新形势下如何加强高校机要档案的管理工作尝试

■谭 畅/吉林司法警官职业学院

在高校教学管理的过程中，档案资料是非常重要的基础与关键。只有充分做好档案资料的管理工作，才能整体提升高校的管理水平以及教学质量。在高校诸多的档案资料中，机要档案是非常关键的重要组成部分，有可能涉及高校的关键机密或者发展研究成果。因此，高校必须充分做好机要档案的管理工作，结合机要档案管理中突出存在的问题，积极运用科学的管理对策，综合性提升机要档案的整体管理质量。

一、新形势下高校机要档案管理中存在的问题

在新形势下，高校在教学管理的过程中，应该充分做好机要档案的管理工作，不断提升机要档案的整体管理成效。但在实践过程中，尤其是在新形势下，高校在机要档案管理实践中面临着严峻的挑战与竞争。机要档案可能具备一定的保密级别和保密期限，可能事关高校的科研成果以及学术成果。在机要档案的管理过程中，必须注重提升档案管理人员的责任意识以及安全意识。但新形势下，在社会经济激烈变革的过程中，高校档案管理人员极容易受到多元文化以及价值理念的影响，甚至还容易被一些错误的思潮所影响和左右。若高校机要档案管理人员同不法分子利益媾和，成为他们窃取机要档案的桥梁和中介，势必会影响机要档案的整体管理水平。在新形势下，伴随着信息技术的全面快速发展，高校机要档案的信息化程度越来越高。虽然依托于信息化管理系统，能够在很大程度上提升档案管理工作的效率，能够便于档案的传输以及高效共享。但也容易滋生一些不安全行为，比如网络漏洞造成关键数据的丢失或者遭窃，亦或是信息系统遭遇黑客的攻击等。在高校教学管理过程中，机要档案发挥着关键性的作用。高校必须充分注重机要档案管理中突出存在的问题，依托于科学完善的优化解决对策，综合性提升机要档案管理的整体成效。

二、新形势下高校机要档案管理工作的开展对策

在新形势下，高校机要档案管理工作面临着全新的问题以及严峻的挑战。为整体优化机要档案的管理成效，不断提升机要档案的管理水平，应该着重做好以下方面的工作：

（一）明确机要档案的管理流程

在高校教学管理实践中，机要档案的类型是非常复杂的，机要档案的内容也是非常广泛的。整体做好机要档案的管理工作，必须依托于科学的管理流程，以此来实现机要档案的精细化管理。因此，高校应该审时度势，充分结合新形势下演变而来的新特点，从顶层设计层面着手，制定清晰明确的机要档案管理流程以及管理制度，不断提升机要档案管理的整体规范性。在机要档案的管理过程中，科学精准的管理制度是非常重要的前提条件。为整体优化机要档案的管理成效，必须结合实际情况来构建完善系统的管理制度，以此来更好的指导机要档案的管理实践。当然，依托于清晰标准的制度体系，还能够充分明确不同人员的管理职责以及管理任务，促使他们始终明确自身的岗位需求，充分明确自身的工作特点，全身心投身于机要档案管理实践中，综合系统的优化机要档案管理的整体成效，避免产生不必要的资源消耗以及管理漏洞等。

在机要档案的管理过程中，包含着不同的环节和工序，比如机要档案的收集、整理、汇总等等。为优化机要档案管理成效，应该结合不同环节的不同工作内容等，制定清晰明确的工作流程和标准，促使档案管理人员始终按照清晰准确的标准来科学作业，从源头上来保障机要档案管理的整体成效。机要档案管理具有复杂多元等特点，为精准全面的做好管理工作，必须明确机要档案管理的流程，以清晰高效的管理流程，明确独立环节的管理要点，同时强化各个环节之间的高度配置，继而形成一个完整的管理链条，确保机要档案管理有序不紊的开展。同时，依托于清晰化的机要档案管理流程，还能够在很大程度上节约管理资源，提升管理效率，优化管理成效。同时，在机要档案的管理实践中，收集工作是第一位的。为提升机要档案管理的整体水平，有必要优化它的收集工作。档案管理人员要深入下去，要真正沉下去，注重机要档案的全面收集和整理工作。

（二）积极构建机要档案管理系统

在高校档案管理的过程中，应该充分利用信息技术手段，科学构建信息化管理系统，以此来综合性提升档案管理的整体成效。高校应该把握机要档案的特殊性，在条件允许的情况下，可以独立构建机要档案管理系统，实现专门化管理。在实践过程中，高校可以充分整合各部门的能力优势以及资源优势，科学构建机要档案的信息化管理系统，以此来更好的提升机要档案管理工作的整体质量。在信息技术全面快速发展的今天，高校在机要档案的管理实践中，必须构建专门化的管理系统，实现机要档案的电子化、信息化、数字化进程。当系统构建完毕后，应该尽可能实现纸质档案的电子化进程。对于部分核心机要档案，为更好的提升管理效率，避免出现丢失遭窃等问题，有必要实行纸质档案与电子档案并存的管理格局，做好充分全面的备份管理工作。

同时，在机要档案管理的过程中，要注重强化安全管理成效，依托于安全管理技术，不断提升安全管理等级。比如通过防火墙技术等来屏蔽非法访问行为，或者依托于权限设置等，明确机要档案管理以及利用的不同权限，从访问环节着手来优化安全管理成效。当然，在机要档案管理过程中，还应该依托于它的不同特点以及分类等，做好电子档案的分类管理，以此来为用户提供精准化的指引，不断提升机要档案的利用以及传输效率。机要档案在管理过程中，只有切实提升它的应用率，切实发挥它的应用成效，才能够更好的提升机要档案管理的质量。

（三）着重提升档案管理人员的政治素养

在高校教学管理实践中，机要档案具有典型的特殊性。为整体提升机要档案的管理成效，应该重点提升档案管理人员的政治素养以及职业素养。对于档案管理人员而言，政治素养是非常关键的。他们只有具备较高的政治素养，才能自觉抵制不良思想的侵蚀，也才能自觉抵制暴利的诱惑。因此，高校应该着重强化档案管理人员的培训与教育，不断强化和提升他们的政治站位以及政治素养。比如高校可以通过常态化的培训教育以及座谈会议等方式来提升他们的政治素养以及职业素养。同时，高校还可以组织档案人员观看警示教育片，观摩反面案例等。与此同时，档案管理人员作为机要档案的管理主体，他们的政治素养以及从业素养等，直接关系着机要档案的整体管理水平。因此，高校有必要依托于科学的绩效考核体系、评奖评优体系等，不断激发档案管理人员的工作积极性以及内在驱动力，促使他们正视档案管理工作，正视自身存在的不足和缺陷，自觉主动的投身于机要档案管理的学习以及实践中。

三、结语

机要档案不同于普通档案，它具有较高的保密等级，涉及到高校的核心资料以及科研成果。整体优化高校档案管理工作的成效，不断提升高校教学管理水平，应该充分做好机要档案的管理工作。在机要档案的管理实践中，应该把握各个环节的特点，制定清晰明确的管理标准，不断构建科学的管理体系，积极发挥信息技术的应用成效，科学优化管理人员从业素养，更好的提升档案管理工作的整体质量。