具体涉及事业单位在职工作人员的既往工作绩效水平考核结果数据信息、事业单位在职工作人员的以往获奖数据信息，以及事业单位在职工作人员的以往所获处分数据信息。

遵照《辞海》中阐释的相关观点，档案管理工作的基本内涵，是针对档案业务规划展开总结，以及针对档案勤务展开处理。从本质性层面展开阐释分析，档案管理工作是针对档案数据信息资料开展的，基于整体性视角的梳理工作、归类工作、保管工作，以及调取使用工作。从具体的实施流程角度展开阐释分析，档案管理工作开展过程中，需要依次经历针对档案数据信息资料的收集工作环节、整理工作环节、保管工作环节、鉴定工作环节、统计工作环节，以及提供利用工作环节。在传统业务运作发展阶段，事业单位在开展档案管理工作过程中，主要借助于人工操作方式，完成针对各类档案数据信息资料的整理工作环节，以及统计梳理工作环节。而在新时期背景之下，伴随着对云计算技术、大数据技术，以及物联网技术等新型信息科学技术形态的引入运用，事业单位档案管理工作的实施流程，正在发生显著转变，实施效率正在发生显著提升。

二、事业单位开展档案管理工作的重要意义

第一，事业单位开展档案管理工作，有助于支持和保障事业单位档案管理工作的标准化水平。积极改善提升事业单位档案管理工作开展过程中的综合能力，保障事业单位档案工作的基本模式，业务运作流程，以及基本制度具备规范性和全面性，是我国基层事业单位在推进档案管理工作过程中应当追求和完成的基本目标，也是基层事业单位在持续改善基本服务质量和管理工作能力过程中需要依赖的关键性手段。积极引入运用种类多样的现代科学技术形态，改良优化事业单位档案管理工作的基本实施流程，确保事业单位实际组织开展的档案管理工作，能够充分支持和满足实际需求，是事业档案管理工作在具体组织开展过程中顺利获取和实现最佳预期效果的重要前提条件。

第二，事业单位开展档案管理工作，有利于事业单位持续改善提升档案管理工作开展过程中的前瞻性。事业单位想要在日常业务运作过程中充分展现档案管理工作的重要意义，应当针对其目前正在运用的档案管理业务工作体系，展开适当程度的调整、创新，以及优化改良，继而确保事业单位实际运用的档案管理业务工作体系，能够充分契合现实社会环境的发展演化进程。新时期背景之下，社会主义中国的经济环境、政治环境、文化环境，以及社会环境均在一定层面之上对事业单位的档案管理工作实施流程造成了影响和冲击，因此，持续建设和完善事业单位档案管理工作开展过程中的相关体制机制，建构形成具备系统性和全面性特点的事业单位档案管理技术应用系统，有助于切实且显著地改善提升事业单位档案管理业务工作开展过程中的规范性和合理性，而借由对种类多样的前沿性档案管理工作手段的引入运用，有助于切实改善提升事业单位档案管理工作开展过程中运用的基本方法和基本机制，支持事业单位档案管理工作的真实性和公开性持续改善提升。

第三，事业单位开展档案管理工作，有利于事业单位各项业务运作考核目标的全面充分实现。我国事业单位在组织开展档案管理工作过程中面对的核心任务，或者是说事业单位档案管理科室日常业务运作过程中应当履行的主要职责，就是要借由对事业单位档案管理工作基本实施体系的改良与调整，在持续强化提升对各类基本档案数据信息资料的搜集获取工作质量，以及整理保存工作质量前提下，持续提升事业单位档案管理工作开展过程中的效率水平和质量水平，通过制定执行指向事业单位档案管理工作基本流程的改良优化策略，在建构和完善事业单位档案管理工作体制机制的过程中，支持事业单位档案管理职能部门的各项基本业务环节均能够高效优质地组织完成。

三、事业单位档案管理工作开展过程中的现存问题

第一，事业单位现有的档案管理制度体系不完善。受复杂多样的主客观因素影响制约，现阶段我国依然有一定数量比例的基层性事业单位，尚未实现对档案管理工作的充分重视，尚未制定执行契合实际工作需要的，具备充分系统性和完整性的事业单位档案管理制度体系，或者是已经完成了针对档案管理制度体系的建设工作，但却未能在具体的档案管理工作实践过程中得到充分贯彻落实，引致事业单位档案管理工作的实施效率长期处在较低水平，事业单位各类档案数据信息资料的综合使用价值无法得到充分发挥。源于事业单位在档案管理制度体系方面存在明显缺失，客观上导致事业单位在开展档案管理工作的前期阶段，极易发生档案数据信息资料收集整合覆盖范围不全面、档案管理工作相关制度规定未能得到充分贯彻落实、以及档案数据信息资料收集整合业务过程记录信息不完整等基本问题，继而显著影响降低档案数据信息资料在内容构成层面的真实性和全面性，同时还诱导事业单位档案管理工作的总体质量水平和效率水平发生显著降低。在事业单位档案管理工作缺乏制度体系保障条件背景之下，事业单位档案管理工作开展过程中极易出现工作职责分配结构不明确，以及工作流程目的性与方向性弱化等基本问题，给事业单位档案数据信息资料的真实性、完整性，以及传递应用活动实施效率，均造成一定表现程度的不良影响。

第二，事业单位档案管理工作的技术发展水平相对低下。在事业单位档案数据信息资料管理工作的传统发展阶段，事业单位档案管理科室面对的绝大多数档案数据信息资料都是依赖纸质媒介加以呈现的，而纸质载体档案数据信息资料的基本特点，在于不易实施长期性的保存，不利于开展指向特定内容的短时高效的查找定位工作，档案数据信息资料在保存工作环节中面对的数量规模较为庞大，需要占据和运用较多数量的存储空间资源。伴随着以大数据技术、云计算技术，以及物联网技术等为代表的现代信息技术的日渐发展成熟和推广引入运用，事业单位档案管理工作逐步进入了数字化和信息化的实践发展阶段，需要我国各级事业单位结合开展档案管理工作过程中面对的实际情况，针对其目前正在运用的档案管理工作实施方式，开展科学合理有效的调整优化。

第三，事业单位档案管理工作人员队伍建设质量存在缺陷。受复杂多样的主客观因素影响制约，现阶段我国依然有一定数量比例的基层事业单位，尚未建构和配置专业能力良好且综合素质优秀的档案管理工作人员队伍，给事业单位档案管理工作具体开展过程中的规范性和科学性水平，造成了一定表现程度的不良影响。

四、事业单位档案管理工作的改良优化策略

第一，想要在事业档案管理工作开展过程中顺利获取到良好效果，应当借由对适当形式的业务培训督导手段的运用，引导和促进我国基层事业单位中的领导层人员，以及档案管理职能部门工作人员，能够积极提升对档案管理工作的重视程度，全面系统深入地认识和理解档案管理工作在事业单位各项日常业务运作过程中发挥的重要作用，以及事业单位档案管理工作开展过程中需要遵循的基本流程，在确保基层事业单位中的领导层人员为事业单位档案管理工作的开展划拨数量充足的业务经费支持条件背景下，助力事业单位档案管理工作在具体开展过程中能顺利获取到良好效果。

第二，想要在事业档案管理工作开展过程中顺利获取到良好效果，应当借由对多种招聘工作手段或者是在职员工培训干预手段的运用，积极建构形成专业能力良好且自身综合素质优秀的事业单位档案管理工作人员队伍，切实改善提升事业单位档案管理工作在具体组织开展过程中的规范性和合理性，支持事业单位现有档案数据信息资料的综合性使用价值，能够获取到稳定且充分的调动和发挥。

第三，想要在事业档案管理工作开展过程中顺利获取到良好效果，应当全面密切结合事业单位档案管理工作开展过程中面对的实际情况，积极制定执行覆盖事业单位档案管理工作完整实施过程的，具备充分科学性和合理性的事业单位档案管理工作基本制度体系，支持和保障事业单位档案管理工作，能够时刻遵照标准化制度规范加以组织开展，并且切实获取和实现最优化的预期工作效果。

第四，想要在事业档案管理工作开展过程中顺利获取到良好效果，必须积极改善提升事业单位档案管理工作实施流程的科学化和信息化水平。在以大数据技术、云计算技术，以及物联网技术等为代表的现代信息技术的日渐发展成熟和推广引入运用背景之下，事业单位应当结合时代社会发展背景所出现的具体变化，积极建设运作功能强大、运行性能稳定，以及安全保障技术水平较高的档案管理信息化应用技术平台，在将传统的基于纸质媒介承载的档案数据信息资料进行数字化或者是电子化转化前提下，切实改善提升事业单位档案数据信息资料的查阅调取运用效率，支持事业单位档案管理工作，能够在具体组织开展过程中顺利获取良好效果。

五、结语

综合梳理现有研究成果可以知道，事业单位档案数据信息资料，在事业单位开展的工作人员绩效考核评价工作，以及后备干部人才选拔工作进程中，均发挥着不容忽视的重要影响作用。伴随着我国经济社会建设发展事业的快速稳定持续组织推进，以及种类多样的新型信息科学技术的日渐发展成熟和推广普及运用，事业单位档案管理工作的组织实施形式正在发生深刻变革。在新时期背景之下，我国基层事业单位想要在档案管理工作开展过程中顺利获取到最佳效果，应当积极改善强化档案管理工作基本思想意识，建构完善档案管理工作基本规章制度，培养输出数量充足的档案管理工作人员，更新优化档案管理工作开展过程中运用的各类基本设备设施，解决处置档案管理工作开展过程中面对和遭遇的各类具体问题。